Desksharing: Die flexible Nutzung des Büros

Desk Sharing: The flexible office
Desksharing? Das Wort hören wir immer öfter. Was aber ist genau damit gemeint? Ist es ein starres Konzept? Und sind mit Kolleg*innen geteilte Schreibtische wirklich sinnvoll – oder nur der aktuelle, aber sicher nicht letzte Trend für modernes Arbeiten?

Seit langer Zeit wird zum modernen Arbeitsplatz geforscht, probiert und implementiert: Großraum-Büro, Rückzugskabinen, doch lieber kleinere Bürozimmer, Homeoffice… Je nach Branche, Unternehmen und Land gibt es ganz eigene Zugänge, die sich mal schneller, mal langsamer entwickeln. Ein historisches Ereignis hat dann aber den Turbo aktiviert: die Corona-Pandemie. New Work, hybrides Arbeiten – das waren keine Schlagwörter mehr, das war auf einmal Realität.

Seitdem ist es für eine überwältigende Zahl der Büro-Angestellten weltweit selbstverständlich, dass zumindest ein Teil der Arbeit zuhause oder unterwegs verrichtet wird. Das hat Auswirkungen aufs Büro: Viele Plätze sind verwaist, manche Räume stehen leer. Für jene Mitarbeitenden, die im Büro sitzen, sind die leeren Schreibtische keine große Motivation. Und fürs Unternehmen ist ein großes Büro, das halb leer ist, wirtschaftlich kaum sinnvoll.

Der fixe Schreibtisch ist Vergangenheit


Firmen reagieren also, sie wollen einsparen und optimieren. Desksharing ist hier ein Ansatz: Mit weniger Schreibtischen und Arbeitsplätzen können kleinere Räumlichkeiten gemietet werden – oder es wird Raum für andere Dinge frei, etwa ruhige Rückzugsräume oder Orte für den sozialen Austausch. Es gibt also keine fix zugewiesenen Schreibtische mehr für jeden und jede einzelne Mitarbeiter*in. Kommt man ins Büro, sucht man sich jedes Mal einen neuen Arbeitsplatz, an dem man den Tag verbringen wird. Der Deal ist: Dafür können wir öfter von zuhause aus arbeiten.

Damit Desksharing aber wirklich gut funktioniert, ist es für ein Unternehmen essenziell, die Mitarbeitenden mit an Bord zu haben. Ihre Bedürfnisse für produktives Arbeiten sind zu berücksichtigen, ihre Motivation muss erhalten bleiben, gute Kommunikation muss ermöglicht werden. Vollendete Tatsachen sind also bei der Umstrukturierung des Arbeitsplatzes wenig zielführend und schaffen im schlimmsten Fall dauerhaft Unmut.

Es gibt nicht das eine Modell – aber es braucht ein Konzept


Einfach die Hälfte der Schreibtische entfernen oder ins kleinere Büro ziehen, reicht nicht. Desksharing ist kein starres, einfaches Modell, das innerhalb eines Tages verwirklicht werden kann –es gibt kein Patentrezept für jedes Unternehmen. Mitarbeiterzahl, Organisationsstruktur, Team-Einheiten, die Art der Arbeit und die individuellen Eigenschaften der Angestellten verlangen ein maßgeschneidertes Konzept. Und dieses sollte unbedingt gemeinsam mit der Belegschaft erarbeitet werden.''

  1. Die gute Nachricht ist natürlich: New Work heißt New Possibilities. Moderne Technologien und Raumkonzepte helfen bei der Umsetzung von erfolgreichem Desksharing, das auch von den Mitarbeitenden gut aufgenommen wird. Eine Menge neuer Anbieter von Desksharing-Software macht es etwa möglich, dass die einzelnen Teammitglieder ihre Plätze im Voraus buchen – und dass dabei nicht ein Schreibtisch wieder zum Stammplatz einer Person wird, oder dass jene, die sich etwas später einloggen oder im Büro erscheinen, immer benachteiligt werden.
  2. Individuelle Gegenstände und Geräte nicht teilen Headsets, Tastaturen, Mäuse, Tablets – das sind meist persönliche Objekte, die die Mitarbeiter*innen nicht unbedingt teilen wollen – auch eine Frage der Hygiene, die besonders in Pandemiezeiten zentral ist. Diese Gegenstände sollten also kabellos funktionieren und von den Teammitgliedern in einer individuellen, leicht zu tragenden Box wie Gustav oder in einem Schränkchen aufbewahrt werden. So geht nichts verloren und das Reinigungspersonal ist froh über die freien Flächen.
  3. Die Büromöbel sollten unkompliziert anpassbar sein. Die jeweiligen Nutzer*innen müssen selbst schnell die Höhe eines Stuhls oder Monitors einstellen können. Lichtsensoren sorgen für die automatische Beleuchtung eines gerade benutzten Schreibtisches. Das Ankommen am Schreibtisch darf nicht mit zahllosen, nervigen Handgriffen verbunden sein. Ein gutes Desksharing-Konzept hat den gesamten Tagesablauf und die verschiedenen Tätigkeiten der Teams im Auge.
  4. Clean Desk und Raum für Privates Natürlich ist es gerade bei gemeinsam benutzen Arbeitsplätzen wichtig, auch auf die Sicherheit zu achten. Mit einer klaren Clean-Desk-Policy wird in jedem Büro verhindert, dass sensible Informationen zugänglich sind. Am Computer ausloggen und alle Papierdokumente entfernen – das schützt nicht nur Daten, sondern sorgt für einen ordentlich aufgeräumten Schreibtisch, und das ist beim Desksharing wohl allen wichtig.
Bei allen Planungen und Gedanken über Technologie, Ausstattung und Ausrichtung von Tischen darf man bloß eines nicht vergessen: Die Mitarbeiter sind Individuen mit einem Privatleben. Die Fotos der eigenen Kinder, die Urlaubspostkarten von Kollegen, der Kaktus oder die duftende Handcreme. Für diese Dinge muss Raum sein. Ein Büro, das sich an Desksharing orientiert, darf nicht auf die persönliche Note vergessen. Es braucht Überlegungen, wo und wie im Büro private Dinge integriert werden können.

Die Vorteile von Desksharing…

Ein neues Konzept für die Arbeitsplätze ist auch eine neue Chance, Hierarchien abzubauen. Kommunikation zwischen den Management-Ebenen wird offener und unkomplizierter. Das große Corner-Office mit dem Spitzenausblick bleibt nicht mehr nur der Chefin vorbehalten? Das ist ein wichtiges Zeichen. Und der schlecht beleuchtete Schreibtisch mit Rücken zur Tür ist nicht mehr für den Praktikanten reserviert? Vielleicht ist der unbegehrte Tisch nun ganz weg, und der Praktikant sitzt heute in einem hellen, schönen Arbeitsraum mit netten Kolleg*innen.

Kein Geheimnis: Desksharing heißt, es braucht weniger Schreibtische und weniger Platz. Damit einher gehen substantielle Einsparungen in den Betriebsausgaben. Das macht das Wirtschaften in herausfordernden Zeiten einfacher – und das Unternehmen kann stattdessen in andere Mitarbeiter*innen-Benefits investieren, auf die das Team heutzutage viel mehr wert legt.

In Zeiten, in denen Unternehmen verschiedenster Branchen händeringend nach qualifiziertem Personal suchen: Image ist wichtig. Was für ein Unternehmen wollen Sie für potenzielle Mitarbeiter*innen sein? Verstaubt, altmodisch, rigide? Oder zukunftsorientiert mit Blick auf die tatsächlichen Bedürfnisse eines Teams in Zeiten hybrider Arbeit? Desksharing ist ein klares Signal für letzteres. In Ihren Employer-Branding-Aktivitäten sollten Sie Ihr Desksharing-Modell also ruhig erwähnen.

Durchaus als Vorteil von Desksharing zu nennen: die Mitarbeiterzufriedenheit. Wenn Sie die Umstellungen im Büro sorgfältig planen und ganz genau auf die Vorschläge und Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden hören, können Sie mit Desksharing nicht nur Geld sparen, sondern ermöglichen dem gesamten Team auch langfristig motiviertes Arbeiten.

Empathie, Kreativität, Flexibilität: Verschiedene Arbeitsplätze benutzen heißt ständige Veränderung. Wir verstehen die Perspektiven unserer Kolleg*innen besser, können besser auf neue Gegebenheiten reagieren und stimulieren jeden Tag unsere kreativen Fähigkeiten.

…und die Nachteile?


  1. Zeitaufwand und weniger Produktivität: Wenn wir ständig herumräumen, Arbeitsplätze suchen und um die besten Tische streiten müssen, sind wir bestimmt nicht effizient, motiviert und produktiv. Ein klares Konzept ist deshalb dringend notwendig.
  2. Unsicherheit: Viele Mitarbeiter*innen empfinden ein neues Arbeitsplatzmodell als eine Gefahr. Was passiert hier? Bin ich, nachdem mein fester Schreibtisch weg ist, als nächster an der Reihe? Arbeitgeber*innen müssen ihre Teams mit klarer Kommunikation abholen und ihnen zeigen, dass Desksharing eine positive Veränderung fürs Unternehmen und die Belegschaft sein kann.
  3. Konkurrenzdenken bei der Arbeitsplatzwahl: Schnell hat man sich wieder einen Stammarbeitsplatz zugelegt. Manche Mitarbeiter*innen kommen extra früh ins Büro, andere nutzen die neue Buchungs-Software, um den Platz für sich selbst bis 2053 zu blockieren. Streitigkeiten um einen Schreibtisch sollten unbedingt vermieden werden – mit fairer Aufteilung, klaren Regeln und einem Buchungssystem, dass Benachteiligung verhindert.
  4. Geringerer Teamzusammenhalt: Eine Befürchtung, die bei schlechter Planung wahr werden kann. Man hat nicht mehr jeden Tag seine Lieblingskollegin neben sich sitzen, die typischen Informationsflüsse in einem Team oder Raum sind nun verändert. Um zu vermeiden, dass sich Mitarbeitende ausgeschlossen, isoliert oder unzureichend informiert fühlen, sind regelmäßige Treffen (real oder virtuell) und moderne Kommunikations-Tools wichtig.

Fazit: So klappt Desksharing als Zukunft des Arbeitens


Desksharing ist in vielen Firmen, Branchen und Abteilungen längst angekommen. Es gilt, keine Angst vor Veränderung zu haben, sondern die großen Chancen zu sehen. Mit einem klaren Modell – das die Ideen und Wünsche des Teams integriert – und klaren Regeln – die für Chef wie Praktikantin gelten – ist das Teilen der Arbeitsplätze nicht nur ein Gewinn fürs Unternehmen, sondern für alle Mitarbeiter*innen.


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