Leitfaden für Facility Manager zur Schreibtischfreigabe

Ist Ihr Business Desk Sharing bereit?

Die Insider-Checkliste des Facility Managers

1. Raumeffizienzanalyse: Haben Sie Ihren Grundriss sorgfältig ausgewertet, um jeden Quadratmeter zu maximieren? Beim Desk-Sharing geht es nicht nur darum, möglichst viele Arbeitsbereiche unterzubringen, sondern auch darum, ein Layout zu schaffen, das sowohl die individuelle Konzentration als auch die Möglichkeiten der Zusammenarbeit fördert. Ein intelligent genutzter Raum kann eine dynamische Atmosphäre fördern, in der Produktivität und Engagement nebeneinander bestehen.

2. Audit der technischen Infrastruktur : Desk-Sharing stellt besondere Anforderungen an Ihre IT-Infrastruktur. Beurteilen Sie, ob Ihre Systeme für einen nahtlosen Übergang gerüstet sind, einschließlich robustem WLAN, das erhöhte Mobilität bewältigen kann, ausreichend Steckdosen für eine große Anzahl von Geräten und IT-Unterstützungssystemen, die sich an eine dynamischere Arbeitsumgebung anpassen können.

3. Möbelflexibilität: Untersuchen Sie Ihre aktuelle Büroeinrichtung, um sicherzustellen, dass sie ergonomischen Standards entspricht. Stühle und Schreibtische, die sich an unterschiedliche Körperhaltungen und Arbeitsstile anpassen, sind unerlässlich, da sie im Laufe der Woche von verschiedenen Personen genutzt werden. Komfort in einer gemeinsamen Umgebung fördert nicht nur die körperliche Gesundheit, sondern erhöht auch die allgemeine Arbeitszufriedenheit.

4. Hygienestrategie : In einer Welt nach der Pandemie ist Hygiene mehr als nur eine Annehmlichkeit – sie ist eine Notwendigkeit. Erstellen und kommunizieren Sie ein strenges Reinigungsprotokoll, um sicherzustellen, dass gemeinsam genutzte Schreibtische nicht zu Krankheitsüberträgern werden. Dazu gehört die regelmäßige Desinfektion der Arbeitsbereiche und der einfache Zugang des Personals zu Reinigungsmitteln. Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter über eine eigene mobile Tastatur und eine mobile Aufbewahrungslösung wie eine Tasche oder einen Tragekoffer verfügt, um diese problemlos zu jedem Schreibtisch transportieren zu können.

5. Inspektion der Lagerlösung: Bewerten Sie Ihre Lagereinrichtungen, um sicherzustellen, dass sie für Mitarbeiter, die keine eigenen Schreibtische mehr haben, ausreichend und zugänglich sind. Mobile Aufbewahrungslösungen ermöglichen einen schnellen Wechsel und reduzieren die Unordnung, was wiederum dazu beiträgt, eine aufgeräumte und organisierte Umgebung zu gewährleisten. Dabei kann es sich sowohl um mobile Schreibtisch-Organizer und -Caddys als auch um Bürotaschen für die gemeinsame Nutzung des Schreibtisches handeln. Diese Elemente würden am Ende des Tages in einem Schließfach geparkt.

6. Lärmschutzmaßnahmen: Akustische Überlegungen sind in einem offenen und fließenden Arbeitsbereich von größter Bedeutung. Suchen Sie nach Lösungen wie schallabsorbierenden Paneelen, Maschinen für weißes Rauschen oder ausgewiesenen Ruhezonen, um die Lärmbelästigung zu verringern. Eine gut gesteuerte Akustik kann die Konzentration und den Komfort in einer gemeinsamen Umgebung deutlich steigern.

7. Effizienz des Buchungssystems: Die Implementierung eines intuitiven und zuverlässigen Schreibtischbuchungssystems ist für ein reibungsloses Desk-Sharing-Erlebnis unerlässlich. Es sollte leicht zugänglich sein, Aktualisierungen in Echtzeit bereitstellen und es Benutzern ermöglichen, Räume zu reservieren, die ihren Arbeitsanforderungen entsprechen. Ein gut funktionierendes System ist der Schlüssel zur Benutzerakzeptanz und zum betrieblichen Erfolg.

8. Beschilderung und Anleitung: Klare, sichtbare Beschilderung und Leitlinien tragen entscheidend dazu bei, dass sich die Mitarbeiter an ein neues Bürolayout gewöhnen können. Stellen Sie sicher, dass die Navigation unkompliziert ist und dass alle freigegebenen Ressourcen deutlich gekennzeichnet sind, um Verwirrung zu vermeiden und Zeit zu sparen.

9. Notfallvorsorge: Bei der gemeinsamen Nutzung von Schreibtischen müssen Ihre Notfallpläne aktualisiert werden, um die fließende Belegung des Arbeitsplatzes widerzuspiegeln. Regelmäßige Übungen und eine klare Kommunikation stellen sicher, dass alle Mitarbeiter vorbereitet sind und in jeder Situation angemessen reagieren können.

10. Initiativen zum Aufbau von Gemeinschaften: Die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen sollte nicht zu einem Verlust der Gemeinschaft am Arbeitsplatz führen. Planen Sie Initiativen, die Teamgeist und Kameradschaft fördern, auch wenn der physische Raum ständig im Wandel ist. Soziale Bindungen sind ein wesentlicher Bestandteil einer florierenden Arbeitsplatzkultur und können den Unterschied zwischen einem Team, das lediglich koexistiert, und einem, das enthusiastisch zusammenarbeitet, ausmachen.

Als Facility Manager sind Ihre Weitsicht und Führungsqualitäten entscheidend, um Ihr Unternehmen durch den Übergang zu einem Desk-Sharing-Modell zu führen. Es ist ein strategischer Balanceakt bei der Verwaltung von Räumen, Technologie und Menschen, um ein anpassungsfähiges, effizientes und positives Arbeitsumfeld zu schaffen. Sind Sie bereit, an der Spitze dieser Transformation zu stehen?