Desk Sharing: Best Practice in Deutschland, Österreich und der Schweiz

Das Konzept „New Work“ hat mit der Corona-Pandemie extreme Beschleunigung erfahren, und viele Unternehmen wollen, auch wenn die Gesundheitskrise endgültig überstanden ist, nicht mehr zurück zum Arbeiten von vorgestern. Desk Sharing ist deshalb im Rahmen hybrider Arbeitsmodelle in vielen kleinen wie großen Firmen gekommen, um zu bleiben.

Damit das gemeinsame Verwenden der Arbeitsplätze wirklich funktioniert und das Team motiviert bleibt, muss es ein klares Konzept geben, das die Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen berücksichtigt. Einige Unternehmen im deutschsprachigen Raum machen vor, wie’s geht:

Microsoft Österreich nahm sich zum Ziel, ein Büro von Mitarbeitern*innen für Mitarbeiter*innen zu schaffen. Die Menschen wurden intensiv eingebunden und bei der Umstellung begleitet, so löste sich die anfängliche Skepsis schnell auf. Die neue Arbeitswelt gilt außerdem klar für alle, das Desk Sharing spiegelt keine Hierarchien wider. Auch die Vorstände arbeiten nach diesem Konzept. Die offenen, geteilten Arbeitsplätze und -räume bedeuten für die Belegschaft von Microsoft auch eine völlig neue Transparenz. Das inspiriert die Teamarbeit und schafft offene Kommunikation.

Viele verschiedene Räume stehen den Mitarbeiter*innen für ihre Projekte zur Verfügung – bunte Möbelstücke, ein Garten, klassische Bürotische sind verfügbar, und auch ein "Nature Room": gänzlich in Holz gekleidet, mit einem langen Schreibtisch in der Mitte und einem gemütlichen Sofastuhl im Eck. Die vielen jungen Angestellten bei Microsoft schätzen es, sich die Räume nach Stimmung und Bedarf aussuchen zu können, und sich dadurch auch mehr und freier zu bewegen.

Die Buchhaltungsagentur des Bundes ist der zentrale Dienstleister für das Rechnungswesen der Republik Österreich. 2019 startete sie in einem Pilotprojekt mit Desk Sharing. Eine Voraussetzung war die erfolgreiche Etablierung von Homeoffice. Der Desk Sharing-Bereich umfasst vier große Räume mit Computerarbeitsplätzen. Außerdem sind Fokusräume, Telefonboxen, eine Küche und ein Lounge-Bereich für Pausen integriert. In den Telefonboxen sind Mitarbeiter*innen von den äußeren Geräuschen völlig isoliert, und in den Fokusräumen können sie sich – nach Reservierung – ungestört besonders anspruchsvollen Aufgaben widmen.

Eine eigene Arbeitsgruppe erarbeitete die Umgangs- und Spielregeln für erfolgreiches Desk Sharing, damit wirklich alle im Team motiviert und effizient arbeiten können. Bald gab es erste Erfahrungswerte: Im neuen Arbeitsbereich herrscht eine ruhige und konzentrierte Atmosphäre. Die Mitarbeiter*innen fühlen sich wohl und genießen alle Aspekte des neuen, modernen Büros.

Die Arbeiterkammer Niederösterreich verfolgt in ihrer Zentrale ein Bürokonzept, das sich an den jeweiligen Tätigkeiten der Mitarbeiter*innen orientiert. Das hybride Modell wird den diversen Ansprüchen der Belegschaft gerecht: Es gibt fixe Arbeitsplätze, Ruhezonen für ungestörtes und konzentriertes Arbeiten, aber parallel auch ein Open-Space-Konzept, das mit Desk Sharing mehr Flexibilität in der Kommunikation und im Teamwork ermöglicht. Das Beispiel zeigt, dass modernes Arbeiten auch in öffentlichen Institutionen nachhaltig implementiert werden kann.

Auch die Erste Group hat auf ihrem Campus in Wien ein Desk Sharing-Konzept eingeführt. Damit werden verschiedene Bedürfnisse bedient: Die einen lieben es, an der frischen Luft auf der Terrasse zuarbeiten, die andere bevorzugen es, sich im ruhigen Zimmer mit den Kollegen auszutauschen. Das Kostenargument steht bei der Erste Group klar im Hintergrund. Wichtig ist es, den Mitarbeitenden mobileres, flexibleres und kommunikativeres Arbeiten zu ermöglichen.

Das Unternehmen hat das Desk Sharing-Modell inzwischen auch evaluiert. Das Ergebnis: Der Großteil der Belegschaft ist damit sehr zufrieden. Man ist froh, dass die Schreibtische nicht unnötig zugemüllt werden, und wenn es in einer Abteilung mal eine Knappheit an Arbeitsplätzen gibt, wird nachjustiert.

Bei der Lufthansa ist die klassische Präsenzpflicht ein Auslaufmodell. Das Konzept lautet stattdessen New Workspace. Vor der Einführung hat man zur Inspiration bei vielen Unternehmen, die bereits moderne Büromodelle etabliert hatten, nachgeschaut. So war man sich früh bewusst, dass moderne Büroflächen und technische Top-Ausstattung nicht reichen. Die Mitarbeiter*innen brauchen intensive Begleitung, damit sie die Vorteile wie das Entstehen einer Vertrauenskultur anstatt einer Präsenzkultur verstehen und annehmen. Auch die Führungskräfte machen mit: Das große, luxuriöse Einzelbüro in der Chefetage gehört der Vergangenheit an.

Das Desk Sharing ermöglicht neue, freie Flächen mit diversen Nutzungsmöglichkeiten. Dazu gehören Thinktanks, Sofas, Telefonboxen, Workbenches und multifunktionale Besprechungsräume. Man will dabei aber nicht in Stillstand verfallen: Das Angebot wird ständig angepasst und erweitert. Innovationen, bisherige Erfahrungen und neue Bedürfnisse werden dabei immer mitgedacht.

Bei Siemens baut man in München auf das „Flexible Office“. Nach ausführlicher Planung und Entwicklung gibt es ein klares Konzept fürs Büro. So hat jede Abteilung eine „Homebase“. Dort sind die Mitarbeiter*innen, die aufgrund ihrer Aufgaben immer vor Ort arbeiten, mit stationären Arbeitsplätzen ausgestattet.

In der Desk-Sharing-Zone sind jene aktiv, die sich aufgrund ihres Jobprofils regelmäßig an verschiedenen Arbeitsplätzen befinden – im Haus und außerhalb. Sie sind um die Homebase gruppiert. Je nach Projekt und Bedarf wählen die Teammitglieder Schreibtische in der Nähe ihrer Kolleg*innen, die sie gerade miteinbeziehen. So wird durch schnellen Wissens- und Informationstransfer effizienter gearbeitet. Der Sharing-Bereich kann außerdem immer adaptiert werden und sich etwa auf benachbarte Flächen ausweiten. Die variable Größe ermöglicht größtmögliche Flexibilität.

Der Telekomanbieter Drei hat in Österreich von 1500 auf 900 Arbeitsplätze reduziert – und im Zuge der Pandemie noch stärker auf mobiles Arbeiten umgestellt. Dennoch gehen die Mitarbeiter gerne ins Büro: Zum persönlichen Austausch, aber auch für das soziale Gefüge und den Zusammenhalt ist ein physischer Treffpunkt einfach unerlässlich. Gustav dient den Verantwortlichen dabei als Element, das die Umstellung auf flexibles Arbeiten enorm erleichtert hat: Die moderne Toolbox begeistert nicht nur Mitarbeiter, sondern trägt auch maßgeblich dazu bei, das Leben im Büro zu erleichtern.

Moderne Arbeitsplätze, Wertschätzung auf Augenhöhe und ein starkes Wir-Gefühl: Beim europäisches Pharmaunternehmen AOP Orphan legt man Wert darauf, dass Mitarbeiter gerne ins Büro kommen und mit fortschrittlichen Tools arbeiten. Gustav unterstützt dabei nicht nur beim Transport der eigenen Siebensachen, sondern trägt auch dazu bei, das Thema New Work zu vermitteln: Bei der Einrichtung des neuen Büros wirde großer Wert darauf gelegt, dass alle Arbeitsplätze modern ausgestattet sind, sodass es Freude macht, ins Büro zu kommen und mit fortschrittlichen Tools zu arbeiten.

Bei der Umstellung auf Desk Sharing hat Gustav dazu beigetragen, das Thema spielerisch und kreativ zu vermitteln und besitzt einen gewissen Goodie-Charakter, den die Mitarbeiter sehr schätzen. Ausschlaggebend für die Toolbox war die Nachhaltigkeit und Flexibilität: Gerade in einem modernen Büro findet die Arbeit ja nicht nur am Schreibtisch statt, sondern auch in der Social Area, der Lunge oder einer Telefonbox.

Jeden Tag ein neuer Arbeitsplatz: Bei der ASFINAG ist in den letzten Jahren viel in Sachen flexibles Arbeiten passiert. Nach dem Umzug in ein neues Bürogebäude wurde auf Desksharing umgestellt: Mit wenigen Ausnahmen gibt es keine fixen Arbeitsplätze mehr. Jeder Mitarbeiter sucht sich seinen Arbeitsplätz täglich aufs Neue. Um das Desk Sharing und die flexible Arbeitsplatzgestaltung so einfach wie möglich zu machen, setzt man unter anderem auf Gustav: Überzeugt haben vor allem die Qualität und die nachhaltige Verarbeitung mit Holzelementen.