Home-Office: Eine Übersicht über alle wichtigen Fakten

Durch die Covid-19 Pandemie verzeichnen Österreichs Unternehmen einen Home-Office-Boom.

Die Flexible Working Studie 2020 von Deloitte Österreich zeigt, wie sich das Arbeiten in Österreich verändert. In Kooperation mit den Universitäten Wien und Graz wird der aktuelle Stand der Verbreitung flexibler Arbeitsmodelle in 300 heimischen Unternehmen analysiert.

Wissensarbeiter können ihre Arbeit ortsunabhängig erledigen – und das nicht erst seit Corona. Bislang wurde Home-Office in 75 % der österreichischen Unternehmen nur von wenigen Einzelpersonen oder sehr eingeschränkten Zielgruppen genutzt. Das hat sich jetzt schlagartig geändert: Insgesamt geben 90 % der Befragten an, dass während der Lockdown-Phase zumindest die Hälfte der Belegschaft von zu Hause aus gearbeitet hat. In knapp 60 % der Unternehmen war sogar nahezu die gesamte Belegschaft im Home-Office.

Das Home-Office hat viele Vorteile. Arbeiten nach eigenem Rhythmus und ein minimaler Arbeitsweg, Unternehmen sparen sich teure Großraumbüros. Dabei bringt die Heimarbeit auch viele Nachteile mit sich: Isolation, erschwerte Kommunikation und das berüchtigte Motivationsloch schaden der Produktivität im Home-Office.

1. Geschwächtes Netzwerk: Die Kommunikation innerhalb eines Teams muss geübt sein, um remote auch wirklich zu funktionieren. Das informelle Netzwerk wird geschwächt.

2. Ablenkung: Die Trennung zwischen beruflichen und privaten Aufgaben kann eine Herausforderung sein.

3. Investition: Um flexibel arbeiten zu können, braucht es eine entsprechende IT-Infrastruktur, die zunächst hohe Kosten verursacht

4. Reputation: Mitarbeiter, die flexibel arbeiten, laufen Gefahr, nicht als Leistungsträger gesehen zu werden und sogar ihre eigene Leistung als geringer einzuschätzen.

5. Sinkende Mitarbeiterbindung: Mitarbeiter, die dauerhaft im Home-Office arbeiten, identifizieren sich auf Dauer weniger mit ihrem Unternehmen.

6. Isolation:

Dauerhaftes oder zu häufiges remote working kann zu einem subjektiv empfundenen Gefühl der sozialen Isolierung führen. Der Mitarbeiter entwickelt folglich negative Empfindungen zu seinem Job.

Die Anreise ins Büro und die damit verbundenen Stressfaktoren wie Staus, Parkplatzsuche oder Gedränge in öffentlichen Verkehrsmitteln fallen weg.

Das Arbeiten von zu Hause aus bietet große Flexibilität. Pausen können gut für kleinere Erledigungen, wie einen Wäschegang, genutzt werden.

Fokussiertes Arbeiten ist im ruhigen Home-Office weitaus besser möglich als in einem hektischen Büro.

4. Aktives Gestalten des Arbeitsplatzes: Zuhause kann der Arbeitsplatz optimiert, und nach eigenen Vorstellungen gestaltet werden. Zentrale Belüftungs-, Heizungs- und Lichtinstallationen, die das Wohlbefinden und somit die Arbeitsleistung beeinflussen können, sind keine Stressoren mehr.

5. Fachkräfte aus aller Welt rekrutieren: Die freie Arbeitsplatzwahl hat den großen Vorteil, dass Mitarbeiter ortsunabhängig ihren Tätigkeiten nachgehen können. Dadurch wird das Unternehmen auch für Kandidaten, die in größerer Entfernung wohnen, interessant.

In Zeiten von Krankheitswellen wird die Ansteckung durch Nutzung von Home-Office immens reduziert.

Natürlich stellt sich bei den zuvor genannten Punkten auch die Frage, wer die Kosten für das Home-Office übernimmt. Hierzu gibt es steuerliche Regelungen, sowie Anteile, die Arbeitgeber*Innen zu tragen haben.

Grundsätzlich gilt: Steuerliche Vorteile hat, wer ein eigenes Zimmer, das nahezu ausschließlich beruflich genutzt wird, als Arbeitsplatz angibt. Dagegen kann ein Home-Office-Arbeitsplatz im Wohnzimmer, nicht steuerlich abgesetzt werden.

Aber: Ein Raum, der bislang privat genutzt wurde, und während der Pandemie mehrheitlich beruflich nutzen, kann steuerlich geltend gemacht werden. Beispiele sind etwa ein Gästezimmer, ein ausgebauter Dachboden und Ähnliche.

Arbeitnehmer in Österreich können ab dem Veranlagungsjahr 2021 Kosten von bis zu 300 Euro über die Arbeitnehmerveranlagung absetzen. Diese Kosten beziehen sich auf ergonomisch geeignetes Mobiliar (Drehstuhl, Schreibtisch, Beleuchtung und andere). Voraussetzung dafür ist, dass die Arbeitnehmer mindestens 26 Tage im Jahr im Home-Office arbeiten.

Ein Teilbetrag von maximal 150 Euro kann schon rückwirkend für das Jahr 2020 geltend gemacht werden. In diesem Fall vermindert sich im Jahr 2021 der Höchstbetrag von 300 Euro um den bereits für das Jahr 2020 geltend gemachten Anteil. Das heißt, dass für die Jahre 2020 und 2021 gemeinsam maximal 300 Euro für ergonomisches Mobiliar geltend gemacht werden können.

Zahlungen von Arbeitgebern zur Abgeltung von Mehrkosten im Home-Office werden ab dem Jahr 2021 bis zu 300 Euro pro nicht versteuert.

Zahlen Arbeitgeber weniger als den Höchstbetrag aus, kann die Differenz von den Arbeitnehmern beim Steuerausgleich als Werbungskosten geltend gemacht werden. Vorausgesetzt, dass keine Ausgaben für ein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer berücksichtigt werden. Die Anzahl der Homeoffice-Tage und wie viel die Arbeitgeber an Homeoffice-Pauschale unversteuert leistet, können die Arbeitnehmer auf dem Lohnzettel nachlesen.

Wer die Kosten für das Home-Office übernimmt, hängt davon ab, was Mitarbeiter und Unternehmen vereinbart haben. Gibt es keine klare Vereinbarung, trägt der Arbeitgeber theoretisch alle Kosten für das Home-Office. Arbeitsmittel wie Computer oder Mobiltelefon muss der Arbeitgeber zur Verfügung stellen. Werden dir keine Arbeitsmittel bereitgestellt, muss dir dein Arbeitgeber einen Kostenersatz, also einen gewissen finanziellen Beitrag, zahlen. Eine klare Vereinbarung ist hier für beide Seiten von Vorteil: Die Kosten für Strom oder Internet müssen nicht zwingendermaßen vom Arbeitgeber ersetzt werden.

Das Arbeiten von zu Hause bietet große Flexibilität. Pausen können gut für kleinere Erledigungen, wie etwa einen Wäschegang, genutzt werden. Auch die Beaufsichtigung von Kindern wird vielen Arbeitnehmern dadurch erleichtert – vor allem, wenn Schulen oder Kindergärten pandemiebedingt schließen.

Wenn ein Unternehmen mit einem gewissen Prozentsatz an Home-Office kalkuliert, spart es Kosten: die Rechnungen für Strom, Heizung, Reinigung und Bürofläche werden geringer. Durchschnittlich können Unternehmen, die vermehrt auf Home-Office setzen, circa ein Drittel der Kosten reduzieren.

Ein starker Fokus auf Erreichbarkeit führt bei vielen Mitarbeitern oft zu großem Druck. Viel wichtiger ist es, die Leistung in den Vordergrund zu rücken und klare Rahmenbedingungen als Orientierung zu vereinbaren. So wird ein mögliches Burn-out Gefühl verhindert und es ist Platz für Erholung.

Die Kommunikation innerhalb eines Teams muss geübt sein, um remote auch wirklich zu funktionieren. Das informelle Netzwerk wird geschwächt. Mitarbeiter*Innen müssen sich regelmäßig treffen, um sich richtig einzuschätzen und gut zusammenarbeiten zu können. Das Gefühl zusammenzugehören sinkt, wenn ein Team ausschließlich isoliert arbeitet.

Mobiles Arbeiten funktioniert – und zwar mit den richtigen Tools: Gustav Original ist die erste tragbare Office-Toolbox, die ergonomisches Arbeiten überall und jederzeit möglich macht und mit der Arbeitnehmer ihren Arbeitsplatz individuell gestalten können, wo auch immer sie sich gerade befinden. Leicht, stilvoll und mit Platz für alle wichtigen Arbeitsutensilien, lässt sich der Arbeitsplatz mit Gustav in Sekundenschnelle einrichten und ist für alle Menschen in agilen Büros, Hot-Deskers, activity-based-Working und für das Arbeiten im Home-Office konzipiert.