Le travail en espace partagé est-il l'avenir du travail ?

 

Pour des entreprises comme Google ou Deloitte, le lieu de travail fixe appartient au passé. Le hot-desking est la clé du jeu, mais qu'est-ce que les hot-deskings ont à voir avec le travail flexible et l'innovation ?

 

 

Chaud, Plus Chaud, Bureau Partagé

Le hot-desking est un concept d’organisation de bureau qui rend obsolète le poste de travail fixe classique. Les employés choisissent chaque jour un nouvel espace de bureau ou partagent un espace à des moments différents.

D'où vient le hot-desking ?

L'idée n'est plus entièrement nouvelle ; des environnements de travail modernes avec partage de bureau sont déjà apparus à la fin des années 1980 dans la Silicon Valley. Les grandes entreprises technologiques telles que Google et Facebook sont des pionnières dans ce domaine, mais le hot-desking s'est répandu dans divers secteurs avec la numérisation croissante.

Ce terme trouve d'ailleurs ses racines dans le monde maritime : les marins de la marine américaine partageaient des couchettes dans des « couchettes chaudes » - pendant que l'un travaillait, l'autre gardait la couchette « au chaud ».

Nouvelles façons de travailler et travail flexible

Le hot-desking est devenu de plus en plus populaire ces dernières années, le travail étant devenu plus flexible grâce aux nouveaux modèles horaires, aux réseaux numériques et au travail mobile. Les jeunes salariés ont peu d'utilité pour le travail classique de « 9 à 17 » ou pour les bureaux en cabine avec postes de travail fixes ; le travail indépendant du temps et du lieu devient normal.

 

Partager ou ne pas partager ? Les avantages et inconvénients pour les entreprises

Le hot-desking est la norme pour les indépendants et les start-ups, mais les entreprises et les grandes entreprises suivent également cette tendance. Mais quels en sont les avantages et les inconvénients ? 

 

Pro : Moderne, productif et bon marché

- Économies de coûts

Comme il y a généralement moins de postes de travail que d’employés en hot-desking, les entreprises peuvent économiser jusqu’à 30 % sur le loyer des salles, les frais de chauffage et l’entretien des équipements.

- Efficacité et croissance

Des études montrent qu'une gestion autonome du temps et un espace de travail à la demande contribuent à une plus grande productivité des employés. De plus, les freelances et les outsiders peuvent s’intégrer plus facilement dans l’équipe. 

- Meilleure communication et motivation

Le hot desking apporte de la variété au bureau et favorise la communication entre les différents services. Surtout lorsque le niveau de direction se mêle également aux employés, les hiérarchies classiques s'assouplissent et un sentiment d'unité se crée.

- Marque Employeur Moderne

Lorsqu'il est en compétition pour attirer des travailleurs qualifiés et des jeunes talents, un concept tel que le hot desking devient le fleuron d'un employeur innovant et moderne.

 

 Inconvénients : Stressant, impersonnel, isolé

- Productivité en déclin

La recherche quotidienne d'un poste de travail, le montage et démontage du matériel nécessaire et le manque d'espace de stockage peuvent coûter du temps. Les personnes qui changent de siège à côté de vous et le bruit ambiant peuvent également avoir un impact sur la productivité.

- Moins d'individualité

La photo de famille au bureau, le calendrier au mur, la chaise de bureau parfaitement ajustée : toutes ces personnalisations sont supprimées avec le hot desking. Les gens peuvent avoir l'impression que l'individualité et les besoins personnels n'ont pas de place. La motivation et la fidélité en souffrent à long terme.

- L'esprit d'équipe et la communication sont perdus

S'asseoir en équipe favorise généralement la communication. Cependant, le changement constant de personnes assises les unes à côté des autres signifie qu'il n'y a pas de temps pour un échange plus intense, affectant l'ensemble de la communauté.

 

Conditions préalables au travail de bureau partagé

Que le hot desking apporte finalement plus d'avantages ou d'inconvénients à une entreprise dépend beaucoup de la préparation et de la conception du bureau.

Une plateforme de travail numérique est nécessaire. Chaque employé peut se connecter via un client cloud et accéder au réseau de l'entreprise avec les données et programmes nécessaires. Les téléphones mobiles d’entreprise peuvent également utiliser cette technologie.

 

Savoir-faire et gestion du changement

Le hot-desking fonctionne bien selon la culture et la communication d'une entreprise. Lorsque le hot desking est nouvellement introduit, il est particulièrement important d’impliquer le personnel dans le processus, par exemple par le biais de formations et de boucles de rétroaction.

Les meilleures pratiques en matière de hot-desk incluent une politique de bureau propre, c'est-à-dire laisser un lieu de travail propre et vide. Vous devez également vous mettre d’accord sur les règles en matière d’hygiène, de repas au bureau, de protection des données, etc.

 

Espace de bureau et communauté

Le hot-desking bouleverse les concepts classiques d’espace de bureau et exige de nouvelles solutions créatives. Le coin bureau du patron ou les labyrinthes de couloirs et de cloisons appartiennent au passé. Tout le monde travaille à hauteur des yeux dans des espaces ouverts et transparents avec des postes de travail de valeur égale.

Des installations de stockage pour les effets personnels doivent être prévues, par exemple sous la forme de casiers ou de caddies de bureau mobiles comme Gustav, qui permettent d'aménager un espace de travail en quelques secondes.

Économiser de l'espace de bureau individuel libère également plus d'espace pour les espaces dédiés et communs, tels que les salons communautaires, la cuisine et la cafétéria, les zones de conférence, les cabines téléphoniques et les niches de repos.

 

Utilisation du hot desking : exemples de bonnes pratiques

Chez Google, le hot-desking est aujourd'hui pratiqué aux côtés d'autres formes de travail comme le travail hybride, le travail à distance, les think tanks, etc. L'entreprise dispose de son logiciel de desk-booking. Son logiciel de réservation de bureaux donne une vue d'ensemble. Un prototype du hot-desking du futur a été récemment présenté : des tables et des chaises qui s'adaptent automatiquement aux besoins personnels de l'utilisateur une fois connecté.

Deloitte a emménagé dans « The Edge » à Amsterdam en 2015, qui serait l'immeuble de bureaux le plus écologique et le plus intelligent au monde. Il n'y a ici que 1 000 postes de travail pour environ 2 500 employés, et une application interne recherche et réserve indépendamment un hot-desk dès l'entrée dans le bâtiment. Sur le campus de l'Erste Bank à Vienne, le personnel a été impliqué dès le début dans la planification des systèmes de hot-desk, avec des tests et des bureaux modèles permettant d'intégrer leurs commentaires directement dans la conception. 

Les petites et moyennes entreprises bénéficient déjà du hot-desking. Threadless à Chicago gère une communauté de conception interactive, où le partage flexible de bureaux favorise les échanges créatifs et les nouvelles collaborations. WeWork, dont le siège est à New York, est spécialisé dans l'offre d'espaces de coworking branchés et de solutions de hot desk pour les indépendants et les équipes d'entreprise comptant jusqu'à 100 personnes.

 

Y a-t-il un avenir pour le travail en espace partagé ?

Le hot-desking est apparu comme une réponse aux nouvelles conditions de travail et aux changements sociétaux. À l’avenir, les entreprises continueront d’avoir besoin de solutions spatiales rentables et innovantes, et les employés apprécient encore plus les lieux de travail flexibles depuis la pandémie.

À l'échelle mondiale, les entreprises ont montré que le hot desking est adaptable : le concept est plus efficace lorsqu'il est proposé aux employés en parallèle d'autres formes de travail telles que le bureau à domicile ou le travail hybride. Un immeuble de bureaux devient son village avec des « quartiers de travail » pour la collaboration, le travail concentré, le repos, la présentation et le réseautage.

Les entreprises doivent réfléchir à de nouvelles mesures pour promouvoir l'individualité et l'esprit d'équipe - et ne doivent pas oublier l'individualité de chaque personne. Avec Gustav, c'est facile. Après tout, le support de bureau peut être facilement personnalisé et adapté aux besoins de chacun. Il s'agit de la première boîte à outils de bureau portable qui allie travail ergonomique et conception individuelle du poste de travail.