Le dilemme du bureau : comment augmenter la satisfaction des employés grâce au partage de bureau

Dans le paysage en constante évolution du monde du travail moderne, un aspect se transforme tranquillement : notre relation avec notre bureau. L'époque où un bureau était simplement un sanctuaire personnel au bureau est révolue. Une récente étude de Morgan Stanley révèle que plus de la moitié des bureaux au Royaume-Uni et environ un tiers des employés de bureau aux États-Unis naviguent désormais dans les eaux du « hot desking », où le concept de bureau personnel est remplacé par une approche plus communautaire, où tout bureau est possible.

L'essor du travail en espace partagé

Le hot desking, une stratégie rentable plus répandue après la pandémie, implique que les employés ne se voient pas attribuer de bureau mais choisissent plutôt parmi n'importe quel espace de travail disponible à leur arrivée. Ce modèle, bien que financièrement judicieux pour les entreprises, ne rencontre pas les applaudissements universels de la part des travailleurs. C'est comme des chaises musicales, mais avec des bureaux – et tout le monde n'apprécie pas la musique.

Sentiments des employés

Même si les taux d’adaptation augmentent à l’échelle mondiale, nous devons reconnaître que tous les travailleurs ne sont pas d’accord avec ce changement, surtout au début. Cette étude Oxford-Saïd BS montre le lien entre la satisfaction des employés et la productivité – c'est un élément crucial pour le succès. Pour certains, la perte d’un espace de travail dédié équivaut à la perte d’une partie de leur identité professionnelle. C'est plus qu'un simple bureau ; il s'agit d'avoir un petit refuge personnel dans le monde de l'entreprise. Pour d’autres, la flexibilité et la variété offertes par le hot desking sont libératrices, comme si elles étaient un nomade dans la savane du bureau.

1. Équilibrer les besoins avec une stratégie appropriée en matière de lieu de travail

Alors, comment équilibrer ces besoins ? D’après notre expérience, les entreprises qui réussissent le mieux ne prennent pas la transformation à la légère et disposent d’une stratégie de travail bien pensée et dédiée. Une stratégie de lieu de travail est l'épine dorsale de la philosophie opérationnelle d'une entreprise, harmonisant l'espace physique avec les objectifs organisationnels. C'est essentiel car il définit la manière dont un espace est utilisé pour améliorer la productivité, attirer les talents et maintenir un avantage concurrentiel. Cette stratégie transcende la simple esthétique ; il façonne l'expérience quotidienne des employés, influence la collaboration et favorise le bien-être.

2. Investir dans les bons outils, meubles et accessoires

Compte tenu de l’importance de la personnalisation, la plupart des entreprises prospères investissent dans des outils qui les aident à faire fonctionner le nouveau système. Les systèmes de réservation de bureaux tels queDeskbird peuvent aider à organiser les équipes et à garantir que tous ceux qui en ont besoin puissent s’asseoir ensemble en équipe. Un autre changement de donne dans la perception du hot desking a été l’utilisation d’organisateurs de bureau personnalisés comme Gustav , qui permettent de transformer n’importe quel espace en bureau personnel, de garder les ustensiles de bureau organisés et de travailler de manière ergonomique. Il permet aux gens de réaliser le potentiel d’un espace de travail mobile, tout en permettant la personnalisation, qui répond aux besoins émotionnels des individus.

3. Équilibrer correctement les modèles de travail hybrides

De nombreuses entreprises choisissent une approche universelle pour leur personnel, en permettant à chacun de travailler un certain temps, souvent 2 à 3 jours par semaine, à la maison, et en les obligeant à revenir au bureau pour le reste. Cependant, une approche plus équilibrée émerge parmi les stratèges du lieu de travail : permettre aux équipes de choisir leur style de travail. Cette approche, évoquée par le Dr Gleb Tsipursky, reconnaît que les différentes équipes ont des besoins différents et que maximiser le potentiel de l'équipe en alignant leur environnement de travail sur leurs tâches pourrait être une approche envisagée. Par exemple, une équipe numérique peut vouloir s'engager davantage à la fin de chaque sprint de 2 semaines. En revanche, une équipe de gestion de compte, qui a besoin de plus de stabilité et de cohérence, surtout vers la fin du mois.

En donnant aux équipes l'autonomie de choisir, les entreprises peuvent répondre aux diverses exigences de leur personnel, garantissant ainsi que les besoins professionnels de chacun sont satisfaits de manière optimale. Cette approche s’écarte d’une politique universelle et s’oriente vers une stratégie de lieu de travail plus nuancée et centrée sur les employés.

4. Prêcher par l'exemple : leadership en matière de partage de bureau

L’adhésion des dirigeants n’est pas seulement cruciale ; c’est la pierre angulaire de toute stratégie réussie sur le lieu de travail, en particulier lors de la mise en œuvre d’un bureau partagé. Les dirigeants doivent non seulement « prêcher par l’exemple », mais aussi s’asseoir sur leurs sièges. Cela signifie participer activement à l’environnement des bureaux partagés, en montrant que personne n’est au-dessus de la culture qu’il défend.

Lorsque les dirigeants abandonnent les bureaux d’angle au profit d’espaces partagés, cela envoie un message puissant : nous sommes tous dans le même bateau et nous nous adaptons sur un pied d’égalité. Cet acte de solidarité peut démanteler les hiérarchies qui étouffent souvent la communication et l'innovation. De plus, les dirigeants qui s’immergent dans la dynamique du hot desking acquièrent un aperçu direct des défis et des avantages, leur permettant ainsi de prendre des décisions éclairées et empathiques.

Leur engagement visible envers la philosophie de l’espace partagé encourage l’adoption et favorise un esprit collectif de flexibilité et de collaboration. Il s'agit de créer un environnement dans lequel les interactions fortuites avec les dirigeants peuvent susciter de nouvelles idées et où les politiques de porte ouverte sont remplacées par un état d'esprit ouvert. 

Les règles du bonheur

En conclusion, l’évolution vers les bureaux partagés est le reflet de changements plus larges sur le lieu de travail. Il ne s'agit pas seulement de bureaux ; il s'agit de s'assurer que la nouvelle façon de travailler fonctionne pour tout le monde. La satisfaction des employés stimule la productivité, qui est l'objectif ultime des entreprises. Qu'il s'agisse d'adopter le hot desking ou de trouver un équilibre entre l'ancien et le nouveau, l'avenir du travail se dirige indéniablement vers plus de flexibilité et d'innovation – un bureau à la fois.