Desk Sharing: L'uso flessibile dell'ufficio

Condivisione scrivania? Sentiamo questa parola sempre più spesso. Ma cosa significa esattamente? È un concetto rigido? E le scrivanie condivise con i colleghi hanno senso o è solo l'ultima, ma non certo l'ultima, tendenza per il lavoro moderno?

Il posto di lavoro moderno è stato studiato, sperimentato e implementato per molto tempo: uffici open space, cabine per ritiri, uffici più piccoli, uffici domestici... A seconda del settore, dell'azienda e del paese, esistono approcci del tutto unici , che a volte si sviluppano più velocemente, a volte più lentamente. Ma un evento storico ha attivato il turbo: la pandemia di Corona. New Work, lavoro ibrido: non erano più parole d'ordine; erano improvvisamente una realtà.

Da allora, un numero schiacciante di impiegati d'ufficio in tutto il mondo ha dato per scontato che almeno parte del proprio lavoro sarà svolto a casa o in viaggio. Ciò ha avuto un impatto sull'ufficio: molti luoghi di lavoro sono deserti e alcune stanze sono vuote. Per i dipendenti seduti in ufficio, le scrivanie vuote non sono una grande motivazione. E per l'azienda, un grande ufficio semivuoto difficilmente ha un senso economico.

La scrivania fissa è un ricordo del passato

Quindi, le aziende stanno reagendo; vogliono salvare e ottimizzare. La condivisione della scrivania è un approccio qui: con meno scrivanie e postazioni di lavoro, è possibile affittare locali più piccoli o liberare spazio per altre cose, come ritiri tranquilli o luoghi di scambio sociale. Quindi, non ci sono più postazioni assegnate fisse per ogni dipendente. Quando entri in ufficio, devi trovare ogni volta una nuova postazione di lavoro, dove trascorrerai la giornata. L'accordo è che possiamo lavorare da casa più spesso.

Ma affinché la condivisione della scrivania funzioni davvero bene, è essenziale che un'azienda abbia dipendenti a bordo. Devono essere prese in considerazione le loro esigenze di lavoro produttivo, la loro motivazione deve essere mantenuta e deve essere resa possibile una buona comunicazione. Un fatto compiuto non è quindi molto efficace quando si tratta di ristrutturare il posto di lavoro e, nella peggiore delle ipotesi, crea un risentimento duraturo.

Non esiste un modello, ma è necessario un concetto

Rimuovere metà delle scrivanie o trasferirsi in un ufficio più piccolo non è sufficiente. Desk-Sharing non è un modello rigido e semplice che può essere implementato in un giorno: non esiste una ricetta unica per ogni azienda. Il numero dei dipendenti, la struttura organizzativa, le unità del team, la natura del lavoro e le caratteristiche individuali dei dipendenti richiedono un concetto personalizzato. E questo dovrebbe essere sviluppato insieme alla forza lavoro.

1. Nuovo lavoro significa nuove possibilità. Le moderne tecnologie e concetti spaziali aiutano a implementare la condivisione della scrivania di successo che i dipendenti ricevono bene. Il software di condivisione della scrivania consente ai singoli membri del team di prenotare i propri posti in anticipo e garantisce che coloro che accedono o si presentano in ufficio un po' più tardi siano svantaggiati.
2. Non condividere singoli oggetti e dispositivi: cuffie, tastiere, mouse, tablet: si tratta per lo più di oggetti personali che i dipendenti non vogliono necessariamente condividere, anche una questione di igiene, che è particolarmente centrale in tempi di pandemia. Quindi questi elementi dovrebbero essere wireless e conservati dai membri del team in una scatola o armadio individuale e facile da trasportare come Gustav. In questo modo, nulla va perso e il personale addetto alle pulizie è felice di avere lo spazio libero.
3. I mobili per ufficio dovrebbero essere facilmente regolabili: gli utenti devono essere in grado di regolare l'altezza di una sedia o controllarsi rapidamente. I sensori di luce forniscono l'illuminazione automatica di una scrivania attualmente in uso. L'arrivo alla scrivania non deve essere associato a innumerevoli fastidiosi movimenti della mano. Un buon concetto di desk sharing tiene d'occhio l'intera routine quotidiana e le varie attività dei team.
4. Scrivania pulita e spazio per le cose private: ovviamente, soprattutto con le workstation condivise, è anche importante prestare attenzione alla sicurezza.Con una politica della scrivania chiara e pulita, ogni ufficio impedisce l'accesso alle informazioni sensibili La disconnessione dal computer e la rimozione di tutti i documenti cartacei protegge i dati e garantisce una scrivania pulita e ordinata, che è probabilmente essenziale per tutti quando si condivide la scrivania.

In tutta la pianificazione e il pensiero su tecnologia, attrezzature e orientamento della scrivania, c'è una cosa che non puoi dimenticare: i dipendenti sono individui con una vita personale. Foto dei loro figli, cartoline delle vacanze dei colleghi, cactus o creme profumate per le mani. Ci deve essere spazio per queste cose. Un ufficio orientato alla condivisione della scrivania non deve dimenticare il tocco personale. Deve considerare dove e come le cose private possono essere integrate nell'ufficio.

I vantaggi della condivisione della scrivania...

• Un nuovo concetto per i luoghi di lavoro è anche una nuova opportunità per ridurre le gerarchie. La comunicazione tra i livelli di gestione diventa più aperta e diretta. Il grande ufficio d'angolo con la vista dall'alto non è più riservato al solo capo? Questo è un segno importante. E la scrivania poco illuminata con le spalle alla porta non è più riservata allo stagista? Forse la scrivania non apprezzata è sparita del tutto e lo stagista è attualmente seduto in uno spazio di lavoro luminoso e bello con colleghi simpatici.
• Non è un segreto: la condivisione della scrivania significa meno scrivanie e meno spazio. Ciò va di pari passo con notevoli risparmi sulle spese operative. Ciò semplifica la gestione in tempi difficili e l'azienda può invece investire in altri vantaggi per i dipendenti che il team apprezza molto di più in questi giorni.
• Quando le aziende in una vasta gamma di settori cercano disperatamente personale qualificato, l'immagine conta. Che tipo di azienda vuoi essere per i potenziali dipendenti? Polveroso, vecchio stile, rigido? O orientato al futuro in vista delle effettive esigenze di una squadra in tempi di lavoro ibrido? La condivisione della scrivania è un chiaro segnale per quest'ultimo. Quindi, nelle tue attività di Employer Branding, sentiti libero di citare il tuo modello di condivisione della scrivania.
• Assolutamente da citare come beneficio della condivisione della scrivania: la soddisfazione dei dipendenti. Pianifica i cambi di ufficio con cautela e ascolta attentamente i suggerimenti e le esigenze dei tuoi dipendenti. Puoi risparmiare denaro con la condivisione della scrivania e consentire all'intero team di lavorare in modo motivato a lungo termine.
• Empatia, creatività, flessibilità: utilizzare ambienti di lavoro diversi significa cambiare costantemente. Comprendiamo meglio le prospettive dei nostri colleghi, possiamo reagire meglio alle nuove circostanze e stimolare le nostre capacità creative ogni giorno.

...e gli svantaggi?

• Consumo di tempo e minore produttività: se dobbiamo continuamente ripulire, cercare postazioni e lottare per le migliori scrivanie, non siamo certo efficienti, motivati ​​e produttivi. È quindi urgente un concetto chiaro.
• Insicurezza: molti dipendenti percepiscono un nuovo modello di posto di lavoro come una minaccia. Che succede qui? Dopo che la mia scrivania fissa se ne sarà andata, sarò il prossimo? I datori di lavoro devono comunicare chiaramente con i loro team e mostrare loro che la condivisione della scrivania può cambiare positivamente l'azienda e la forza lavoro.
• Selezione competitiva del posto di lavoro: non ci vuole molto per tornare a un lavoro regolare. Alcuni dipendenti vengono in ufficio molto presto. Altri utilizzano il nuovo software di prenotazione per bloccarsi lo spazio fino al 2053. Le controversie su uno sportello dovrebbero essere evitate a tutti i costi, con un'assegnazione equa, regole chiare e un sistema di prenotazione che prevenga la discriminazione.
• Ridotta coesione del team: una paura che può diventare realtà con una scarsa pianificazione. Non hai più il tuo collega preferito seduto accanto a te ogni giorno e il flusso di informazioni tipico in un team o in una stanza ora è alterato. Riunioni regolari (reali o virtuali) e moderni strumenti di comunicazione sono importanti per evitare che i dipendenti si sentano esclusi, isolati o non sufficientemente informati.

Conclusione: come funziona la condivisione della scrivania come futuro del lavoro

Il desk sharing è arrivato da tempo in molte aziende, industrie e dipartimenti È fondamentale non avere paura del cambiamento ma coglierne le grandi opportunità. Con un modello chiaro che integra le idee e i desideri del team e regole chiare che si applicano sia al capo che allo stagista, la condivisione della scrivania va a vantaggio dell'azienda e di tutti i dipendenti.