L'hot desking è il futuro del lavoro?

 

Per aziende come Google o Deloitte, il posto di lavoro fisso è un concetto del passato. Hot desking è il nome del gioco, ma cosa hanno a che fare gli hot desk con il lavoro flessibile e l'innovazione?

 

 

Hot, hot, hot desking

L'hot desking è un concetto di organizzazione dell'ufficio che rende obsoleta la classica postazione di lavoro fissa. I dipendenti scelgono un nuovo spazio sulla scrivania ogni giorno o condividono uno spazio in orari diversi.

Da dove viene l'hot desking?

L'idea non è più del tutto nuova; ambienti di lavoro moderni con condivisione della scrivania sono emersi già alla fine degli anni '80 nella Silicon Valley. Le grandi aziende tecnologiche come Google e Facebook sono pioniere qui, ma l'hot desking si è diffuso in vari settori con la crescente digitalizzazione.

Per inciso, il termine ha le sue radici nella navigazione: i marinai della Marina degli Stati Uniti condividevano cuccette in "hot bunking" - mentre uno lavorava, l'altro teneva la cuccetta "calda".

Nuove modalità di lavoro e lavoro flessibile

L'hot desking è diventato sempre più popolare negli ultimi anni poiché il lavoro è diventato più flessibile con nuovi modelli temporali, networking digitale e lavoro mobile. I giovani dipendenti fanno poco uso del classico lavoro "dalle 9 alle 5" o degli uffici a cubicolo con posti di lavoro fissi; il lavoro indipendente da tempo e luogo sta diventando normale.

 

Condividere o non condividere? I vantaggi e gli svantaggi per le aziende

L'hot desking è stata la norma per liberi professionisti e start-up, ma anche le aziende e le grandi aziende stanno riprendendo la tendenza. Ma quali sono i vantaggi e gli svantaggi?

 

Pro: moderno, produttivo ed economico

- Risparmio sui costi

Dato che di solito ci sono meno postazioni di lavoro rispetto ai dipendenti nell'hot desking, le aziende possono risparmiare fino al 30% sull'affitto delle stanze, sui costi di riscaldamento e sulla manutenzione delle apparecchiature.

- Efficienza e crescita

Gli studi dimostrano che la gestione autonoma del tempo e uno spazio di lavoro su richiesta contribuiscono a una maggiore produttività dei dipendenti. Inoltre, i liberi professionisti e gli estranei possono essere integrati più facilmente nel team.

- Migliore comunicazione e motivazione

L'hot desking porta varietà in ufficio e promuove la comunicazione tra i diversi reparti. Soprattutto quando il livello dirigenziale si mescola anche ai dipendenti, le gerarchie classiche si ammorbidiscono e si crea un senso di unione.

- Modern Employer Branding

Quando competono per lavoratori qualificati e giovani talenti, un concetto come l'hot desking diventa il fiore all'occhiello di un datore di lavoro innovativo e moderno.

 

 Contro: stressante, impersonale, isolato

- Produttività in calo

La ricerca quotidiana di una postazione di lavoro, il montaggio e lo smontaggio delle attrezzature necessarie e la mancanza di spazio di archiviazione possono costare tempo. Anche le persone che cambiano il sedile accanto a te e il rumore ambientale possono influire sulla produttività.

- Meno individualità

La foto di famiglia alla scrivania, il calendario sul muro, la sedia da ufficio perfettamente regolata: tutte queste personalizzazioni vengono omesse con l'hot desking. Le persone potrebbero sentire che la propria individualità e le proprie esigenze personali non hanno spazio. Motivazione e lealtà ne risentono nel lungo periodo.

- Lo spirito di squadra e la comunicazione sono persi

Sedersi insieme in team generalmente promuove la comunicazione. Tuttavia, il continuo cambiamento delle persone sedute una accanto all'altra significa che non c'è tempo per uno scambio più intenso, che interessa l'intera comunità.

 

Prerequisiti per l'hot desking

Il fatto che l'hot desking alla fine porti più vantaggi o svantaggi per un'azienda dipende molto dalla preparazione e dal design dell'ufficio.

È necessaria una piattaforma di lavoro digitale. Ogni dipendente può accedere tramite un client cloud e accedere alla rete aziendale con i dati e i programmi necessari. Anche i telefoni cellulari aziendali possono utilizzare questa tecnologia.

 

Know-how e gestione del cambiamento

L'hot desking funziona bene a seconda della cultura e della comunicazione dell'azienda Quando l'hot desking viene introdotto di recente, è particolarmente importante coinvolgere il personale nel processo, ad esempio attraverso cicli di formazione e feedback.

Le best practice per gli hot desk includono una policy di clean desk, ovvero lasciare un posto di lavoro pulito e vuoto. Dovresti anche concordare regole sull'igiene, mangiare alla scrivania, protezione dei dati, ecc.

 

Uffici e comunità

L'hot desking capovolge i classici concetti di spazio ufficio e richiede soluzioni nuove e creative. L'ufficio d'angolo del capo o i labirinti di corridoi e pareti divisorie appartengono al passato. Tutti lavorano a livello degli occhi in stanze aperte e trasparenti con luoghi di lavoro di pari valore.

Dovrebbero essere forniti spazi per riporre oggetti personali, ad esempio sotto forma di armadietti o contenitori da scrivania mobili come Gustav, che aiutano a creare uno spazio di lavoro in pochi secondi.

Risparmiare spazio per i singoli uffici libera anche più spazio per aree dedicate e comuni, come sale comuni, cucina e caffetteria, zone conferenze, cabine telefoniche e nicchie di riposo.

 

Hot desk in uso: esempi di best practice

In Google, l'hot desking è praticato oggi insieme ad altre forme di lavoro come il lavoro ibrido, il lavoro a distanza, i think tank e così via. L'azienda dispone del suo software di prenotazione desk. Il suo software di prenotazione desk fornisce una panoramica. Di recente è stato presentato un prototipo per l'hot desking del futuro: tavoli e sedie che si adattano automaticamente alle esigenze personali dell'utente dopo il login.

Deloitte si è trasferita in "The Edge" ad Amsterdam nel 2015, secondo quanto riferito l'edificio per uffici più verde e intelligente del mondo. Ci sono solo 1.000 postazioni di lavoro per circa 2.500 dipendenti qui e un'app interna cerca e prenota autonomamente un hot-desk quando entra nell'edificio. All'Erste Bank Campus di Vienna, il personale è stato coinvolto nella pianificazione dei sistemi hot-desk sin dall'inizio, con test e uffici modello che hanno consentito al loro feedback di fluire direttamente nella progettazione.

Le piccole e medie imprese stanno già beneficiando dell'hot desking. Threadless a Chicago gestisce una comunità di design interattivo, dove la condivisione flessibile della scrivania promuove lo scambio creativo e nuove collaborazioni. WeWork, con sede a New York, è specializzata nell'offrire spazi di co-working alla moda e soluzioni hot desk per liberi professionisti e team aziendali fino a 100 persone.

 

C'è un futuro per l'hot desking?

L'hot desking è emerso come risposta alle nuove condizioni di lavoro e ai cambiamenti della società. In futuro, le aziende continueranno ad aver bisogno di soluzioni spaziali innovative e convenienti e i dipendenti apprezzeranno ancora di più i luoghi di lavoro flessibili dopo la pandemia.

A livello globale, le aziende hanno dimostrato che l'hot desking è adattabile: il concetto ha più successo quando è disponibile per i dipendenti tra cui scegliere insieme ad altre forme di lavoro come l'home office o il lavoro ibrido. Un edificio per uffici diventa il suo villaggio con "quartieri di lavoro" per la collaborazione, il lavoro concentrato, il riposo, la presentazione e il networking.

Le aziende devono pensare a nuove misure per promuovere l'individualità e lo spirito di squadra - e non devono dimenticare l'individualità della persona. Con Gustav, è facile. Dopotutto, il caddy da scrivania può essere facilmente personalizzato e adattato alle esigenze di ogni individuo. È la prima cassetta degli attrezzi da ufficio portatile che combina il lavoro ergonomico e il design individuale del posto di lavoro.

 

 

 

.