デスクシェアリング:オフィスをフレキシブルに使う

Desk Sharing: The flexible office

デスクシェア?私たちはこの言葉をますます頻繁に耳にします。しかし、それは正確にはどういう意味ですか?それは厳格な概念ですか?また、同僚とデスクを共有することは理にかなっているでしょうか。それとも、現代の働き方の最新のトレンドであり、最後のトレンドではないことは確かですか?

モダンなワークプレイスは、長い間研究され、試行され、実装されてきました: オープン プランのオフィス、隠れ家のキュービクル、小さなオフィス ルーム、ホーム オフィス。業界、企業、国によって、まったく独自のアプローチがあり、開発が速い場合もあれば遅い場合もあります。しかし、歴史的な出来事がターボを活性化させました:コロナパンデミック.ニュー ワーク、ハイブリッド ワーキング – これらはもはやバズワードではありません。彼らは突然現実になりました。

それ以来、世界中の圧倒的な数のオフィス ワーカーが、仕事の少なくとも一部が自宅や外出先で行われることを当然のことと考えています。これはオフィスにも影響を与えました。多くの職場は閑散としており、一部の部屋は空いています。オフィスに座っている従業員にとって、空のデスクはあまりモチベーションにはなりません。そして会社にとって、半分が空っぽの大きなオフィスは経済的にほとんど意味がありません。

固定デスクは過去のものです

つまり、企業は反応しています。彼らは保存して最適化したいと考えています。デスクの共有は、ここでのアプローチの 1 つです。デスクとワークステーションの数を減らすことで、より小さな施設を借りることができます。または、静かな隠れ家や社交の場など、他の目的のためにスペースを空けることができます。そのため、従業員ごとに割り当てられた固定のデスクはなくなりました。オフィスに来るたびに、1 日を過ごす新しいワークステーションを探す必要があります。契約は、私たちがより頻繁に自宅で仕事をすることができるということです.

しかし、デスク シェアリングがうまく機能するためには、企業が従業員を参加させることが不可欠です。生産的な仕事に対する彼らのニーズを考慮し、彼らのモチベーションを維持し、良好なコミュニケーションを可能にしなければなりません。したがって、職場の再構築に関しては、既成事実はあまり効果的ではなく、最悪の場合、永続的な恨みを生み出します。

モデルは 1 つではありませんが、コンセプトは必要です

机の半分を取り除いたり、小さなオフィスに移動したりするだけでは十分ではありません。デスクシェアリングは、1 日で実装できる厳格で単純なモデルではありません。すべての企業に万能のレシピはありません。従業員の数、組織構造、チーム単位、仕事の性質、および従業員の個々の特性に合わせて、カスタマイズされたコンセプトが必要です。そして、これは従業員と一緒に開発する必要があります。

  1. 新しい仕事とは、新しい可能性を意味します。最新のテクノロジーと空間コンセプトは、従業員が満足するデスク共有を実現するのに役立ちます。デスク共有ソフトウェアを使用すると、個々のチーム メンバーが事前に座席を予約でき、少し遅れてログインまたはオフィスに現れる人が不利になることが保証されます。
  2. 個々のオブジェクトやデバイスを共有しない: ヘッドセット、キーボード、マウス、タブレット: これらは主に、従業員が必ずしも共有したくない個人的なオブジェクトです。また、衛生上の問題もあり、特にパンデミックの時代には中心的です。したがって、これらのアイテムはワイヤレスで、gustav のような持ち運びに便利な個々のボックスまたはキャビネットにチーム メンバーが保管する必要があります。そうすれば、何も失われることはなく、清掃スタッフは空きスペースがあることを喜んでいます.
  3. オフィス家具は簡単に調整できる必要があります: ユーザーは椅子の高さを調整したり、自分自身をすばやく監視したりできる必要があります。光センサーは、現在使用中のデスクの自動照明を提供します。机に着くのに、無数の迷惑な手の動きを伴うべきではありません。優れたデスク共有のコンセプトは、日常業務全体とチームのさまざまな活動に目を光らせます。
  4. デスクとプライベートなスペースをきれいにする: もちろん、特に共有ワークステーションでは、セキュリティに注意を払うことも重要です。明確でクリーンなデスク ポリシーにより、各オフィスは機密情報へのアクセスを防ぎます。コンピューターからログオフし、すべての紙の文書を取り除くことで、データが保護され、デスクをきちんと整頓された状態に保つことができます。

テクノロジー、設備、デスクの配置に関するすべての計画と検討において、忘れてはならないことが 1 つあります。それは、従業員は私生活を持つ個人です。子供の写真、同僚からの休暇のはがき、サボテン、または香りのするハンドクリーム。これらのことのための余地がなければなりません。デスクシェアを重視するオフィスは、個人的な感覚を忘れてはなりません。プライベートなものをオフィスのどこにどのように統合できるかを検討する必要があります。

デスク共有の利点。

  • 職場の新しい概念は、階層を削減する新しい機会でもあります。管理レベル間のコミュニケーションは、よりオープンで簡単になります。見晴らしの良い大きな角のオフィスは、もは​​や上司だけのものではありませんか?それは重要な兆候です。そして、ドアに背を向けた薄暗い机は、もはやインターン専用ではありませんか?おそらく、評価されていなかったデスクは完全になくなり、インターンは現在、素敵な同僚と一緒に明るく美しいワークスペースに座っています。
  • 秘密ではありません。机を共有するということは、机とスペースが少なくなることを意味します。これは、運用コストの大幅な節約と密接に関連しています。これにより、困難な時期の管理が容易になり、代わりに、最近ではチームがより重視している他の従業員福利厚生に投資することができます。
  • 幅広い業界の企業が有能な人材を必死に求めるとき、イメージは重要です。社員にとって、どんな会社でありたいですか?ほこりっぽく、古風で、堅いですか?それとも、ハイブリッド ワークの時代におけるチームの実際のニーズを視野に入れた未来志向ですか?デスクの共有は、後者の明確な兆候です。したがって、雇用主のブランディング活動では、デスク共有モデルについて気軽に言及してください。
  • デスク共有のメリットとして挙げられるのは、従業員の満足度です。慎重にオフィスの変更を計画し、従業員の提案やニーズに注意深く耳を傾けてください。デスクを共有することでコストを節約でき、長期的にはチーム全体がやる気を持って作業できるようになります。
  • 共感、創造性、柔軟性: 異なる職場を使うということは、絶え間ない変化を意味します。私たちは同僚の視点をよりよく理解し、新しい状況によりよく反応し、毎日の創造力を刺激することができます。

.デメリットは?

  • 時間の浪費と生産性の低下: 常に片付け、ワークステーションを探し、最高のデスクをめぐって争わなければならない場合、私たちは確かに効率的で、やる気がなく、生産的ではありません.したがって、明確なコンセプトが緊急に必要とされています。
  • 不安: 多くの従業員は、新しい職場モデルを脅威と認識しています。ここでは何が起きるのですか?固定デスクがなくなったら、次は私ですか?雇用主はチームと明確にコミュニケーションを取り、デスクシェアリングが会社と従業員にプラスの変化をもたらすことを示す必要があります。
  • 競争力のある職場選択: 通常の仕事に戻るのにそれほど時間はかかりません。一部の従業員は、通常よりも早くオフィスに来ます。新しい予約ソフトウェアを使用して、2053 年まで自分のスペースをブロックする人もいます。公正な割り当て、明確なルール、差別を防ぐ予約システムにより、デスクをめぐる論争は何としてでも回避する必要があります。
  • チームの団結力の低下: 計画が不十分であると現実になる恐れがあります。お気に入りの同僚が毎日隣に座っていることはなくなり、チームや部屋での典型的な情報の流れが変わりました。定期的な会議 (リアルまたはバーチャル) と最新のコミュニケーション ツールは、従業員が疎外感、孤立感、情報不足を感じないようにするために重要です。

結論: デスク シェアリングが未来の仕事としてどのように機能するか

デスク シェアリングは、多くの企業、業界、部門に導入されて久しい。変化を恐れず、大きなチャンスをつかむことが重要です。チームのアイデアや希望を統合する明確なモデルと、上司とインターンの両方に適用される明確なルールにより、デスク共有は会社とすべての従業員に利益をもたらします。