Bureau delen: Beste praktijk in DACH
Het concept van ‘Het Nieuwe Werken’ heeft een extreme versnelling doorgemaakt door de Corona-pandemie, en veel bedrijven willen, ook al is de gezondheidscrisis eindelijk voorbij, niet meer terug naar het werk van eergisteren. Daarom is het delen van bureaus een blijvend onderdeel van hybride werkmodellen in veel grote en kleine bedrijven.
Om desk sharing te laten werken en het team gemotiveerd te houden, moet er een duidelijk concept zijn dat rekening houdt met de wensen en behoeften van de medewerkers*. Sommige bedrijven in Europa laten zien hoe het moet:
Microsoft Oostenrijk
Microsoft Oostenrijk heeft zichzelf ten doel gesteld een kantoor van medewerkers voor medewerkers te creëren. De mensen werden intensief betrokken en begeleid tijdens de omschakeling, waardoor de aanvankelijke scepsis snel verdween. De nieuwe werkomgeving geldt ook voor iedereen; Bureau delen weerspiegelt geen hiërarchieën. Zelfs de bestuursleden werken volgens dit concept. De open, gedeelde werkstations en ruimtes betekenen ook een nieuw niveau van transparantie voor het personeel van Microsoft. Dit stimuleert teamwerk en zorgt voor een open communicatie.
Afbeelding Credit: Microsoft Oostenrijk
Er zijn veel kamers beschikbaar voor medewerkers voor hun projecten – kleurrijke meubelstukken, een tuin, klassieke bureaus en een ‘Natuurkamer’: geheel in hout aangekleed, met een lang bureau in het midden en een comfortabele fauteuil in de hoek. De vele jonge medewerkers bij Microsoft waarderen het dat ze hun kamers kunnen kiezen op basis van hun humeur en behoeften, waardoor ze zich steeds vrijer kunnen bewegen.
Drie
Telecomprovider Drei heeft het aantal werkplekken in Oostenrijk teruggebracht van 1.500 naar 900 – nadat de pandemie nog meer is overgestapt op mobiel werken. Toch gaan medewerkers nog steeds graag naar kantoor: voor de persoonlijke uitwisseling, maar ook voor het sociale weefsel en de cohesie is een fysieke ontmoetingsplek simpelweg essentieel. Gustav fungeert als een element dat de overgang naar flexibel werken veel gemakkelijker heeft gemaakt voor de verantwoordelijken: de moderne gereedschapskist inspireert medewerkers en draagt aanzienlijk bij aan het gemakkelijker maken van het leven op kantoor.
Federale Rekenkamer
Het Federaal Accountantsbureau is de centrale dienstverlener voor het boekhoudsysteem van de Republiek Oostenrijk. In 2019 lanceerde het een proefproject met bureau delen. Eén voorwaarde was de succesvolle oprichting van thuiskantoren. De ruimte voor het delen van bureaus omvat vier grote kamers met computerwerkplekken. Ook geïntegreerd zijn focuskamers, telefooncellen, een keuken en een loungeruimte voor pauzes. In de telefooncellen zijn de medewerkers volledig geïsoleerd van geluid van buitenaf. In de focusruimtes kunnen zij zich, na reservering, ongestoord aan bijzonder veeleisende taken wijden.
Een aparte werkgroep ontwikkelde de regels voor het succesvol delen van bureaus, zodat iedereen in het team efficiënt en gemotiveerd kon werken. Al snel werden de eerste ervaringen opgedaan: de sfeer in de nieuwe werkruimte was rustig en geconcentreerd. De medewerkers voelen zich op hun gemak en genieten van alle aspecten van het nieuwe, moderne kantoor.
Afbeelding Credit: MOOCON
AOP Wees
Moderne werkplekken, waardering op ooghoogte en een sterk saamhorigheidsgevoel: bij het Europese farmaceutische bedrijf AOP Orphan moeten medewerkers met plezier naar kantoor komen en met vooruitstrevende hulpmiddelen werken. Gustav biedt niet alleen ondersteuning bij het vervoeren van hun spullen, maar helpt ook bij het communiceren van het onderwerp Nieuw Werken. Bij de inrichting van het nieuwe kantoor is er veel waarde aan gehecht dat alle werkplekken zijn uitgerust met moderne apparatuur, zodat het een plezier is om op kantoor te komen en met geavanceerde hulpmiddelen te werken.
Tijdens de overstap naar desk sharing heeft Gustav meegeholpen om het onderwerp op een speelse en creatieve manier te communiceren en heeft het een zeker goodie-karakter dat de medewerkers waarderen. Doorslaggevend voor de gereedschapskist was duurzaamheid en flexibiliteit: vooral in een modern kantoor wordt niet alleen aan het bureau gewerkt, maar ook op sociaal gebied of in een telefooncel.
Afbeelding Credit: Gustav Concept
Kamers van Arbeid Neder-Oostenrijk
De Neder-Oostenrijkse Kamer van Arbeid hanteert op haar hoofdkantoor een kantoorconcept dat is afgestemd op de respectievelijke activiteiten van de medewerkers. Het hybride model komt tegemoet aan de uiteenlopende behoeften van de beroepsbevolking. Er zijn vaste werkplekken, stiltezones voor ongestoord en geconcentreerd werken, maar ook een open space-concept dat meer flexibiliteit in communicatie en teamwerk mogelijk maakt met desk sharing. Dit voorbeeld laat zien dat modern werken ook duurzaam kan worden geïmplementeerd in publieke instellingen.
Erste Groep
Erste Group heeft ook een bureaudeelconcept geïntroduceerd op haar campus in Wenen. Dit vervult verschillende behoeften: sommigen werken graag in de frisse lucht op het terras, anderen praten liever met collega's in een rustige kamer. Het kostenargument bevindt zich duidelijk op de achtergrond bij Erste Group. Het belangrijkste is dat medewerkers mobieler, flexibeler en communicatiever kunnen werken.
Het bedrijf heeft nu ook het bureaudeelmodel geëvalueerd. Het resultaat: het merendeel van de beroepsbevolking is er zeer tevreden mee. Ze zijn blij dat de bureaus niet onnodig rommelig zijn en dat er wordt bijgestuurd als er op een afdeling een tekort is aan werkplekken.
Lufthansa
Bij Lufthansa is de klassieke aanwezigheidsplicht een niet meer bestaand model. In plaats daarvan heet het concept Nieuwe Werkruimte. Vóór de introductie keek het bedrijf ter inspiratie naar veel bedrijven die al moderne kantoormodellen hadden opgezet. Ze beseften al vroeg dat moderne kantoorruimte en toptechnische apparatuur niet genoeg waren. Medewerkers hebben intensieve ondersteuning nodig om de voordelen te begrijpen en te accepteren, zoals het ontstaan van een cultuur van vertrouwen in plaats van een cultuur van aanwezigheid. Ook managers doen mee: het grote, luxueuze individuele kantoor in de executive suite behoort tot het verleden.
Desk sharing maakt nieuwe, vrije ruimtes met diverse toepassingen mogelijk. Denk hierbij aan denktanks, banken, telefooncellen, werkbanken en multifunctionele vergaderruimtes. Het bedrijf wil echter niet stagneren in het proces: het aanbod wordt voortdurend aangepast en uitgebreid. Er wordt altijd rekening gehouden met innovaties, eerdere ervaringen en nieuwe behoeften.
Siemens
Afbeelding Credit: Siemens
Siemens in München bouwt aan het "Flexible Office". Na een uitgebreide planning en ontwikkeling heeft het kantoor een duidelijk concept. Elke afdeling heeft een ‘thuisbasis’. Medewerkers die vanwege hun taken altijd op locatie werken, zijn uitgerust met vaste werkplekken.
In de bureaudeelzone zijn degenen wier functieprofiel betekent dat ze regelmatig op verschillende werkplekken zijn – zowel op de werkvloer als daarbuiten – actief. Ze zijn gegroepeerd rond de thuisbasis. Afhankelijk van het project en de vereisten kiezen teamleden bureaus die dicht bij hun collega's staan die er momenteel bij betrokken zijn. Hierdoor kunnen zij efficiënter werken door kennis en informatie snel over te dragen. Daarnaast is de deelruimte altijd aan te passen en uit te breiden naar bijvoorbeeld aangrenzende ruimtes. De variabele grootte zorgt voor de grootst mogelijke flexibiliteit.
ASFINAG
Elke dag een nieuwe ruimte: Er is de laatste tijd veel gebeurd bij ASFINAG op het gebied van flexibel werken. Na de verhuizing naar een nieuw kantoorgebouw werd desk sharing geïntroduceerd: op enkele uitzonderingen na zijn er geen vaste werkplekken meer. Elke medewerker zoekt dagelijks naar zijn werkplek. Om het delen van bureaus en het flexibel inrichten van werkplekken zo eenvoudig mogelijk te maken, vertrouwt het bedrijf onder meer op Gustav: bijzonder overtuigend was de kwaliteit en de duurzame verwerking met houten elementen.
Titel afbeelding krediet: Microsoft Oostenrijk
