Bureau delen: Het flexibele kantoor

 

Bureau delen? Dit woord horen we steeds vaker. Maar wat betekent Bureau delen precies? Is het een rigide concept? En is een gedeeld bureau met collega’s zinvol – of is het gewoon de nieuwste, maar zeker niet de laatste trend op het gebied van modern werken? 

De moderne werkplek wordt al lang onderzocht, uitgeprobeerd en geïmplementeerd: kantoortuinen, schuilhokjes, kleinere kantoorruimtes, thuiskantoren... Afhankelijk van de branche, het bedrijf en het land zijn er geheel unieke benaderingen, die soms ontwikkelen zich sneller, soms langzamer. Maar een historische gebeurtenis activeerde de turbo: de Corona-pandemie. Nieuw Werk, hybride werken – het waren geen modewoorden meer; ze waren plotseling werkelijkheid.

Sindsdien gaat een overweldigend aantal kantoormedewerkers wereldwijd ervan uit dat ten minste een deel van hun werk thuis of onderweg zal worden gedaan. Dit heeft gevolgen voor het kantoor: veel werkplekken zijn verlaten en sommige kamers staan ​​leeg. Voor werknemers die op kantoor zitten, zijn de lege bureaus niet veel motivatie. En voor het bedrijf is een groot kantoor dat half leeg staat economisch nauwelijks zinvol.

 

Het vaste bureau is een ding uit het verleden

Bedrijven reageren dus; ze willen besparen en optimaliseren. Deskshare of Desk Sharing is hier één benadering: met minder bureaus en werkstations kunnen kleinere panden worden gehuurd – of wordt er ruimte vrijgemaakt voor andere dingen, zoals rustige retraites of plekken voor sociale uitwisseling. Er zijn dus niet langer vaste toegewezen bureaus voor elke medewerker. Als je op kantoor komt, moet je elke keer een nieuwe werkplek zoeken, waar je de dag doorbrengt. De afspraak is dat we vaker thuis kunnen werken.

Maar om het delen van bureaus echt goed te laten werken, is het essentieel dat een bedrijf werknemers aan boord heeft. Er moet rekening worden gehouden met hun behoeften aan productief werk, hun motivatie moet behouden blijven en goede communicatie moet mogelijk worden gemaakt. Een voldongen feit is daarom niet erg effectief als het gaat om het herstructureren van de werkplek en veroorzaakt in het ergste geval blijvende wrok.

 

Er is niet één model, maar er is wel een concept nodig

Het verwijderen van de helft van de bureaus of het verhuizen naar een kleiner kantoor is niet voldoende. Desk-Sharing is geen rigide, eenvoudig model dat binnen een dag kan worden geïmplementeerd; er bestaat geen one-size-fits-all recept voor elk bedrijf. Het aantal medewerkers, de organisatiestructuur, teameenheden, de aard van het werk en de individuele kenmerken van de medewerkers vragen om een ​​maatwerkconcept. En dit moet samen met de beroepsbevolking worden ontwikkeld.

1. Nieuw Werk betekent Nieuwe Mogelijkheden. Moderne technologieën en ruimtelijke concepten helpen bij het implementeren van succesvol bureaudelen, wat werknemers goed ontvangen. Desk sharing software zorgt ervoor dat individuele teamleden vooraf hun zitplaatsen kunnen reserveren en zorgt ervoor dat degenen die inloggen of wat later op kantoor verschijnen, in het nadeel zijn.
2. Deel geen individuele objecten en apparaten: Headsets, toetsenborden, muizen, tablets: dit zijn meestal persoonlijke objecten die werknemers niet per se willen delen – ook een kwestie van hygiëne, wat vooral centraal staat in tijden van een pandemie. Deze items moeten dus draadloos zijn en door teamleden worden opgeborgen in een individuele, gemakkelijk te dragen doos of kast zoals Gustav . Op die manier raakt er niets kwijt en is het schoonmaakpersoneel blij met de vrije ruimte.
3. Kantoormeubilair moet gemakkelijk verstelbaar zijn: Gebruikers moeten de hoogte van een stoel kunnen aanpassen of zichzelf snel kunnen monitoren. Lichtsensoren zorgen voor automatische verlichting van een bureau dat momenteel in gebruik is. Aankomen aan het bureau mag niet gepaard gaan met talloze vervelende handbewegingen. Een goed desksharingconcept houdt de gehele dagelijkse gang van zaken en de verschillende activiteiten van de teams in de gaten.
4. Schoon bureau en ruimte voor privéspullen: Natuurlijk is het vooral bij gedeelde werkplekken ook belangrijk om aandacht te besteden aan de beveiliging. Met een duidelijk clean desk-beleid voorkomt elk kantoor dat gevoelige informatie toegankelijk is. Door u af te melden bij de computer en alle papieren documenten te verwijderen, worden gegevens beschermd en zorgt u voor een opgeruimd bureau, wat waarschijnlijk voor iedereen essentieel is bij het delen van een bureau.

Bij al het plannen en nadenken over technologie, apparatuur en bureau-oriëntatie is er één ding dat je niet mag vergeten: werknemers zijn individuen met een persoonlijk leven. Foto's van hun kinderen, vakantiekaarten van collega's, cactus of geurende handcrème. Er moet ruimte zijn voor deze dingen. Een kantoor dat gericht is op desk sharing mag de persoonlijke touch niet vergeten. Er moet worden nagedacht over waar en hoe privézaken op kantoor kunnen worden geïntegreerd.

 

De voordelen van desk sharing...

• Een nieuw concept voor werkplekken is ook een nieuwe kans om hiërarchieën te verminderen. De communicatie tussen managementniveaus wordt opener en eenvoudiger. Is het grote hoekkantoor met bovenaanzicht niet meer alleen voorbehouden aan de baas? Dat is een belangrijk teken. En het slecht verlichte bureau met de rug naar de deur is niet meer voorbehouden aan de stagiair? Misschien is het niet gewaardeerde bureau helemaal verdwenen en zit de stagiair momenteel in een lichte, mooie werkruimte met leuke collega's.
• Het is geen geheim: bureau delen betekent minder bureaus en minder ruimte. Dit gaat hand in hand met aanzienlijke besparingen op de bedrijfskosten. Dit maakt het gemakkelijker om in uitdagende tijden te managen – en het bedrijf kan in plaats daarvan investeren in andere arbeidsvoorwaarden waar het team tegenwoordig veel meer waarde aan hecht.
• Wanneer bedrijven in een breed scala van sectoren wanhopig op zoek zijn naar gekwalificeerd personeel, is imago van belang. Wat voor soort bedrijf wil je zijn voor potentiële werknemers? Stoffig, ouderwets, stijf? Of toekomstgericht met oog voor de daadwerkelijke behoeften van een team in tijden van hybride werken? Desk sharing is voor dit laatste een duidelijk signaal. Zorg er dus voor dat u bij uw activiteiten op het gebied van werkgeversbranding uw bureaudeelmodel vermeldt.
• Zeker te noemen als voordeel van desk sharing: medewerkerstevredenheid. Plan de kantoorveranderingen zorgvuldig en luister goed naar de suggesties en behoeften van uw medewerkers. Met het delen van bureaus kunt u geld besparen en het hele team op de lange termijn gemotiveerd laten werken.
• Empathie, creativiteit, flexibiliteit: Het gebruik van verschillende werkplekken betekent constante verandering. We begrijpen de perspectieven van onze collega’s beter, kunnen beter reageren op nieuwe omstandigheden en stimuleren elke dag ons creatieve vermogen.

 

...en de nadelen?

• Tijdverbruik en minder productiviteit: Als we voortdurend moeten opruimen, werkstations moeten zoeken en moeten vechten om de beste bureaus, zijn we zeker niet efficiënt, gemotiveerd en productief. Een helder concept is daarom dringend nodig.
• Onveiligheid: Veel werknemers ervaren een nieuw werkplekmodel als een bedreiging. Wat gebeurt hier? Zal ik de volgende zijn als mijn vaste bureau weg is? Werkgevers moeten duidelijk met hun teams communiceren en hen laten zien dat het delen van bureaus het bedrijf en het personeelsbestand positief kan veranderen.
• Competitieve selectie van werkplekken: Het duurt niet lang voordat u weer een reguliere baan krijgt. Sommige medewerkers komen extra vroeg naar kantoor. Anderen gebruiken de nieuwe boekingssoftware om de ruimte tot 2053 voor zichzelf af te sluiten. Geschillen over een bureau moeten koste wat het kost worden vermeden – met een eerlijke verdeling, duidelijke regels en een boekingssysteem dat discriminatie voorkomt.
• Verminderde teamcohesie: een angst die werkelijkheid kan worden bij een slechte planning. Je hebt niet langer elke dag je favoriete collega naast je en de typische informatiestroom in een team of kamer is nu veranderd. Regelmatige bijeenkomsten (echt of virtueel) en moderne communicatiemiddelen zijn belangrijk om te voorkomen dat medewerkers zich buitengesloten, geïsoleerd of onvoldoende geïnformeerd voelen.

 

Conclusie: Hoe bureaudelen werkt als de toekomst van werk

Desk sharing is al lang geleden in veel bedrijven, sectoren en afdelingen ingevoerd. Het is essentieel om niet bang te zijn voor verandering, maar om de grote kansen te zien. Met een duidelijk model dat de ideeën en wensen van het team integreert en duidelijke regels die gelden voor zowel baas als stagiair, komt desk sharing ten goede aan het bedrijf en alle medewerkers.