Succes met Desk Sharing

Naarmate de moderne werkplek evolueert, is het delen van bureaus een populair werkplekconcept geworden dat wordt omarmd door bedrijven die de ruimte willen optimaliseren, samenwerking willen bevorderen en tegemoet willen komen aan de veranderende behoeften van werknemers. Dit artikel gaat dieper in op praktijkvoorbeelden van bedrijven die met succes bureaudelen hebben geïmplementeerd, en onderzoekt de belangrijkste factoren die hebben bijgedragen aan hun succes.

Erkenning van de Verandering in Behoeften

Om desk sharing effectief te implementeren, is het cruciaal dat bedrijven de veranderende behoeften en voorkeuren van hun personeel erkennen. Andreas Gnesda, managing director van teamgnesda en een werkplekstrateeg, benadrukt dit punt:

 

"De afgelopen twee jaar hebben het onderwerp kantoor volledig op zijn kop gezet. Medewerkers willen minimaal twee tot drie werkdagen per week op afstand werken."

 

Het is belangrijk om deze transitie met empathie te benaderen en de emotionele behoeften te begrijpen die mensen hebben als ze overstappen op een gedeeld bureauconcept. Christian Pistauer, medeoprichter van Gustav zegt: "Het is belangrijk dat het management volledig achter de oplossing staat en deze vervolgens zelf in de praktijk brengt - geen open kantoren met individuele kamers op de directieverdieping. De transformatie naar het delen van bureaus en meer flexibiliteit kan plaatsvinden in kleine stapjes, maar het moet goed doordacht zijn en niet halfslachtig."

Hutchison Drei Austria GmbH , een telecommunicatiebedrijf, erkende het belang van een fysieke ontmoetingsplek, zelfs te midden van de opkomst van mobiel werken. Ze verminderden het aantal vaste werkplekken van 1500 naar 900 en namen een bureau-sharingmodel aan waarbij elke afdeling exclusieve teamzones had.

Matthias Krumpel, Teamleider Facility Management bij Hutchison Drei, benadrukte: " Voor ons is een kantoor een plek waar mensen zich op hun gemak moeten voelen. Tijdens de pandemie zijn we overgestapt op mobiel werken en maken we daar nu steeds meer gebruik van.

“Onze medewerkers gaan graag naar kantoor: voor persoonlijke uitwisseling en sociale interactie en cohesie is een fysieke ontmoetingsplek simpelweg essentieel.”

Het kantoor ontwerpen voor het nieuwe doel

Dus, hoe ziet een desk sharing office eruit? Het creëren van een werkruimte die aansluit bij het nieuwe concept is essentieel voor het succes van desk sharing. Sabine Zinke, een expert in organisatieplanning en verandermanagement, stelt:

“Zeker in tijden van hybride werkvormen, de energiecrisis en diverse duurzaamheidsdiscussies rijst de vraag of je nog steeds grote kantoorruimtes nodig hebt of dat je liever ruimtes creëert voor samenwerking en retraites biedt voor wie in alle rust wil werken. "

 

"Het kantoor moet een plek van ontmoeting zijn... weg van contemplatieve werkruimtes en naar collaboratief, communicatief werk." 

 

Als architect en werkplekstrateeg legt Christian Pistauer, medeoprichter van Gustav, zijn aanpak uit:

 "Werkplekken moeten holistisch worden bekeken: mensen, plaatsen en technologie. Ik kijk naar hoe de werkomgeving, de technologie en de hulpmiddelen zijn en hoe de mensen in een bedrijf zich gedragen. Vervolgens stel ik de vraag: welke spelregels moeten worden gesteld om deze drie vakgebieden samen te brengen en een strategie te ontwikkelen die bij het bedrijf past?

--> Lees meer over: "De evolutie van werkplekontwerp"

Investeer in de oplossing: Gereedschappen en Meubilair

De nieuwe behoeften die ontstaan door het delen van bureaus, betekenen dat we het kantoor opnieuw moeten bekijken. Dat betekent dat we moeten investeren in apparatuur en meubilair dat geschikt is voor dit doel. Er bestaan geweldige tools en apparatuur die duidelijk zijn ontworpen voor mensen in bureaudelende kantoren.

Christian deelde zijn reis bij het ontwerpen van Gustav: "Het idee om een ​​oplossing voor dit probleem te vinden... bleef bij mij hangen... een hulpmiddel voor de nieuwe kantoorconcepten waarmee het gemakkelijk zou worden om alle spullen die op kantoor rondslingeren mee te nemen Jij."

AOP Orphan Pharmaceuticals GmbH ("AOP Health"), een Oostenrijks farmaceutisch bedrijf, omarmde deze aanpak. Hun medewerkers deelden dagelijks werkplekken en Gustav, een innovatieve kantoortoolbox, faciliteerde hun agile werkaanpak. Sabine Pitterle, Group Lead Car Fleet & Office Management bij AOP Health, legt uit: "Gustav helpt niet alleen met het transporteren van werkuitrusting, maar draagt ​​ook bij aan het op een speelse en creatieve manier communiceren van het onderwerp Desk Sharing/New Work."

ASFINAG , het Oostenrijkse infrastructuurbedrijf, implementeerde desk sharing effectief door praktische oplossingen te bieden zoals Gustav. Ze erkenden de noodzaak om te investeren in gereedschap en meubilair om het desk-sharing model te ondersteunen , waardoor het voor werknemers gemakkelijker werd om het nieuwe concept te omarmen.

“Met dit nieuwe concept rees natuurlijk de vraag waar je je persoonlijke en werkbenodigdheden moest opbergen. Samen met onze consultants zijn we in het kader van lockeroplossingen op zoek gegaan naar toolboxen die dit mogelijk zouden maken. En we hebben Gustav gevonden.

 

"Het ontwerp was overtuigend; je hoeft niets te veranderen en kunt Gustav gebruiken zoals het is in het dagelijkse werk."

 

Het uitrusten van het kantoor met de juiste tools en meubels is een cruciaal aspect van het succes van desk sharing. Gustavs innovatieve design speelt een belangrijke rol bij het faciliteren van deze overgang. Sabine Pitterle van AOP Health erkende : "Vooral als ik geen vaste werkplek heb... Gustav is een manier om mijn werkplek redelijk opgeruimd te houden."

--> Lees meer over: " Beste hulpmiddelen voor desksharing"

Voorbeeld geven

Leiderschap speelt een cruciale rol in de succesvolle implementatie van desk sharing. Directeuren en managers moeten de nieuwe manier van werken actief omarmen en een cultuur van samenwerking en flexibiliteit promoten. Christian benadrukt het belang van deze leiderschapsondersteuning:

 

"De transformatie naar bureaudelen en meer flexibiliteit kan in kleine stapjes gebeuren, maar moet wel goed doordacht en niet halfslachtig zijn."

 

Het goede voorbeeld geven stimuleert werknemers om zich effectiever aan te passen aan gedeelde werkplekken.

Conclusie: Succes van Desk Sharing

Kortom, het succes van Desk Sharing hangt af van verschillende sleutelfactoren die worden benadrukt door voorbeelden uit de praktijk. Door de veranderende behoeften van werknemers te erkennen, het kantoor zo te ontwerpen dat het aansluit bij het nieuwe doel, een robuust verandermanagementconcept te hebben, te investeren in de juiste hulpmiddelen en meubels, en het goede voorbeeld te geven, kunnen bedrijven productieve en collaboratieve werkomgevingen creëren.

De ervaringen van Hutchison Drei Austria GmbH, AOP Orphan Pharmaceuticals GmbH ("AOP Health") en ASFINAG dienen als waardevolle lessen voor andere organisaties die desk sharing effectief willen implementeren. Daarnaast werpen inzichten van experts als Andreas Gnesda en Christian Pistauer licht op het belang van leiderschapsondersteuning en change managementstrategieën in deze transformatie.

Terwijl de moderne werkplek zich blijft ontwikkelen, kan het omarmen van het delen van bureaus en de factoren die bijdragen aan het succes ervan leiden tot verhoogde productiviteit, verbeterde samenwerking en een positieve werkcultuur. De reis naar gedeelde werkplekken is een kans voor bedrijven om zich aan te passen aan het veranderende landschap en een meer flexibele en boeiende werkomgeving voor hun werknemers te bevorderen.

--> Lees meer: "De voor- en nadelen van het delen van een bureau"