Hybride werken na Corona

De nieuwe normaal na Corona?

Het is ongeveer twee jaar geleden dat de Corona-pandemie ons leven binnendrong en de werkwereld op zijn kop zette. We willen allemaal eindelijk terugkeren naar een soort – vooral sociale – normaliteit. Maar de crisis bracht ook positieve veranderingen met zich mee: mobiel werken en flexibelere arbeidsomstandigheden werden de nieuwe standaard, terwijl tegelijkertijd de digitalisering in bedrijven met grote sprongen vooruit ging.

Eén ding is vandaag de dag duidelijk: mensen willen niet volledig terugkeren naar de arbeidsomstandigheden van vóór de pandemie, noch willen ze op de lange termijn op afstand en met sociale afstand werken. De gulden middenweg voor het nieuwe werken heet volgens Corona: hybride werken.

Terug naar de toekomst: hybride werken

Hybride werken combineert het beste van twee werelden: thuiskantoor of mobiel werken en werken op kantoor. Hoe het concept precies wordt geïmplementeerd, is sterk afhankelijk van de bedrijfs- en managementstijl en de branche. Het 3+2-model komt het meest voor, waarbij doorgaans drie dagen op kantoor en twee dagen thuis worden doorgebracht. Vóór 2020 was het concept het meest gebruikelijk bij technologiebedrijven en vooral bij innovatieve bedrijven. Toch is de situatie vandaag de dag, volgens het onderzoek ‘The Future of Work. From remote to hybrid’, al heel anders: ongeveer 75% van de ondernemers wil in de toekomst hybride werkvormen mogelijk maken.

Een helder raamwerk is de basis voor mobiel werken

Niet al het hybride werk is hetzelfde. Om het concept op de lange termijn succesvol te laten werken en onderdeel te worden van de bedrijfscultuur, zijn duidelijke afspraken nodig met de werkgever en binnen afdelingen of teams. Fundamentele vragen zijn bijvoorbeeld of mobiel werken mogelijk wordt gemaakt voor de gehele beroepsbevolking of alleen voor individuen. Wordt dit door de managers bepaald of op participatieve wijze in teams bepaald?  

Transparante communicatie en gelijkwaardigheid

Tijd- en plaatsonafhankelijk werken lost voorheen vaste grenzen op. 's Ochtends inchecken op de werkvloer of een koffiepraatje met collega's is niet meer nodig; het gebrek aan fysieke aanwezigheid maakt het lastiger om het overzicht te behouden en kan onzekerheid veroorzaken bij vaste medewerkers. Op de lange termijn zal transparante communicatie tussen management en medewerkers en binnen teams het meest gevraagd zijn.

Een andere succesfactor voor hybride samenwerking is het creëren van vergelijkbare randvoorwaarden voor stationaire en mobiele manieren van werken. Ook moet duidelijk worden welke activiteiten geschikt zijn voor welke scenario’s.

Nieuwe eisen aan het kantoor

De afgelopen jaren zijn onze relatie tot werk en de eisen die aan de werkplek worden gesteld radicaal veranderd. Het kantoor en de ruimtelijke inrichting ervan zullen zich moeten aanpassen aan de nieuwe behoeften van werknemers. Bedrijven die al langer plannen maken voor verbouw of nieuwbouw hebben nu de kans voor grote veranderingen.

Nieuwe flexibiliteit = nieuwe focus op kantoor

Het fysieke kantoor blijft nog steeds een belangrijke factor voor productiviteit en identificatie, maar de focus moet anders komen te liggen. Begrippen als activiteitsgericht werken verdelen het kantoor in verschillende activiteitszones. Het ontwerp richt zich op de behoeften van de medewerkers en kan bovendien op korte termijn worden aangepast.

 Het kantoor als plek voor collectieve uitwisseling en creativiteit

Er is een tendens om individuele werkplekken te verkleinen en zich te concentreren op taken die in het thuiskantoor worden uitgevoerd. Het kantoor kan bewust de verwaarloosde elementen van mobiel werken uitbreiden: directe en spontane uitwisseling, creativiteit en innovatie, en gezamenlijke activiteiten die saamhorigheid creëren.

Must-haves voor hybride werken: technische uitrusting en knowhow

Een optimale technische infrastructuur is één van de belangrijkste voorwaarden voor mobiel werken en hybride samenwerken. Ook hier moeten de randvoorwaarden worden verduidelijkt: wordt de apparatuur ter beschikking gesteld of financieel ondersteund? Naast de juiste technische uitrusting moet ook gedacht worden aan ergonomisch meubilair voor de werkplek en kosten voor internet, elektriciteit etc. Bovendien evolueert de structuur van samenwerking met nieuwe technologieën.

Hybride vergaderen is meer dan alleen videoconferenties

Om het potentieel van hybride vergaderingen volledig te benutten, moeten ze op een nieuwe manier worden geleid en voorbereid. Nauwkeurige notulen, een passende zitopstelling en gerichte moderatie zijn net zo belangrijk als de juiste samenwerkings- en videosoftware of kwalitatieve technische apparatuur. Variabele camerageleiding of virtual reality-scenario’s gaan een paar stappen verder de toekomst in.

Technologie en beveiliging

Het veiligheidsvraagstuk speelt een steeds belangrijkere rol op de hybride werkplek. Als gevoelige gegevens en documenten digitaal worden verwerkt, zijn toegangsregelingen en encryptiesystemen nodig, of veilige opslag van analoge documenten. Bedrijven en werknemers dragen meer verantwoordelijkheid, maar genieten ook meer vertrouwen. 

Nieuwe vaardigheden voor management en personeel

Wat de hybride manager 2.0 nodig heeft 

Managers hebben zelf in de hand hoe de omvang en het proces van mobiel werken worden bepaald. Het rolmodeleffect van managers mag ook niet worden onderschat. Alleen als zij actief het hybride model uitdragen en zaken als een eigen hoekkantoor achterwege laten, kunnen de bedrijfscultuur en de werkmethoden blijvend veranderen.

Leidinggeven op afstand vereist nieuwe zachte en harde vaardigheden, maar het allerbelangrijkste is transparantie en vertrouwen aan beide kanten. Het werk wordt meer zelfsturend en resultaatgerichter, en de klassieke werkgevers- en werknemershiërarchie lost op ten gunste van participatieve vormen. Persoonlijke uitwisseling, flexibiliteit en de menselijkheid van de manager krijgen nieuwe ruimte en belang in de hybride.

Hybride vaardigheden voor werknemers

Bij hybride werk krijgt het personeel meer vrijheid, wat daarentegen een grotere persoonlijke verantwoordelijkheid en zelforganisatie met zich meebrengt. De realistische inschatting van iemands capaciteiten en behoeften is net zo belangrijk als voortdurende coördinatie binnen het team. Het beheersen van de huidige technische hulpmiddelen en gerichte communicatie zullen kerncompetenties zijn.

Last but not least is mindfulness een sleutelfactor: dit betekent dat je jezelf moet beschermen tegen tijdelijke afbakening en digitale stress en dat je bewust relaties met collega's moet cultiveren.

Hybride HR en Werknemerservaring

Human Resources is waar alle draden van cultuurverandering samenkomen. Succesvolle hybride kantoren vereisen ook nieuwe strategieën voor HR-ontwikkeling en een focus op de werknemerservaring.

Hybride onboarding

Bij het rekruteren hebben hybride methoden tijdens de pandemie al goed gewerkt en de internationale kandidatenmarkt een boost gegeven – met virtuele onboarding wordt het moeilijker. Persoonlijk contact is nog steeds bijzonder belangrijk voor de integratie in het team en de kennismaking; digitale tools zoals onboarding-apps kunnen aanvullende ondersteuning bieden.

Hybride werken wordt een belangrijk onderdeel van het werkgeversmerk

In tijden van tekorten aan vaardigheden en golven van ontslagen hebben sollicitanten meer macht dan ooit. Recente onderzoeken vragen om flexibelere werkmodellen en een evenwichtige bedrijfscultuur. Hybride werk wordt een beslissende factor in de strijd om de beste werknemers. Om medewerkers te behouden moet het echter meer zijn dan alleen een boegbeeld en zorgvuldig worden uitgevoerd.