Is hot desking de toekomst van werk?

 

Voor bedrijven als Google of Deloitte is de vaste werkplek verleden tijd. Hotdesking is the name of the game - maar wat hebben hotdesks te maken met flexibel werken en innovatie?

 

 

Hot, Hotter, Hot Desking

Hotdesking is een concept van kantoororganisatie dat de klassieke vaste werkplek overbodig maakt. Medewerkers kiezen elke dag een nieuwe bureauruimte of delen een ruimte op verschillende tijdstippen.

Waar komt hot-desking vandaan?

Het idee is niet meer helemaal nieuw; moderne werkomgevingen met desk-sharing ontstonden al eind jaren tachtig in Silicon Valley. Grote technologiebedrijven zoals Google en Facebook zijn hier pioniers, maar door de toenemende digitalisering is hot-desking wijdverbreid in verschillende sectoren.

Overigens heeft de term zijn wortels in de scheepvaart: matrozen bij de Amerikaanse marine deelden slaapplaatsen in "hot bunking" - terwijl de een werkte, hield de ander het bed "warm".

Nieuwe manieren van werken en flexibel werken

Hotdesking is de laatste jaren steeds populairder geworden doordat het werk flexibeler is geworden door nieuwe tijdmodellen, digitale netwerken en mobiel werken. Jonge werknemers hebben weinig aan klassieke "9 tot 5" werk- of hokkantoren met vaste werkplekken; tijd- en plaatsonafhankelijk werken wordt normaal.

 

Delen of niet delen? De voor- en nadelen voor bedrijven

Hotdesking is de norm voor freelancers en start-ups, maar ook bedrijven en grote bedrijven gaan op de trend in. Maar wat zijn de voor- en nadelen?

 

Pro: Modern, productief en goedkoop

- Kostenbesparing

Aangezien er bij hot-desking doorgaans minder werkstations zijn dan werknemers, kunnen bedrijven tot 30 % besparen op kamerhuur, verwarmingskosten en onderhoud van apparatuur.

- Efficiëntie en groei

Studies tonen aan dat autonoom tijdbeheer en een on-demand werkruimte bijdragen aan een hogere productiviteit van werknemers. Daarnaast kunnen freelancers en outsiders makkelijker in het team worden geïntegreerd.

- Betere communicatie en motivatie

Hot desking brengt afwisseling op kantoor en bevordert de communicatie tussen verschillende afdelingen. Vooral wanneer het managementniveau zich ook vermengt met de medewerkers, worden de klassieke hiërarchieën verzacht en ontstaat er een gevoel van saamhorigheid.

- Moderne employer branding

Bij het strijden om gekwalificeerde werknemers en jong talent, wordt een concept als hot desking het vlaggenschip van een innovatieve, moderne werkgever.

 

 Nadelen: stressvol, onpersoonlijk, geïsoleerd

- Dalende productiviteit

Het dagelijks zoeken naar een werkplek, het monteren en demonteren van de benodigde apparatuur en het gebrek aan opslagruimte kan tijd kosten. Mensen die naast u van stoel wisselen en het omgevingsgeluid kunnen ook van invloed zijn op de productiviteit.

- Minder individualiteit

De familiefoto aan het bureau, de kalender aan de muur, de perfect afgestelde bureaustoel - al deze personalisaties zijn weggelaten bij hot desking. Mensen kunnen het gevoel hebben dat er geen ruimte is voor iemands individualiteit en persoonlijke behoeften. Motivatie en loyaliteit lijden er op de lange termijn onder.

- Teamgeest en communicatie gaan verloren

Samen zitten in teams bevordert over het algemeen de communicatie. De constante verandering van mensen die naast elkaar zitten, betekent echter dat er geen tijd is voor een intensievere uitwisseling, die de hele gemeenschap raakt.

 

Vereisten voor hot-desking

Of hot-desking uiteindelijk meer voor- of nadelen voor een bedrijf met zich meebrengt, hangt sterk af van de inrichting en inrichting van het kantoor.

Een digitaal werkplatform is noodzakelijk. Elke medewerker kan inloggen via een cloudclient en toegang krijgen tot het bedrijfsnetwerk met de nodige gegevens en programma's. Mobiele telefoons van het bedrijf kunnen ook gebruik maken van deze technologie.

 

Kennis en verandermanagement

Hotdesking werkt goed, afhankelijk van de cultuur en communicatie van een bedrijf. Bij de nieuwe introductie van hotdesking is het vooral belangrijk om medewerkers bij het proces te betrekken, bijvoorbeeld door middel van training en feedbackloops.

De beste werkwijzen voor hotdesks omvatten een clean desk-beleid, d.w.z. een schone en lege werkplek achterlaten. U moet ook afspraken maken over regels rond hygiëne, eten aan de balie, gegevensbescherming, enz.

 

Kantoorruimte en gemeenschap

Hotdesking zet klassieke kantoorruimteconcepten op hun kop en vraagt ​​om nieuwe, creatieve oplossingen. Het hoekkantoor van de baas of doolhoven van gangen en scheidingswanden behoren tot het verleden. Iedereen werkt op ooghoogte in open, transparante ruimtes met gelijkwaardige werkplekken.

Er moeten opslagfaciliteiten voor persoonlijke bezittingen worden voorzien, bijvoorbeeld in de vorm van kluisjes of mobiele bureaucaddies zoals Gustav, waarmee u binnen enkele seconden een werkruimte kunt opzetten.

Door individuele kantoorruimte te besparen, komt er ook meer ruimte vrij voor speciale en gemeenschappelijke ruimtes, zoals gemeenschappelijke lounges, keuken en cafetaria, conferentieruimtes, telefooncellen en rustnissen.

 

Hotdesking in gebruik: voorbeelden van beste praktijken

Bij Google wordt hot-desking tegenwoordig toegepast naast andere vormen van werk, zoals hybride werken, werken op afstand, denktanks, enz. Het bedrijf heeft zijn software voor het boeken van bureaus. De bureauboekingssoftware biedt een overzicht. Onlangs werd een prototype voor de hot-desking van de toekomst gepresenteerd: tafels en stoelen die zich na inloggen automatisch aanpassen aan de persoonlijke behoeften van de gebruiker.

Deloitte betrok in 2015 "The Edge" in Amsterdam, naar verluidt het groenste en slimste kantoorgebouw ter wereld. Er zijn hier slechts 1.000 werkplekken voor ongeveer 2.500 medewerkers en een eigen app zoekt en boekt zelfstandig een hotdesk bij het betreden van het gebouw. Op de Erste Bank Campus in Wenen was het personeel vanaf het begin betrokken bij de planning van de hotdesk-systemen, met tests en modelkantoren waardoor hun feedback direct in het ontwerp kon vloeien.

Kleine en middelgrote ondernemingen profiteren nu al van hot-desking. Threadless in Chicago heeft een interactieve ontwerpgemeenschap, waar flexibel delen van bureaus creatieve uitwisseling en nieuwe samenwerkingen bevordert. WeWork, met hoofdkantoor in New York, is gespecialiseerd in het aanbieden van hippe co-workingruimtes en hot desk-oplossingen voor freelancers en zakelijke teams van maximaal 100 personen.

 

Is er een toekomst voor hot-desking?

Hotdesking is ontstaan ​​als reactie op nieuwe arbeidsomstandigheden en maatschappelijke veranderingen. In de toekomst zullen bedrijven kosteneffectieve en innovatieve ruimteoplossingen nodig blijven hebben, en werknemers waarderen flexibele werkplekken nog meer sinds de pandemie.

Over het algemeen hebben bedrijven aangetoond dat hot-desking aanpasbaar is. Het concept is het meest succesvol wanneer medewerkers kunnen kiezen uit andere vormen van werk, zoals het thuiskantoor of hybride werk. Een kantoorgebouw wordt zijn dorp met "werkbuurten" voor samenwerking, geconcentreerd werken, rusten, presenteren en netwerken.

Bedrijven moeten nieuwe maatregelen bedenken om individualiteit en teamgeest te bevorderen - en mogen de individualiteit van de persoon niet vergeten. Met Gustav is dit eenvoudig. De bureaucaddy kan immers eenvoudig worden gepersonaliseerd en aangepast aan de individuele behoeften. Het is de eerste draagbare kantoortoolbox die ergonomisch werken en individueel werkplekontwerp combineert.

 

 

 

.