Övergången till ABW
Fördelarna med aktivitetsbaserat arbete är väl dokumenterade: personalen känner sig mer betrodd och därför mer motiverad; mängden utrymme som krävs minskas vilket kan möjliggöra fastighetsbesparingar eller "utrymmeslös tillväxt", och kvaliteten på arbetet förbättras eftersom anställda kan samarbeta eller ta bort distraktioner mer effektivt.
Därmed inte sagt att det alltid är lätt att sälja ett ABW-arbetssätt. Chefer är ofta försiktiga med att ge sin personal så mycket förtroende och tappa synen. Personal, även om de ofta vill ha mer flexibilitet, kan vara försiktiga med alla förändringar och kan misstänka att orsakerna till bytet beror mer på ekonomiska överväganden än oro för deras välbefinnande.
Därför bör en grundlig förändringshanteringsprocess genomföras vid övergången till aktivitetsbaserat arbete. En sund förändringshanteringsprocess har fem tydliga distinkta steg:
Analys – d.v.s. Varför görs förändringen? I det här fallet bör den centrala frågan vara: är ABW verkligen rätt för denna organisation?
Change Framework Development – Planering på seniornivå för hur förändringen ska genomföras och under vilken tidsperiod.
Engagemang och kommunikation – Den viktigaste delen av processen är ett grundligt och genuint samråd med personal på alla nivåer för att se hur den föreslagna förändringen kommer att påverka dem och vilka bekymmer de kan ha. Med aktivitetsbaserat arbete handlar dessa ofta om bristen på ett personligt utrymme och den ovan nämnda osäkerheten kring förtroende ur chefernas perspektiv.
Implementering – Förändringen genomförs i de stadier som ramverket identifierar.
Utvärdering – Regelbundna utvärderingar som utförs under en tidsperiod, med möjlighet att justera alla delar av det nya systemet som inte fungerar.
Så hur kan Gustav hjälpa till med denna process? Från att ha arbetat med flera företag som har gått över till ABW under de senaste åren, har vi varit glada att se hur Gustav har varit en viktig ingrediens i förändringsarbetet. Här överväger vi 5 sätt på vilka Gustav kan hjälpa till med processen att byta till ABW.
Bärbarhet
En nyckelfunktion i ABW är det faktum att arbetare uppmuntras att röra sig runt sin arbetsplats (eller bortom) eftersom kraven för deras arbetsuppgifter kräver: tysta utrymmen för fokuserat arbete; mötesrum för samarbete etc. Det säger sig självt att 'kontoret i en låda', Gustav gör detta enkelt, eftersom personalen kan bära runt på alla nödvändiga saker från plats till plats och ställa upp igen i ingen tid. Att visa ett existerande exempel på Gustav i aktion kan hjälpa till att lindra farhågor kring hur detta mer mobila sätt att arbeta kan bli verklighet.
Ett praktiskt svar på lagringsfrågan
En av de viktigaste förändringarna när man flyttar till ett aktivitetsbaserat arbetskontor är bristen på förvaring. Enskilda skrivbord och alla möjligheter till stök de ger finns inte längre, samtidigt som pappersanvändningen minimeras. Både personal och chefer har ofta svårt att föreställa sig hur detta skulle kunna fungera. Genom att introducera Gustav tidigt i konsultprocessen kan högre chefer visa ett konkret svar på frågan eftersom personalen kommer att se hur de fortfarande har möjlighet att lagra alla sina väsentliga föremål. Det faktum att Gustav har designats för att passa in i ett standardskåp kommer också att lugna dem som oroar sig för att det kommer att ta för mycket tid att sätta upp sitt utrymme varje dag.
Betona den positiva autonomin
En av de största fördelarna med aktivitetsbaserat arbete är graden av flexibilitet och självständighet det ger personalen. Detta är i linje med Gustavs mål att hjälpa arbetare att "göra vilket utrymme som helst till ditt utrymme". Vår erfarenhet är att genom att introducera personalen för Gustav tidigt i processen att byta till ABW kan de se detta positivt – att föreställa sig att de svarar på e-postmeddelanden från deras favoritcafé eller en strandlägenhet någonstans. Genom att hjälpa till att betona det positiva med ABW kan Gustav hjälpa till att göra förändringshanteringsprocessen lite smidigare.
Personligt utrymme
En vanlig invändning mot implementeringen av Activity Based Working är att anställda känner att inget utrymme är deras, och många missar chansen att göra ett litet hörn av ett kontor personligt med familjefoton och andra föremål. Denna oro låg framför oss när vi designade Gustav, och vi var noga med att låta vägar för Gustav individualiseras. Öppna upp din Gustav och du kommer genast att känna att du är på en bekant plats.
Teknologi
Ett nyckelkrav när man byter till aktivitetsbaserat arbete är att se till att tekniken är lämplig för ändamålet och gör att personalen kan arbeta effektivt både på och utanför kontoret. Även om Gustav inte kommer att förbättra kvaliteten på ditt intranätsystem, har det utformats med flexibel arbetsteknik i åtanke. När det öppnats fungerar Gustav som ett ergonomiskt laptopställ. Handtagen på båda sidor fungerar som hål för strömkablar för att göra laddningen enkel, medan skenan på framsidan fungerar som telefon- eller surfplatta. Det är det perfekta sättet att hjälpa personal att arbeta var som helst.
Sammanfattningsvis
Att byta till ett nytt sätt att arbeta är aldrig lätt, och vikten av en genomtänkt förändringsprocess kan inte underskattas. Det är användbart att ge så många konkreta exempel på hur det nya arbetssättet kan se ut, eftersom det hjälper till att skingra rädslor och till och med skapa spänning kring det nya tillvägagångssättet. Som ett arbetsplatsverktyg som utformats specifikt för flexibelt arbete kommer Gustav att ge både chefer och personal ett attraktivt och tilltalande exempel på deras framtida arbetsarrangemang.
