Framgång med delad arbetsplats

I takt med att den moderna arbetsplatsen utvecklas har skrivbordsdelning blivit ett populärt arbetsplatskoncept som anammas av företag som vill optimera utrymmet, främja samarbete och tillgodose de förändrade behoven hos anställda. Den här artikeln fördjupar sig i verkliga fallstudier av företag som framgångsrikt har implementerat skrivbordsdelning, och utforskar nyckelfaktorerna som bidrog till deras framgång.

Att erkänna förändringen i behov

För att effektivt implementera skrivbordsdelning är det avgörande för företag att erkänna de förändrade behoven och preferenserna hos sin personal. Andreas Gnesda, vd för teamgnesda och arbetsplatsstrateg, betonar detta:

 

"De senaste två åren har helt vänt upp och ner på ämnet kontoret...anställda vill jobba på distans i minst två till tre arbetsdagar per vecka."

 

Det är viktigt att närma sig denna övergång med empati och förstå de känslomässiga behov människor har när de flyttar till ett delat skrivbordskoncept. Christian Pistauer, medgrundare av Gustav säger: "Det är viktigt att ledningen står helt bakom lösningen och sedan praktiserar den själv - inga öppna kontor med enskilda rum för chefsvåningen. Förvandlingen mot skrivbordsdelning och mer flexibilitet kan ske i små steg, men det måste vara genomtänkt och inte halvhjärtat."

Hutchison Drei Austria GmbH , ett telekommunikationsföretag, insåg betydelsen av en fysisk mötesplats även mitt i uppkomsten av mobilt arbete. De minskade fasta arbetsstationer från 1500 till 900, och anammade en modell för skrivbordsdelning där varje avdelning hade exklusiva teamzoner.

Matthias Krumpel, Team Leader Facility Management på Hutchison Drei, betonade: " För oss är ett kontor en plats där människor ska känna sig bekväma. Under pandemin bytte vi till mobilt arbete och använder nu allt mer detta alternativ.

"Våra anställda gillar att gå till kontoret: för personligt utbyte och social interaktion och sammanhållning är en fysisk mötesplats helt enkelt nödvändig."

Designa kontoret för att passa det nya syftet

Så, hur ser ett skrivbordsdelningskontor ut? Att skapa en arbetsyta som är i linje med det nya konceptet är avgörande för framgång med skrivbordsdelning. Sabine Zinke, expert på organisationsplanering och förändringsledning, säger:

”Särskilt i tider av hybrida arbetsformer, energikris och olika hållbarhetsdiskussioner uppstår frågan om man fortfarande behöver stora kontorsytor eller om man hellre vill skapa ytor för samarbete och ge retreater för den som vill arbeta i fred. "

 

"Kontoret måste vara en mötesplats ... bort från kontemplativa arbetsplatser och mot samarbetande, kommunikativt arbete." 

 

Som arkitekt och arbetsplatsstrateg förklarar Christian Pistauer, medgrundare av Gustav, sitt tillvägagångssätt:

 "Arbetsplatser måste ses holistiskt: Människor, Plats och Teknik. Jag tittar på hur arbetsmiljön, tekniken och verktygen är och hur människorna i ett företag beter sig. Sedan ställer jag frågan: Vilka spelregler behöver sättas upp. för att föra samman dessa tre områden och utveckla en strategi som passar företaget?

--> Läs mer om: "The Evolution of Workplace Design"

Investera i lösningen: Verktyg och möbler

De nya behoven som uppstår genom skrivbordsdelning innebär att vi måste tänka om på kontoret. Det inkluderar investeringar i såväl utrustning som möbler anpassade för detta ändamål. Det finns en del fantastiska verktyg och utrustning som helt klart är designade för personer på kontor som delar skrivbord.

Christian, delade med sig av sin resa när han designade Gustav: "Idén om att hitta en lösning på detta problem ... fastnade för mig ... ett verktyg för de nya kontorskoncepten som skulle göra det lätt att ta med sig allt som ligger runt kontoret med du."

AOP Orphan Pharmaceuticals GmbH ("AOP Health"), ett österrikiskt läkemedelsföretag, anammade detta tillvägagångssätt. Deras anställda delade arbetsplatser dagligen och Gustav, en innovativ kontorsverktygslåda, underlättade deras agila arbetssätt. Sabine Pitterle, Group Lead Car Fleet & Office Management på AOP Health, förklarade, "Gustav hjälper inte bara till med transport av arbetsutrustning utan bidrar också till att kommunicera ämnet Desk Sharing/New Work på ett lekfullt och kreativt sätt."

ASFINAG , det österrikiska infrastrukturföretaget, implementerade skrivbordsdelning effektivt genom att tillhandahålla praktiska lösningar som Gustav. De insåg behovet av att investera i verktyg och möbler för att stödja skrivbordsdelningsmodellen, vilket gör det lättare för anställda att ta till sig det nya konceptet.

”Med detta nya koncept uppstod naturligtvis frågan om var man förvarar sina personliga och arbetsredskap. Tillsammans med våra konsulter letade vi efter verktygslådor inom ramen för skåplösningar som skulle göra detta möjligt. Och vi hittade Gustav.

 

"Designen var övertygande, du behöver inte ändra någonting och kan använda Gustav som den är i vardagen i arbetslivet."

 

Att utrusta kontoret med rätt verktyg och möbler är en avgörande aspekt av framgång med skrivbordsdelning. Gustavs innovativa design spelar en viktig roll för att underlätta denna övergång. Sabine Pitterle från AOP Health erkände , "Särskilt när jag inte har en fast arbetsplats... Gustav är ett sätt att hålla min arbetsplats någorlunda snygg."

--> Läs mer om: " Bästa verktygen för skrivbordsdelning"

Leda genom exempel

Ledarskap spelar en avgörande roll i ett framgångsrikt genomförande av skrivbordsdelning. Chefer och chefer måste aktivt anamma det nya sättet att arbeta och främja en kultur av samverkan och flexibilitet. Christian betonar vikten av detta ledarskapsstöd:

 

"Omvandlingen mot skrivbordsdelning och mer flexibilitet kan ske i små steg, men det måste vara genomtänkt och inte halvhjärtat."

 

Att föregå med gott exempel uppmuntrar anställda att anpassa sig till delade arbetsplatser mer effektivt.

Slutsats: Framgång med Dela Arbetsplats

Sammanfattningsvis beror framgången för skrivbordsdelning på flera nyckelfaktorer som lyfts fram av verkliga exempel. Genom att erkänna medarbetarnas föränderliga behov, designa kontoret för att passa det nya syftet, ha ett robust förändringsledningskoncept, investera i rätt verktyg och möbler och föregå med gott exempel, kan företag skapa produktiva och samarbetande arbetsmiljöer.

Erfarenheterna från Hutchison Drei Austria GmbH, AOP Orphan Pharmaceuticals GmbH ("AOP Health") och ASFINAG tjänar som värdefulla lärdomar för andra organisationer som vill implementera skrivbordsdelning effektivt. Dessutom kastar insikter från experter som Andreas Gnesda och Christian Pistauer ljus över betydelsen av ledarskapsstöd och förändringsledningsstrategier i denna transformation.

I takt med att den moderna arbetsplatsen fortsätter att utvecklas, kan omfamning av skrivbordsdelning och de faktorer som bidrar till dess framgång leda till ökad produktivitet, förbättrat samarbete och en positiv arbetskultur. Resan mot delade arbetsplatser är en möjlighet för företag att anpassa sig till det föränderliga landskapet och främja en mer flexibel och engagerande arbetsmiljö för sina anställda.

--> Läs mer: "Utforska fördelarna och nackdelarna med skrivbordsdelning"