Är hot-desking framtiden för arbete?

 

För företag som Google eller Deloitte är den fasta arbetsplatsen ett begrepp från det förflutna. Hot-desk är namnet på spelet - men vad har hotdesks att göra med flexibelt arbete och innovation?

 

 

Hett, Hetare, Hot Desking

Hot-desking är ett koncept för kontorsorganisation som gör den klassiska fasta arbetsstationen föråldrad. Anställda väljer ett nytt skrivbordsutrymme varje dag eller delar ett utrymme vid olika tidpunkter.

Var kommer hot-desking ifrån?

Idén är inte längre helt ny; moderna arbetsmiljöer med skrivbordsdelning växte fram redan i slutet av 1980-talet i Silicon Valley. Stora techföretag som Google och Facebook är pionjärer här, men hot-desking har blivit utbrett i olika branscher med ökande digitalisering.

Termen har för övrigt sina rötter i sjöfarten: sjömän i den amerikanska flottan delade sovplatser i "hot bunking" - medan den ena arbetade höll den andra kojen "varm".

Nya arbetssätt och flexibelt arbete

Hot-desking har blivit allt mer populärt de senaste åren i takt med att arbetet blivit mer flexibelt med nya tidsmodeller, digitala nätverk och mobilt arbete. Unga anställda har liten användning av klassiska "9 till 5" arbets- eller skåpkontor med fasta arbetsplatser; tids- och platsoberoende arbete börjar bli normalt.

 

Att dela eller inte dela? För- och nackdelar för företag

Hot-desking har varit normen för frilansare och nystartade företag, men även företag och stora företag tar upp trenden. Men vilka är fördelarna och nackdelarna? 

 

Pro: Modern, produktiv och billig

- Kostnadsbesparingar

Eftersom det vanligtvis finns färre arbetsstationer än anställda inom hot-desking kan företag spara upp till 30 % på lokalhyra, värmekostnader och underhåll av utrustning.

- Effektivitet och tillväxt

Studier visar att autonom tidshantering och en on-demand-arbetsyta bidrar till ökad produktivitet hos de anställda. Dessutom kan frilansare och utomstående lättare integreras i teamet. 

- Bättre kommunikation och motivation

Hot desking ger variation på kontoret och främjar kommunikationen mellan olika avdelningar. Särskilt när ledningsnivån också blandar sig med medarbetarna mjukas de klassiska hierarkierna upp, och en känsla av samhörighet skapas.

- Modern arbetsgivarvarumärke

När man tävlar om kvalificerade arbetare och unga talanger blir ett koncept som hot desking flaggskeppet för en innovativ, modern arbetsgivare.

 

 Nackdelar: Stressigt, opersonligt, isolerat

- Minskande produktivitet

Det dagliga sökandet efter en arbetsstation, montering och demontering av nödvändig utrustning och bristen på lagringsutrymme kan kosta tid. Människor som byter säte bredvid dig och omgivningsljudet kan också påverka produktiviteten.

- Mindre individualitet

Familjefotot vid skrivbordet, kalendern på väggen, den perfekt anpassade kontorsstolen - alla dessa anpassningar utelämnas med heta skrivbord. Människor kanske känner att ens individualitet och personliga behov inte har något utrymme. Motivation och lojalitet lider i längden.

– Laganda och kommunikation går förlorad

Att sitta tillsammans i team främjar generellt kommunikationen. Men den ständiga förändringen av människor som sitter bredvid varandra gör att det inte finns tid för ett mer intensivt utbyte, vilket påverkar hela samhället.

 

Förutsättningar för hot-desking

Huruvida hot-deking i slutändan ger fler fördelar eller nackdelar för ett företag beror mycket på förberedelserna och utformningen av kontoret.

En digital arbetsplattform är nödvändig. Varje anställd kan logga in via en molnklient och komma åt företagets nätverk med nödvändiga data och program. Även företagsmobiltelefoner kan använda denna teknik.

 

Kunskap och förändringshantering

Hot-desking fungerar bra beroende på ett företags kultur och kommunikation. När hot-desking nyligen introduceras är det extra viktigt att involvera personalen i processen, till exempel genom utbildningar och feedback-loopar.

Hot-desks bästa praxis inkluderar en clean desk-policy, det vill säga att lämna en ren och tom arbetsplats. Ni bör också komma överens om regler kring hygien, att äta vid skrivbordet, dataskydd m.m.

 

Kontorsutrymme och gemenskap

Hot-desking vänder upp och ner på klassiska kontorskoncept och kräver nya, kreativa lösningar. Chefens hörnkontor eller labyrinter av korridorer och skiljeväggar är ett minne blott. Alla arbetar i ögonhöjd i öppna, transparenta lokaler med lika värdefulla arbetsplatser.

Förvaringsmöjligheter för personliga tillhörigheter bör finnas - till exempel i form av skåp eller mobila skrivbordscaddier som Gustav, som hjälper till att sätta upp en arbetsplats på några sekunder.

Genom att spara individuella kontorsutrymmen frigörs också mer utrymme för dedikerade och gemensamma utrymmen, såsom gemenskapslounger, kök och cafeteria, konferenszoner, telefonboxar och rastnischer.

 

Hot-desking i bruk: exempel på bästa praxis

Hos Google utövas idag hot-desking vid sidan av andra arbetsformer som hybridarbete, distansarbete, tankesmedjor etc. Företaget har sin mjukvara för skrivbordsbokning. Dess bordsbokningsprogram ger en överblick. En prototyp för framtidens hot-deking presenterades nyligen: Bord och stolar som automatiskt anpassar sig efter användarens personliga behov efter inloggning.

Deloitte flyttade in i "The Edge" i Amsterdam 2015, enligt uppgift den grönaste och smartaste kontorsbyggnaden globalt. Här finns bara 1 000 arbetsstationer för cirka 2 500 anställda, och en intern app söker självständigt efter och bokar en hot-desk när man går in i byggnaden. På Erste Bank Campus i Wien var personalen involverad i planeringen av hot-desk-systemen från början, med tester och modellkontor som lät deras feedback flöda direkt in i designen. 

Små och medelstora företag drar redan nytta av hot-desking. Threadless i Chicago driver en interaktiv designgemenskap, där flexibel skrivbordsdelning främjar kreativt utbyte och nya samarbeten. WeWork, med huvudkontor i New York, har specialiserat sig på att erbjuda hippa co-working-utrymmen och hot desk-lösningar för frilansare och företagsteam på upp till 100 personer.

 

Finns det en framtid för hot-desking?

Hot-desking har uppstått som ett svar på nya arbetsvillkor och samhällsförändringar. I framtiden kommer företagen att fortsätta att behöva kostnadseffektiva och innovativa rymdlösningar och anställda uppskattar flexibla arbetsplatser ännu mer sedan pandemin.

Globalt har företag visat att hot-deking är anpassningsbart – konceptet är mest framgångsrikt när det är tillgängligt för anställda att välja på vid sidan av andra arbetsformer som hemmakontoret eller hybridarbete. En kontorsbyggnad blir dess by med "arbetskvarter" för samverkan, koncentrerat arbete, vila, presentation och nätverkande.

Företag måste tänka på nya åtgärder för att främja individualitet och laganda – och får inte glömma personens individualitet. Med Gustav är det enkelt. När allt kommer omkring kan skrivbordsvagnen enkelt anpassas och anpassas efter varje individs behov. Det är den första bärbara kontorsverktygslådan som kombinerar ergonomiskt arbete och individuell arbetsplatsdesign.