Hybridarbete efter Corona

Den nya normen efter Corona?

Det har gått ungefär två år sedan Corona-pandemin bröt in i våra liv och vände upp och ner på arbetsvärlden. Vi vill alla äntligen återgå till någon form av – framför allt social – normalitet. Men krisen medförde också positiva förändringar: mobilt arbete och mer flexibla arbetsvillkor blev den nya standarden, samtidigt som digitaliseringen i företagen drevs framåt med stormsteg.

En sak är klar idag, människor vill inte helt återgå till pre-pandemiska arbetsförhållanden, och de vill inte heller arbeta på distans och med social distans på sikt. Det glada mediet för det nya arbetssättet kallas enligt Corona: hybridarbete.

Tillbaka till framtiden: hybridarbete

Hybridarbete kombinerar det bästa av två världar: hemmakontor eller mobilt arbete och arbete på kontoret. Exakt hur konceptet implementeras är starkt beroende av företaget och ledarstilen och branschen. 3+2-modellen är vanligast, med vanligtvis tre dagar på kontoret och två hemma. Före 2020 var konceptet vanligast i teknikföretag och särskilt innovativa företag. Fortfarande, idag, enligt studien "The Future of Work. From remote to hybrid", är situationen redan en helt annan: cirka 75 % av företagarna vill möjliggöra hybrida arbetsformer i framtiden.

Ett tydligt ramverk är grunden för mobilt arbete

Inte allt hybridarbete är detsamma. För att konceptet ska fungera framgångsrikt långsiktigt och bli en del av företagskulturen krävs tydliga regelverk hos arbetsgivaren och inom avdelningar eller team. Grundläggande frågor är till exempel om mobilt arbete möjliggörs för hela arbetsstyrkan eller bara för enskilda. Kommer detta att bestämmas av cheferna eller beslutas på ett deltagande sätt i team?  

Transparent kommunikation och likvärdighet

Tids- och platsoberoende arbete löser tidigare fasta gränser. Att checka in på arbetsplatsen på morgonen eller ta en fika-chat med kollegor är inte längre nödvändigt; bristen på fysisk närvaro gör det svårare att hålla överblicken och kan utlösa otrygghet bland stationära anställda. På sikt kommer en transparent kommunikation mellan ledning och personal och inom team att vara mest efterfrågad.

En annan framgångsfaktor för hybridsamarbete är skapandet av liknande ramvillkor för stationära och mobila arbetssätt. Det ska också klargöras vilka verksamheter som är lämpliga för vilka scenarier.

Nya krav på kontoret

De senaste åren har vår relation till arbetet och kraven på arbetsplatser förändrats radikalt. Kontoret och dess rumsliga utformning måste anpassas till arbetarnas nya behov. Företag som sedan en tid tillbaka planerar om- eller nybyggnation har nu möjlighet till stora förändringar.

Ny flexibilitet = nytt fokus på kontoret

Det fysiska kontoret är fortfarande en viktig faktor för produktivitet och identifiering – men fokus måste ställas annorlunda. Begrepp som aktivitetsbaserat arbete delar in kontoret i olika aktivitetszoner. Designen fokuserar på medarbetarnas behov och kan även anpassas med kort varsel.

 Kontoret som en plats för kollektivt utbyte och kreativitet

Det finns en tendens att enskilda arbetsplatser minskar och koncentreras till arbetsuppgifter som utförs på hemmakontoret. Kontoret kan medvetet utöka de försummade elementen i mobilt arbete: direkt och spontant utbyte, kreativitet och innovation och gemensamma aktiviteter som skapar samhörighet.

Måste för hybridarbete: Teknisk utrustning och kunnande

En optimal teknisk infrastruktur är en av de viktigaste förutsättningarna för mobilt arbete och hybridsamarbete. Även här behöver ramvillkoren förtydligas – tillhandahålls utrustningen eller stöds ekonomiskt? Utöver lämplig teknisk utrustning ska även ergonomiska möbler för arbetsplatsen och kostnader för internet, el mm beaktas. Dessutom utvecklas strukturen för samarbetet med ny teknik.

Hybridmöten är mer än bara videokonferenser

För att fullt ut utnyttja potentialen med hybridmöten måste de genomföras och förberedas på ett nytt sätt. Exakta minuter, en passande sittplats och målinriktad moderering är lika viktigt som rätt samarbets- och videomjukvara eller kvalitativ teknisk utrustning. Variabel kameravägledning eller virtual reality-scenarier går några steg längre in i framtiden.

Teknik och säkerhet

Säkerhetsfrågan spelar en allt viktigare roll på den hybrida arbetsplatsen. Om känsliga uppgifter och dokument behandlas digitalt behövs åtkomstbestämmelser och krypteringssystem, eller säker lagring av analoga dokument. Företag och anställda tar mer ansvar men har också mer förtroende. 

Nya färdigheter för ledning och personal

Vad den hybrida chefen 2.0 behöver 

Chefer har i sina händer hur omfattningen och processen för mobilt arbete bestäms. Förebildseffekten hos chefer ska inte heller underskattas – bara om de aktivt exemplifierar hybridmodellen och klarar sig utan saker som ett eget hörnkontor kan företagskulturen och arbetssätten förändras permanent.

Att leda på distans kräver nya mjuka och hårda färdigheter, men det viktigaste är transparens och tillit från båda sidor. Arbetet blir mer självstyrt och resultatinriktat och den klassiska arbetsgivar- och arbetstagarhierarkin upplöses till förmån för deltagande former. Personligt utbyte, flexibilitet och chefens mänsklighet får nytt utrymme och betydelse i hybriden.

Hybridkompetenser för anställda

I hybridarbete ges personalen större frihet, vilket å andra sidan för med sig ett ökat personligt ansvar och självorganisering. Den realistiska bedömningen av ens förmågor och behov är lika viktig som kontinuerlig samordning inom teamet. Att behärska nuvarande tekniska verktyg och riktad kommunikation kommer att vara kärnkompetenser.

Sist men inte minst är mindfulness en nyckelfaktor – det innebär att skydda sig från tidsmässiga avgränsningar och digital stress och att medvetet odla relationer med kollegor.

Hybrid HR och medarbetarupplevelse

Human Resources är där alla trådar av kulturförändringar möts – framgångsrika hybridkontor kräver också nya strategier för HR-utveckling och fokus på medarbetarupplevelsen.

Hybrid onboarding

Vid rekrytering har hybridmetoder redan fungerat bra under pandemin och stärkt den internationella kandidatmarknaden – med virtuell onboarding blir det svårare. Personlig kontakt är fortfarande särskilt viktig för integrering i teamet och för förtrogenhet; digitala verktyg som onboarding-appar kan ge ytterligare stöd.

Hybridarbete blir en viktig del av arbetsgivarvarumärket

I tider av kompetensbrist och vågor av uppsägningar har de sökande mer makt än någonsin. Nyligen genomförda undersökningar vill ha mer flexibla arbetsmodeller och en balanserad företagskultur. Hybridarbete håller på att bli en avgörande faktor i konkurrensen om de bästa arbetarna. Men för att behålla anställda måste det vara mer än bara en galjonsfigur och måste implementeras varsamt.