Erfolgreiches Desk-Sharing

Da sich der moderne Arbeitsplatz weiterentwickelt, ist Desk-Sharing zu einem beliebten Arbeitsplatzkonzept geworden, das von Unternehmen angenommen wird, die den Raum optimieren, die Zusammenarbeit fördern und den sich ändernden Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht werden möchten. Dieser Artikel befasst sich mit Fallstudien aus der Praxis von Unternehmen, die Desk-Sharing erfolgreich implementiert haben, und untersucht die Schlüsselfaktoren, die zu ihrem Erfolg beigetragen haben.

Den Wandel der Bedürfnisse anerkennen

Um Desk-Sharing effektiv umzusetzen, ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, die sich ändernden Bedürfnisse und Vorlieben ihrer Belegschaft zu berücksichtigen. Andreas Gnesda, Geschäftsführer von teamgnesda und Arbeitsplatzstratege, betont diesen Punkt:

 

„Die letzten zwei Jahre haben das Thema Büro völlig auf den Kopf gestellt.“Mitarbeiter möchten mindestens zwei bis drei Arbeitstage pro Woche remote arbeiten."

Es ist wichtig, diesen Übergang mit Empathie anzugehen und die emotionalen Bedürfnisse zu verstehen, die Menschen haben, wenn sie zu einem Shared-Desk-Konzept wechseln. Christian Pistauer, Mitgründer von Gustav sagt: „Wichtig ist, dass die Geschäftsführung voll hinter der Lösung steht und diese dann auch selbst praktiziert – keine Großraumbüros mit Einzelzimmern für die Chefetage.“ Der Wandel hin zu Desk-Sharing und mehr Flexibilität kann in kleinen Schritten erfolgen, muss aber gut durchdacht und nicht halbherzig erfolgen.„

Hutchison Drei Austria GmbH, ein Telekommunikationsunternehmen, hat die Bedeutung eines physischen Treffpunkts auch angesichts des Sieges des mobilen Arbeitens erkannt. Sie reduzierten die Zahl der festen Arbeitsplätze von 1500 auf 900 und führten ein Desk-Sharing-Modell ein, bei dem jede Abteilung über exklusive Teamzonen verfügte.

Matthias Krumpel, Teamleiter Facility Management bei Hutchison Drei, betonte: „Für uns ist ein Büro ein Ort, an dem sich Menschen wohlfühlen sollen. Während der Pandemie sind wir auf mobiles Arbeiten umgestiegen und nutzen diese Möglichkeit nun verstärkt.

„Unsere Mitarbeiter gehen gerne ins Büro: Für den persönlichen Austausch und die soziale Interaktion und den Zusammenhalt ist ein physischer Treffpunkt einfach unerlässlich.“"

Das Büro so gestalten, dass es dem neuen Zweck entspricht

Wie sieht also ein Desk-Sharing-Büro aus? Die Schaffung eines Arbeitsbereichs, der dem neuen Konzept entspricht, ist für den Erfolg des Desk-Sharings von entscheidender Bedeutung. Sabine Zinke, Expertin für Organisationsplanung und Change Management, erklärt:

„Gerade in Zeiten hybrider Arbeitsformen, der Energiekrise und diverser Nachhaltigkeitsdiskussionen stellt sich die Frage, ob man noch große Büroflächen braucht oder lieber Räume für die Zusammenarbeit schafft und Rückzugsmöglichkeiten für diejenigen bietet, die arbeiten wollen.“ in Frieden.„

"Das Büro muss ein Ort der Begegnung sein.weg von kontemplativen Arbeitsplätzen, hin zu kollaborativem, kommunikativem Arbeiten." 

 

Als Architekt und Arbeitsplatzstratege erklärt Christian Pistauer, Mitbegründer von Gustav, seinen Ansatz:

 "Arbeitsplätze müssen ganzheitlich betrachtet werden: Menschen, Ort und Technologie. Ich schaue mir an, wie das Arbeitsumfeld, die Technik und die Werkzeuge sind und wie sich die Menschen in einem Unternehmen verhalten. Dann stelle ich die Frage: Welche Spielregeln müssen festgelegt werden, um diese drei Bereiche zusammenzubringen und eine zum Unternehmen passende Strategie zu entwickeln?

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Investieren Sie in die Lösung: Werkzeuge und Möbel

Die neuen Bedürfnisse, die durch Desk-Sharing entstehen, erfordern, dass wir das Büro neu denken müssen. Dazu gehört auch die Investition in hierfür geeignete Geräte und Möbel.Es gibt einige großartige Werkzeuge und Geräte die eindeutig für Personen in Desk-Sharing-Büros konzipiert sind.

Christian erzählte von seiner Reise beim Entwurf von Gustav: „Die Idee, eine Lösung für dieses Problem zu finden.“blieb bei mir hängen.Ein Tool für die neuen Bürokonzepte, mit dem sich alle im Büro herumliegenden Dinge problemlos mitnehmen lassen.„

AOP Orphan Pharmaceuticals GmbH („AOP Health“), ein österreichisches Pharmaunternehmen, hat sich diesen Ansatz zu eigen gemacht. Ihre Mitarbeiter teilten sich täglich den Arbeitsplatz, und Gustav, eine innovative Office-Toolbox, erleichterte ihren agilen Arbeitsansatz. Sabine Pitterle, Group Lead Car Fleet & Office Management bei AOP Health, erklärt: „Gustav hilft nicht nur beim Transport von Arbeitsgeräten, sondern trägt auch dazu bei, das Thema Desk Sharing/New Work auf spielerische und kreative Weise zu vermitteln.“„

ASFINAG, das österreichische Infrastrukturunternehmen, implementierte Desk-Sharing effektiv, indem es praktische Lösungen wie Gustav bereitstellte. Sie erkannten die Notwendigkeit, in Werkzeuge und Möbel zu investieren, um das Desk-Sharing-Modell zu unterstützen, um den Mitarbeitern die Akzeptanz des neuen Konzepts zu erleichtern.

„Bei diesem neuen Konzept stellte sich natürlich die Frage, wo man seine persönlichen und beruflichen Utensilien aufbewahren sollte.“ Gemeinsam mit unseren Beratern suchten wir nach Toolboxen im Kontext von Schließfachlösungen, die dies ermöglichen. Und wir haben Gustav gefunden.

„Das Design hat überzeugt, man muss nichts ändern und kann Gustav so nutzen, wie es im Arbeitsalltag ist.“”

 

Die Ausstattung des Büros mit den richtigen Werkzeugen und Möbeln ist ein entscheidender Aspekt für den Erfolg von Desk-Sharing. Gustavs innovatives Design spielt eine wichtige Rolle bei der Erleichterung dieses Übergangs. Sabine Pitterle von AOP Health bestätigte, „Vor allem, wenn ich keinen festen Arbeitsplatz habe.“Gustav ist eine Möglichkeit, meinen Arbeitsplatz einigermaßen aufgeräumt zu halten.„

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Mit gutem Beispiel vorangehen

Führung spielt eine entscheidende Rolle bei der erfolgreichen Umsetzung von Desk-Sharing. Führungskräfte und Manager müssen die neue Arbeitsweise aktiv annehmen und eine Kultur der Zusammenarbeit und Flexibilität fördern. Christian betont die Bedeutung dieser Führungsunterstützung:

„Der Wandel hin zu Desk-Sharing und mehr Flexibilität kann in kleinen Schritten erfolgen, muss aber gut durchdacht und nicht halbherzig erfolgen.“"

 

Mit gutem Beispiel voranzugehen ermutigt Mitarbeiter, sich effektiver an gemeinsame Arbeitsbereiche anzupassen.

Fazit: Erfolgreiches Desk-Sharing

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Erfolg des Desk-Sharing von mehreren Schlüsselfaktoren abhängt, die anhand von Beispielen aus der Praxis hervorgehoben werden. Durch die Anerkennung der sich ändernden Bedürfnisse der Mitarbeiter, die Gestaltung des Büros im Einklang mit dem neuen Zweck, ein solides Change-Management-Konzept, die Investition in die richtigen Werkzeuge und Möbel und eine Vorbildfunktion können Unternehmen produktive und kollaborative Arbeitsumgebungen schaffen.

Die Erfahrungen von Hutchison Drei Austria GmbH, AOP Orphan Pharmaceuticals GmbH („AOP Health“) und ASFINAG dienen als wertvolle Lektionen für andere Organisationen, die auf der Suche sind Desk-Sharing effektiv umzusetzen. Darüber hinaus beleuchten Erkenntnisse von Experten wie Andreas Gnesda und Christian Pistauer die Bedeutung von Führungsunterstützung und Change-Management-Strategien in dieser Transformation.

Da sich der moderne Arbeitsplatz ständig weiterentwickelt, können die Nutzung von Desk-Sharing und die Faktoren, die zu seinem Erfolg beitragen, zu höherer Produktivität, verbesserter Zusammenarbeit und einer positiven Arbeitskultur führen. Der Weg zu gemeinsamen Arbeitsbereichen bietet Unternehmen die Möglichkeit, sich an die sich verändernde Landschaft anzupassen und ein agileres und ansprechenderes Arbeitsumfeld für ihre Mitarbeiter zu schaffen.

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