Desk Sharing: Das flexible Büro

 

Desk-Sharing? Dieses Wort hören wir immer öfter. Aber was genau bedeutet „Desk Sharing“? Ist es ein starres Konzept? Und machen gemeinsame Schreibtische mit Kollegen Sinn – oder ist es nur der neueste, aber sicher nicht der letzte Trend für modernes Arbeiten? 

Der moderne Arbeitsplatz ist schon lange erforscht, erprobt und umgesetzt: Großraumbüros, Rückzugskabinen, kleinere Büroräume, Homeoffices... Je nach Branche, Unternehmen und Land gibt es ganz eigene Ansätze, die teilweise entwickeln sich schneller, manchmal langsamer. Doch ein historisches Ereignis aktivierte den Turbo: die Corona-Pandemie. New Work, hybrides Arbeiten – das waren keine Schlagworte mehr; sie waren plötzlich Realität.

Seitdem ist es für eine überwältigende Mehrheit der Büroangestellten weltweit selbstverständlich, dass sie zumindest einen Teil ihrer Arbeit zu Hause oder unterwegs erledigen. Das hat Auswirkungen auf das Büro: Viele Arbeitsplätze sind verlassen, einige Räume stehen leer. Für im Büro sitzende Mitarbeiter sind die leeren Schreibtische keine große Motivation. Und für das Unternehmen macht ein großes, halb leeres Büro wirtschaftlich kaum Sinn.

 

Der feste Schreibtisch ist eine Sache der Vergangenheit.

Die Unternehmen reagieren also; sie wollen sparen und optimieren. Deskshare bzw. Desk Sharing ist hier ein Ansatz: Mit weniger Schreibtischen und Arbeitsplätzen können kleinere Räumlichkeiten angemietet werden – oder es wird Platz für andere Dinge frei, etwa für ruhige Rückzugsorte oder Orte des sozialen Austauschs. Es gibt also nicht mehr für jeden Mitarbeiter fest zugewiesene Schreibtische. Wenn Sie ins Büro kommen, müssen Sie sich jedes Mal einen neuen Arbeitsplatz suchen, an dem Sie den Tag verbringen. Der Deal ist, dass wir öfter von zu Hause aus arbeiten können.

Damit Desk-Sharing aber wirklich gut funktioniert, ist es für ein Unternehmen unerlässlich, Mitarbeiter an Bord zu haben. Ihre Bedürfnisse nach produktiver Arbeit müssen berücksichtigt, ihre Motivation aufrechterhalten und eine gute Kommunikation ermöglicht werden. Eine vollendete Tatsache ist daher bei der Umstrukturierung des Arbeitsplatzes wenig wirksam und sorgt im schlimmsten Fall für anhaltenden Unmut.

 

Das eine Modell gibt es nicht – aber es braucht ein Konzept

Es reicht nicht aus, die Hälfte der Schreibtische zu entfernen oder in ein kleineres Büro umzuziehen. Desk-Sharing ist kein starres, einfaches Modell, das innerhalb eines Tages implementiert werden kann – es gibt kein Patentrezept für jedes Unternehmen. Die Anzahl der Mitarbeiter, die Organisationsstruktur, die Teameinheiten, die Art der Arbeit und die individuellen Eigenschaften der Mitarbeiter erfordern ein maßgeschneidertes Konzept. Und dies sollte gemeinsam mit der Belegschaft entwickelt werden.

1. New Work bedeutet neue Möglichkeiten. Moderne Technologien und Raumkonzepte tragen dazu bei, erfolgreiches Desksharing umzusetzen, das von den Mitarbeitern gut angenommen wird. Eine Desk-Sharing-Software ermöglicht es einzelnen Teammitgliedern, ihre Plätze im Voraus zu reservieren und sorgt dafür, dass diejenigen im Nachteil sind, die sich anmelden oder etwas später im Büro erscheinen.
2. Keine einzelnen Gegenstände und Geräte teilen: Headsets, Tastaturen, Mäuse, Tablets: Das sind meist persönliche Gegenstände, die Mitarbeiter nicht unbedingt teilen möchten – auch eine Frage der Hygiene, die gerade in Pandemiezeiten zentral ist. Daher sollten diese Gegenstände kabellos sein und von den Teammitgliedern in einer individuellen, leicht zu tragenden Box oder einem Schrank wie Gustav aufbewahrt werden. So geht nichts verloren und das Reinigungspersonal freut sich über den freien Platz.
3. Büromöbel sollten leicht verstellbar sein: Benutzer müssen die Höhe eines Stuhls anpassen oder sich schnell selbst überwachen können. Lichtsensoren sorgen für die automatische Beleuchtung eines gerade genutzten Schreibtisches. Das Ankommen am Schreibtisch sollte nicht mit unzähligen lästigen Handbewegungen verbunden sein. Ein gutes Desk-Sharing-Konzept behält den gesamten Tagesablauf und die vielfältigen Aktivitäten der Teams im Blick.
4. Sauberer Schreibtisch und Platz für private Dinge: Gerade bei Gemeinschaftsarbeitsplätzen ist natürlich auch auf die Sicherheit zu achten. Mit einer klaren, sauberen Schreibtischrichtlinie verhindert jedes Büro, dass vertrauliche Informationen zugänglich sind. Das Abmelden am Computer und das Entfernen aller Papierdokumente schützt die Daten und sorgt für einen aufgeräumten Schreibtisch, der beim Desk-Sharing wohl für jeden unerlässlich ist.

Bei all dem Planen und Nachdenken über Technik, Ausstattung und Schreibtischorientierung darf man eines nicht vergessen: Mitarbeiter sind Individuen mit Privatleben. Fotos ihrer Kinder, Urlaubspostkarten von Kollegen, Kaktus oder duftende Handcreme. Für diese Dinge muss Platz sein. Ein Büro, das auf Desk-Sharing ausgerichtet ist, darf die persönliche Note nicht außer Acht lassen. Es muss darüber nachgedacht werden, wo und wie private Dinge im Büro integriert werden können.

 

Die Vorteile des Desk-Sharings...

• Ein neues Arbeitsplatzkonzept ist auch eine neue Chance, Hierarchien abzubauen. Die Kommunikation zwischen den Führungsebenen wird offener und unkomplizierter. Ist das große Eckbüro mit der Draufsicht nicht mehr nur dem Chef vorbehalten? Das ist ein wichtiges Zeichen. Und der schlecht beleuchtete Schreibtisch mit dem Rücken zur Tür ist nicht mehr dem Praktikanten vorbehalten? Vielleicht ist der ungeliebte Schreibtisch ganz verschwunden und der Praktikant sitzt gerade in einem hellen, schönen Arbeitsbereich mit netten Kollegen.
• Es ist kein Geheimnis: Desk-Sharing bedeutet weniger Schreibtische und weniger Platz. Dies geht mit erheblichen Einsparungen bei den Betriebskosten einher. Dies erleichtert die Bewältigung herausfordernder Zeiten – und das Unternehmen kann stattdessen in andere Mitarbeitervorteile investieren, die das Team heutzutage viel mehr schätzt.
• Wenn Unternehmen verschiedenster Branchen händeringend auf der Suche nach qualifiziertem Personal sind, kommt es auf das Image an. Was für ein Unternehmen möchten Sie für potenzielle Mitarbeiter sein? Staubig, altmodisch, starr? Oder zukunftsorientiert mit Blick auf die tatsächlichen Bedürfnisse eines Teams in Zeiten hybrider Arbeit? Für Letzteres ist Desk Sharing ein klares Signal. Erwähnen Sie daher bei Ihren Employer-Branding-Aktivitäten gerne Ihr Desk-Sharing-Modell.
• Als Vorteil des Desk-Sharing ist auf jeden Fall zu nennen: die Mitarbeiterzufriedenheit. Planen Sie die Veränderungen im Büro behutsam und hören Sie aufmerksam auf die Vorschläge und Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter. Mit Desk-Sharing können Sie Geld sparen und dem gesamten Team langfristig ein motiviertes Arbeiten ermöglichen.
• Empathie, Kreativität, Flexibilität: Die Nutzung unterschiedlicher Arbeitsplätze bedeutet ständige Veränderung. Wir verstehen die Perspektiven unserer Kollegen besser, können besser auf neue Umstände reagieren und regen unsere kreativen Fähigkeiten jeden Tag aufs Neue an.

 

...und die Nachteile?

• Zeitaufwand und geringere Produktivität: Wenn wir ständig aufräumen, Arbeitsplätze suchen und um die besten Schreibtische streiten müssen, sind wir sicherlich nicht effizient, motiviert und produktiv. Ein klares Konzept ist daher dringend erforderlich.
• Unsicherheit: Viele Arbeitnehmer empfinden ein neues Arbeitsplatzmodell als Bedrohung. Was passiert hier? Werde ich der Nächste sein, wenn mein fester Schreibtisch weg ist? Arbeitgeber müssen klar mit ihren Teams kommunizieren und ihnen zeigen, dass Desk-Sharing das Unternehmen und die Belegschaft positiv verändern kann.
• Wettbewerbsfähige Arbeitsplatzauswahl: Die Rückkehr in einen regulären Job dauert nicht lange. Manche Mitarbeiter kommen extra früher ins Büro. Andere nutzen die neue Buchungssoftware, um sich den Platz bis 2053 zu sperren. Streitigkeiten um einen Schreibtisch sollten unbedingt vermieden werden – mit einer fairen Vergabe, klaren Regeln und einem Buchungssystem, das Diskriminierung verhindert.
• Reduzierter Zusammenhalt im Team: Eine Befürchtung, die bei schlechter Planung wahr werden kann. Der Lieblingskollege sitzt nicht mehr jeden Tag neben einem und der typische Informationsfluss im Team oder Raum verändert sich. Regelmäßige Meetings (real oder virtuell) und moderne Kommunikationstools sind wichtig, um zu vermeiden, dass sich Mitarbeiter ausgeschlossen, isoliert oder unzureichend informiert fühlen.

 

Fazit: Wie Desk-Sharing als Zukunft der Arbeit funktioniert

Desk-Sharing ist in vielen Unternehmen, Branchen und Abteilungen längst angekommen. Es ist wichtig, keine Angst vor Veränderungen zu haben, sondern die großen Chancen zu erkennen. Mit einem klaren Modell, das die Vorstellungen und Wünsche des Teams integriert und klaren Regeln, die sowohl für Chef als auch für Praktikanten gelten, kommt Desk Sharing dem Unternehmen und allen Mitarbeitern zugute.