Wie man das richtige Desk-Sharing-Verhältnis für Ihr Büro berechnet

Was ist ein Schreibtisch-Sharing-Verhältnis?

Das Schreibtisch-Sharing-Verhältnis (manchmal auch Schreibtisch-zu-Mitarbeiter-Verhältnis genannt) beschreibt, wie viele Arbeitsplätze im Vergleich zur Gesamtzahl der Mitarbeiter verfügbar sind.

Es gibt zwei gängige Möglichkeiten, es auszudrücken:

• Als Prozentsatz:
  Ein Schreibtisch-Sharing-Verhältnis von 80 % bedeutet, dass für 100 Mitarbeiter 80 Schreibtische verfügbar sind.

• Als numerisches Verhältnis:
  Ein Verhältnis von 1.2 bedeutet, dass es 120 Mitarbeiter für 100 Schreibtische gibt.

Beide beschreiben dieselbe Beziehung — die erste konzentriert sich auf verfügbare Schreibtische, die zweite auf Gesamtpersonal.

 

Desk-Sharing-Umrechnungstabelle

Das Verständnis des Desk-Sharing-Verhältnisses Ihres Unternehmens ist ein entscheidender erster Schritt bei jedem Projekt zur Planung hybrider Arbeitsplätze oder Büroräume.

Warum Desk Sharing für hybride Arbeitsplätze wichtig ist

Unternehmen führen Desk Sharing ein, um flexiblere, effizientere und nachhaltigere Arbeitsplätze zu schaffen.
In den meisten Fällen gibt es zwei Hauptziele:

1. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
   Desk Sharing ermöglicht es Organisationen, Teamgrößen, Projektgruppen und Raumaufteilungen einfach anzupassen – ohne ständige Umkonfiguration.

2. Raum- und Kosteneffizienz
   Indem die Anzahl der Schreibtische an die tatsächliche Nutzung angepasst wird, können Unternehmen ungenutzte Flächen reduzieren und ihren Immobilien-Fußabdruck optimieren.

Wenn Desk Sharing durchdacht umgesetzt wird, unterstützt es die Autonomie der Mitarbeiter und senkt gleichzeitig erheblich die Immobilien- und Energiekosten.

Desk-Sharing-Verhältnisse – Ein sich bewegendes Ziel

Die Natur der modernen Arbeit ist ständiger Wandel – und damit einher geht die Notwendigkeit zur Flexibilität. Das ist einer der Hauptgründe, warum Desk Sharing so beliebt geworden ist. Aber dasselbe Prinzip gilt auch für die Desk-Sharing-Verhältnisse selbst: Sie verändern sich im Laufe der Zeit, wenn sich die Mitarbeiterzahl, Teams und Arbeitsmuster entwickeln.

Um das Verhältnis richtig zu bestimmen, müssen Organisationen kontinuierlich die Belegungsraten, das Verhalten der Mitarbeiter und deren Zufriedenheit überwachen. Diese Erkenntnisse erleichtern es, bei Bedarf flexibel nach oben oder unten zu reagieren, sodass der Arbeitsplatz effizient, komfortabel und an die tatsächliche Arbeitsweise der Menschen angepasst bleibt.

 

So berechnen Sie Ihr Desk-Sharing-Verhältnis

Es gibt zwei Hauptansätze zur Berechnung des korrekten Schreibtisch-zu-Mitarbeiter-Verhältnisses:
eine Best-Practice-Schätzung und eine datenbasierte Analyse.

1. Verwenden Sie Best-Practice-Zahlen (Schnellschätzung)

Wenn Sie am Anfang Ihrer Desk-Sharing-Reise stehen und noch keine Nutzungsdaten haben, verwenden Sie diese Branchen-Benchmarks als Orientierung:

2. Verwenden Sie echte Daten (Best-Case-Ansatz)

Für eine genauere Berechnung analysieren Sie wie die Menschen Ihr Büro tatsächlich nutzen.
Dies kann durch Folgendes erfolgen:

• Zugangskarten- oder Badge-Daten: messen die tägliche Anwesenheit.

• Desk-Booking-Software: verfolgt die Schreibtischbelegung in Echtzeit.

• Manuelle Nutzungsstudien: stündliche Zählungen der belegten Schreibtische über ein oder zwei Wochen.

• Mitarbeiterbefragungen: zeigen Home-Office-Muster und Präferenzen auf.

Je mehr Daten Sie sammeln, desto genauer können Sie Ihr Desk-Sharing-Verhältnis festlegen.
Wenn die Analyse beispielsweise eine wöchentliche Spitzenbelegung von 65 % zeigt, könnten Sie sicher mit einem Desk-Sharing-Verhältnis von 75-80 % planen, mit dem Ziel einer Spitzenbelegung von 85-90%, um Spielraum für Spitzentage zu lassen. (10-15 % Raumkapazität)

Was ein gutes Desk-Sharing-Verhältnis ausmacht

Ein erfolgreiches Desk-Sharing-Modell beinhaltet immer einen Puffer für Flexibilität — typischerweise 10 – 15 % freie Kapazität, mit dem Ziel einer durchschnittlichen Spitzenbelegung von 85-90%
Dies stellt sicher, dass Mitarbeiter auch an geschäftigen Tagen leicht einen Schreibtisch finden können.

Wenn die durchschnittliche Spitzenbelegung der Schreibtische regelmäßig 85 % überschreitet, kann sich der Arbeitsplatz überfüllt und stressig anfühlen. Das Ziel ist es, das System mühelos und intuitiv zu gestalten, nicht einschränkend.

Wie man Desk-Sharing im Laufe der Zeit optimiert

Desk Sharing ist kein "einmal einrichten und vergessen"-Modell. Sobald es etabliert ist, sollten Sie Ihr Verhältnis regelmäßig überwachen, überprüfen und anpassen:

• Verfolgen Sie die Nutzung kontinuierlich über Buchungs- oder Sensorsysteme.

• Sammeln Sie Feedback durch vierteljährliche Mitarbeiterzufriedenheitsumfragen.

• Richten Sie Richtlinien aus mit Führung, HR und Facility-Teams.

• Passen Sie Zielverhältnisse an, wenn sich die Remote-Arbeitsgewohnheiten weiterentwickeln.

Im Laufe der Zeit können Sie das Verhältnis typischerweise weiter senken – zum Beispiel von 80 % auf 70 % – sobald verlässliche Daten die Änderung unterstützen.

Gemeinsame Erfolgsfaktoren für Desk Sharing

Während das Verhältnis wichtig ist, hängt der Erfolg auch von anderen Arbeitsplatzfaktoren ab:

• Unterstützende Führung und klare Kommunikation.

• Gut gestaltete Räume, die verschiedenen Arbeitsmodi gerecht werden.

• Zuverlässige IT-Tools und Schreibtischbuchungssysteme.

• Transparente Richtlinien und faire Schreibtischzuweisungsregeln.

Gemeinsam schaffen diese eine positive Mitarbeitererfahrung und erhalten das Vertrauen in das Desk-Sharing-Modell.

Wichtige Erkenntnisse

• Beginnen Sie mit einem Desk-Sharing-Verhältnis von etwa 80 %, wenn keine Daten vorliegen.

• Verwenden Sie realistische Nutzungsdaten, um diese zu verfeinern und gegebenenfalls zu senken.

• Halten Sie 10-15 % Reservekapazität (Ziel-Durchschnittsspitzenkapazität von 85-90 %) zur beobachteten Spitzenbelegung ein, um Komfort und Nutzbarkeit zu gewährleisten.

• Kombinieren Sie Ihre Verhältnisplanung mit intelligentem Change Management und durchdachtem Workplace Design.

Das ultimative Ziel ist nicht nur Platz zu sparen – es geht darum, einen Arbeitsplatz zu gestalten, der mühelos und ergonomisch für alle funktioniert.

Nächster Schritt: Tools zur Unterstützung des Desk-Sharings

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