Desk Sharing einführen: Checkliste für Unternehmen

Montag, 8:50 Uhr. Die neue Desk-Sharing-Zone ist seit einer Woche offen. Drei Leute stehen mit Laptop unter dem Arm vor einem Tisch, auf dem seit Freitag ein fremder Monitorarm, zwei Ladekabel und eine Jacke liegen. Die Buchungs-App sagt „frei“, der Tisch sagt etwas anderes. Zwei Stockwerke höher sitzt das Team, das Desk Sharing eingeführt hat, und fragt sich, warum die Akzeptanz nach sieben Tagen schon kippt. Die Antwort ist fast immer dieselbe: Es wurde eine Software gekauft und eine E-Mail verschickt – und der Rest wurde den Mitarbeitenden überlassen. Diese Checkliste zeigt dir, was vor dem ersten geteilten Tisch geklärt sein muss, und zwar in der Reihenfolge, in der es in der Praxis funktioniert.

Desk Sharing einführen heißt nicht: Tische wegnehmen

Desk Sharing bedeutet, dass Arbeitsplätze nicht mehr fest zugeordnet sind, sondern täglich gebucht oder frei gewählt werden. Der Auslöser ist meist nüchtern: Bei drei bis vier Bürotagen pro Woche steht ein Teil der Tische leer, und Fläche kostet Miete. Was in der Projektplanung oft untergeht: Für die Mitarbeitenden verändert sich nicht die Flächenbilanz, sondern der Alltag. Sie verlieren einen Ort, an dem ihre Sachen liegen bleiben dürfen. Wer das nicht ersetzt, bekommt Widerstand – egal wie gut die App ist.

Die Checkliste: acht Punkte vor dem Start

1. Ziel und Kennzahl festlegen. Geht es um Flächenreduktion, um mehr Zusammenarbeit oder um beides? Lege eine Sharing-Quote fest, zum Beispiel 0,7 Tische pro Person, und miss nach dem Start die tatsächliche Auslastung. Ohne Zahl lässt sich später nicht entscheiden, ob die Quote passt.
2. Nutzungsdaten erheben, bevor du planst. Zähle vier Wochen lang, wie viele Tische tatsächlich besetzt sind – pro Wochentag, pro Team. Eine Quote, die auf dem Bauchgefühl der Geschäftsführung beruht, ist der häufigste Grund für überfüllte Dienstage.
3. Betriebsrat und Datenschutz früh einbinden. In Deutschland ist Desk Sharing in der Regel nach § 87 BetrVG mitbestimmungspflichtig, sobald Ordnung und Verhalten im Betrieb geregelt werden. Buchungsdaten sind personenbezogene Daten: Hosting, Auftragsverarbeitung und Löschfristen gehören von Anfang an auf den Tisch. In Österreich und der Schweiz gelten andere Regeln, aber auch dort entscheidet die frühe Einbindung über die Akzeptanz.
4. Arbeitsstättenrecht prüfen. Die Arbeitsstättenverordnung gilt für geteilte Tische genauso wie für feste. Höhenverstellbare Tische, Monitorarme und Licht müssen an jedem buchbaren Platz passen – nicht nur an den schönen Plätzen am Fenster.
5. Spielregeln schriftlich festhalten. Buchungsfristen, No-Show-Regel, Clean-Desk-Regel, Ausnahmen für feste Plätze (Empfang, ergonomische Sonderausstattung). Eine Seite reicht. Wichtig ist, dass sie existiert, bevor der erste Konflikt entsteht.
6. Stauraum pro Person klären. Das ist der Punkt, der in den meisten Projekten fehlt. Wo liegen Laptop, Ladegerät, Maus, Notizbuch und Tastatur über Nacht? Locker allein reichen nicht – siehe nächster Abschnitt.
7. Buchungssoftware auswählen. Outlook- oder Microsoft-365-Anbindung, Grundrisse, Auslastungsberichte, Self-Service für Admins. Vergleiche drei bis fünf Tools und sprich mit Referenzkunden. Die Software ist wichtig, aber sie ist Punkt sieben, nicht Punkt eins.
8. Pilot statt Big Bang. Eine Zone, 25 bis 80 Personen, sechs Wochen. Wöchentliches Feedback, eine Ansprechperson pro Team. Erst danach entscheidest du über Quote, Stauraum und Rollout-Reihenfolge für den Rest des Standorts.

Drei Wege, den Stauraum zu lösen – im Vergleich

1. Locker, sonst nichts

Jede Person bekommt ein abschließbares Fach. Das erfüllt die Datenschutzanforderung und ist die Grundlage für alles Weitere. Was passiert trotzdem: Morgens trägt jeder Laptop, Netzteil, Maus, Tastatur und Notizbuch einzeln zum Tisch, abends einzeln zurück. Nach ein paar Wochen bleibt die Hälfte auf dem Tisch liegen, und die Clean-Desk-Regel ist Theorie.

2. Locker plus Rucksack

Die Standardlösung, die sich von selbst ergibt, wenn man nichts regelt. Funktioniert für Pendler, die ohnehin alles mitnehmen. Funktioniert nicht für alle, die am Tisch einen aufgeräumten Arbeitsplatz brauchen: Ein Rucksack auf dem Tisch ist kein Organizer, und einer unter dem Tisch blockiert den Platz für den nächsten Tag.

3. Locker plus persönlicher Organizer

Alle Arbeitsmittel liegen in einem Behältnis, das als Ganzes vom Locker zum Tisch wandert. Ein Griff morgens, ein Griff abends. Das ist die Variante, die in unserer Erfahrung mit Unternehmen zwischen 50 und 5.000 Mitarbeitenden nach sechs Monaten noch gelebt wird. Sie kostet pro Person zusätzlich 109 bis 265 €, und sie setzt voraus, dass das Locker-Fach groß genug ist – das solltest du vor der Bestellung messen.

Welche Variante passt zu dir?

Dein Team arbeitet überwiegend im Haus, Locker sind vorhanden. Dann reicht ein leichter Caddy, der im Fach steht und auf dem Tisch nicht auffällt. Der Loop Desk Caddy (109 €) ist 42 × 20 × 13,5 cm groß, wiegt 900 g und besteht aus 100 % recyceltem PET-Filz mit einem Mittelteil aus Eichenfurnier. Laptop, Tastatur, Notizbuch, Stifte – mehr passt nicht, und das ist Absicht.

Dein Team pendelt zwischen Büro, Home-Office und Kunden. Dann muss der Organizer auch eine Tasche sein. Die DeskMate Arbeitstasche (139 €) hat ein ausklappbares Organizer-Panel, ein gepolstertes Fach für Laptops bis 17 Zoll und steht von selbst. Material ist REPREVE®-Gewebe aus recycelten PET-Flaschen, wasserabweisend, 1,2 kg. Für Pendler macht sie den Locker oft überflüssig.

Du willst an jedem Platz einen ergonomischen Laptop-Ständer, ohne Monitorarme nachzurüsten. Dann ist der Gustav Original (ab 245 €) die Variante: Organizer und Laptop-Ständer in einem, handgefertigt in Griechenland aus Holz mit Eichenfurnier und Aluminium, für Laptops bis 15 Zoll (XL bis 17 Zoll). Teurer, dafür löst er Stauraum und Bildschirmhöhe gleichzeitig.

Du planst das für einen ganzen Standort. Dann schau dir unsere Desk-Sharing-Lösungen für Unternehmen an – mit Mengenpreisen, Rahmenvertrag oder Leasing und einem Pilotprogramm ab 25 Stück.

Für wen sich Desk Sharing nicht lohnt

Ehrlich gesagt: Wenn dein Team an vier oder fünf Tagen pro Woche im Büro ist, sparst du mit Desk Sharing keine Fläche, sondern erzeugst nur Reibung. Dasselbe gilt für Teams mit viel Papier, Spezialhardware oder Laboren – dort sind feste Plätze schlicht sinnvoller. Und wenn du kein Budget für Locker hast, löst auch der beste Organizer das Problem nicht: Er braucht einen Ort, an dem er über Nacht steht. Kauf zuerst die Schränke.

Für Unternehmen: Spezifikation, Pilot, Rollout

Gustav arbeitet mit Facility- und Workplace-Teams, die Desk Sharing für 50 bis 5.000 Mitarbeitende einführen. Wir unterstützen bei der Spezifikation des Stauraums pro Person, liefern Muster für Projekte ab 50 Mitarbeitenden und begleiten sechswöchige Piloten ab 25 Stück. Kauf, Rahmenvertrag und Leasing sind möglich. Details auf der B2B-Seite.

Häufige Fragen

Welche Sharing-Quote ist realistisch?

Ein häufig genannter Richtwert ist 0,7 Tische pro Person. Die richtige Zahl ergibt sich aber nur aus eigenen Nutzungsdaten – zähle vier Wochen, bevor du entscheidest, und justiere nach dem Pilot nach.

Muss der Betriebsrat zustimmen?

In Deutschland in der Regel ja: Die Regeln zur Nutzung der Arbeitsplätze und zur Buchungssoftware betreffen Ordnung und Verhalten im Betrieb (§ 87 Abs. 1 BetrVG) sowie die Verarbeitung personenbezogener Daten. Plane die Einbindung ab Punkt 3 der Checkliste ein, nicht am Ende.

Wie lange dauert die Einführung?

Vom Konzept bis zum abgeschlossenen Pilot solltest du mit zwei bis drei Monaten rechnen. Der Rollout auf den Rest des Standorts geht danach meist schneller, weil Regeln, Stauraum und Software bereits getestet sind.

Was ist das häufigste Problem nach dem Start?

Nicht die Software, sondern der Tisch, der am Morgen nicht frei ist. Fast immer liegt das an fehlendem oder unpraktischem Stauraum. Wenn Mitarbeitende ihre Sachen mit einem Griff wegräumen können, hält die Clean-Desk-Regel. Wenn nicht, hält sie vier Wochen.