Ist Hotdesking die Zukunft der Arbeit?

Für Unternehmen wie Google oder Deloitte gehört der feste Arbeitsplatz der Vergangenheit an. Hot Desking ist die Devise – aber was haben Hot Desks mit flexiblem Arbeiten und Innovation zu tun?

Heiß, heißer, Hot Desking

Hot-Desking ist ein Konzept der Büroorganisation, das den klassischen festen Arbeitsplatz überflüssig macht. Mitarbeiter wählen jeden Tag einen neuen Arbeitsplatz oder teilen sich zu unterschiedlichen Zeiten einen Platz.

Woher kommt Hot-Desking?

Die Idee ist nicht mehr ganz neu; Moderne Arbeitsumgebungen mit Desk-Sharing entstanden bereits Ende der 1980er Jahre im Silicon Valley. Große Tech-Unternehmen wie Google und Facebook sind hier Vorreiter, doch mit der zunehmenden Digitalisierung hat Hot Desking in verschiedenen Branchen Einzug gehalten.

Der Begriff hat seine Wurzeln übrigens in der Schifffahrt: Matrosen der US Navy teilten sich ihre Schlafplätze in „Hot Bunking“ – während einer arbeitete, hielt der andere die Koje „warm“.

Neue Arbeitsweisen und flexibles Arbeiten

Hot-Desking erfreut sich in den letzten Jahren immer größerer Beliebtheit, da die Arbeit durch neue Zeitmodelle, digitale Vernetzung und mobiles Arbeiten flexibler geworden ist. Mit klassischen „9 to 5“-Arbeits- oder Zellenbüros mit festen Arbeitsplätzen haben junge Arbeitnehmer kaum etwas zu tun; Zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten wird zur Normalität.

Teilen oder nicht teilen? Die Vor- und Nachteile für Unternehmen

Hot-Desking ist für Freiberufler und Start-ups schon lange die Norm, aber auch Unternehmen und Großkonzerne greifen den Trend auf. Doch was sind die Vor- und Nachteile?

Vorteile: Modern, produktiv und günstig

- Einsparmaßnahmen

Da es im Hotdesking in der Regel weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter gibt, können Unternehmen bis zu 30 % bei Raummiete, Heizkosten und Gerätewartung einsparen.

- Effizienz und Wachstum

Studien zeigen, dass autonomes Zeitmanagement und ein On-Demand-Arbeitsbereich zu einer höheren Mitarbeiterproduktivität beitragen. Darüber hinaus können Freelancer und Außenstehende einfacher in das Team integriert werden.

- Bessere Kommunikation und Motivation

Hot Desking bringt Abwechslung ins Büro und fördert die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen. Gerade wenn sich auch die Führungsebene unter die Mitarbeiter mischt, werden die klassischen Hierarchien aufgeweicht und ein Zusammengehörigkeitsgefühl entsteht.

- Modernes Employer Branding

Im Wettbewerb um qualifizierte Arbeitskräfte und Nachwuchskräfte wird ein Konzept wie Hot Desking zum Aushängeschild eines innovativen, modernen Arbeitgebers.

Nachteile: Stressig, unpersönlich, isoliert

- Sinkende Produktivität

Die tägliche Suche nach einem Arbeitsplatz, der Auf- und Abbau der notwendigen Geräte und der Mangel an Stauraum können Zeit kosten. Auch Personen, die den Sitz neben Ihnen wechseln, und Umgebungsgeräusche können sich negativ auf die Produktivität auswirken.

- Weniger Individualität

Das Familienfoto am Schreibtisch, der Kalender an der Wand, der perfekt eingestellte Bürostuhl – all diese Personalisierungen fallen beim Hot Desking weg. Die Menschen könnten das Gefühl haben, dass die eigene Individualität und die persönlichen Bedürfnisse keinen Platz haben. Motivation und Loyalität leiden auf Dauer.

- Teamgeist und Kommunikation gehen verloren

Das Zusammensitzen im Team fördert generell die Kommunikation. Durch den ständigen Wechsel der nebeneinander sitzenden Personen bleibt jedoch keine Zeit für einen intensiveren Austausch, der sich auf die gesamte Gemeinschaft auswirkt.

Voraussetzungen für Hot-Desking

Ob Hot-Desking letztlich mehr Vor- oder Nachteile für ein Unternehmen mit sich bringt, hängt stark von der Vorbereitung und Gestaltung des Büros ab.

Eine digitale Arbeitsplattform ist notwendig. Jeder Mitarbeiter kann sich über einen Cloud-Client einloggen und mit den notwendigen Daten und Programmen auf das Firmennetzwerk zugreifen. Auch Firmenhandys können diese Technologie nutzen.

Know-how und Change Management

Hot-Desking funktioniert je nach Unternehmenskultur und -kommunikation gut. Bei der Neueinführung von Hot Desking ist es besonders wichtig, die Mitarbeiter in den Prozess einzubinden, beispielsweise durch Schulungen und Feedbackschleifen.

Zu den Best Practices von Hot Desks gehört eine Clean-Desk-Policy, also das Hinterlassen eines sauberen und leeren Arbeitsplatzes. Außerdem sollten Sie sich auf Regeln rund um Hygiene, Essen am Schreibtisch, Datenschutz usw. einigen.

Büroräume und Gemeinschaft

Hot-Desking stellt klassische Büroraumkonzepte auf den Kopf und erfordert neue, kreative Lösungen. Das Eckbüro des Chefs oder Labyrinthe aus Fluren und Trennwänden gehören der Vergangenheit an. Alle arbeiten auf Augenhöhe in offenen, transparenten Räumen mit gleichwertigen Arbeitsplätzen.

Für die Aufbewahrung persönlicher Gegenstände sollte gesorgt werden – zum Beispiel in Form von Schließfächern oder mobilen Schreibtisch-Caddys wie Gustav, mit denen sich in Sekundenschnelle ein Arbeitsplatz einrichten lässt.

Durch die Einsparung einzelner Büroflächen wird auch mehr Platz für spezielle und gemeinschaftliche Bereiche wie Gemeinschaftslounges, Küche und Cafeteria, Konferenzzonen, Telefonzellen und Ruhenischen frei.

Hot-Desking im Einsatz: Best-Practice-Beispiele

Bei Google wird Hot-Desking heute neben anderen Arbeitsformen wie Hybrid-Arbeiten, Remote-Arbeiten, Think Tanks etc. praktiziert. Das Unternehmen verfügt über eine eigene Desk-Booking-Software. Den Überblick verschafft die Desk-Booking-Software. Kürzlich wurde ein Prototyp für das Hot-Desking der Zukunft vorgestellt: Tische und Stühle, die sich nach dem Login automatisch an die persönlichen Bedürfnisse des Nutzers anpassen.

Deloitte bezog 2015 „The Edge“ in Amsterdam, das angeblich umweltfreundlichste und intelligenteste Bürogebäude weltweit. Für rund 2.500 Mitarbeiter gibt es hier nur 1.000 Arbeitsplätze und eine hauseigene App sucht und bucht beim Betreten des Gebäudes selbstständig einen Hotdesk. Am Erste Bank Campus in Wien waren die Mitarbeiter von Beginn an in die Planung der Hot-Desk-Systeme eingebunden und konnten durch Tests und Modellbüros ihr Feedback direkt in die Gestaltung einfließen lassen.

Kleine und mittlere Unternehmen profitieren bereits vom Hot Desking. Threadless in Chicago betreibt eine interaktive Design-Community, in der flexibles Desk-Sharing den kreativen Austausch und neue Kooperationen fördert. WeWork mit Hauptsitz in New York ist darauf spezialisiert, angesagte Co-Working-Spaces und Hot-Desk-Lösungen für Freiberufler und Unternehmensteams mit bis zu 100 Personen anzubieten.

Hat Hot-Desking eine Zukunft?

Hot-Desking ist als Reaktion auf neue Arbeitsbedingungen und gesellschaftliche Veränderungen entstanden. Auch in Zukunft werden Unternehmen kostengünstige und innovative Raumlösungen benötigen und Arbeitnehmer schätzen flexible Arbeitsplätze seit der Pandemie noch mehr.

Weltweit haben Unternehmen gezeigt, dass Hot-Desking anpassungsfähig ist – das Konzept ist am erfolgreichsten, wenn es den Mitarbeitern neben anderen Arbeitsformen wie Homeoffice oder Hybridarbeit zur Auswahl steht. Ein Bürogebäude wird zu seinem Dorf mit „Arbeitsquartieren“ für Zusammenarbeit, konzentriertes Arbeiten, Ausruhen, Präsentieren und Netzwerken.

Unternehmen müssen sich neue Maßnahmen zur Förderung von Individualität und Teamgeist überlegen – und dürfen dabei die Individualität des Menschen nicht außer Acht lassen. Mit Gustav ist das einfach. Schließlich lässt sich der Schreibtisch-Caddy ganz einfach personalisieren und an die individuellen Bedürfnisse anpassen. Es ist der erste tragbare Büro-Werkzeugkasten, der ergonomisches Arbeiten und individuelle Arbeitsplatzgestaltung vereint.