Partage de bureau : Le bureau flexible

 

Partage de bureau ? On entend ce mot de plus en plus souvent. Mais que signifie exactement le partage de bureau ? Est-ce un concept rigide ? Et les bureaux partagés avec des collègues ont-ils un sens – ou s’agit-il simplement de la dernière tendance, mais certainement pas la dernière, en matière de travail moderne ? 

Le lieu de travail moderne a été étudié, testé et mis en œuvre depuis longtemps : bureaux ouverts, cabines de retraite, bureaux plus petits, bureaux à domicile... Selon le secteur, l'entreprise et le pays, il existe des approches tout à fait uniques, qui parfois se développent plus rapidement, parfois plus lentement. Mais un événement historique a activé le turbo : la pandémie de Corona. New Work, travail hybride – ce n’étaient plus des mots à la mode ; ils étaient soudain une réalité.

Depuis lors, un nombre écrasant d’employés de bureau dans le monde tiennent pour acquis qu’au moins une partie de leur travail sera effectué à la maison ou en déplacement. Cela a un impact sur le bureau : de nombreux postes de travail sont déserts et certaines pièces sont vides. Pour les employés assis au bureau, les bureaux vides ne sont pas très motivants. Et pour l’entreprise, un grand bureau à moitié vide n’a guère de sens économique.

 

Le bureau fixe est une chose du passé

Alors, les entreprises réagissent ; ils veulent économiser et optimiser. Le partage de bureau, ou Desk Sharing, est une approche ici : avec moins de bureaux et de postes de travail, des locaux plus petits peuvent être loués – ou de l'espace est libéré pour d'autres choses, comme des retraites tranquilles ou des lieux d'échange social. Il n’y a donc plus de bureaux assignés fixes à chaque employé. Lorsque vous arrivez au bureau, vous devez à chaque fois trouver un nouveau poste de travail, où vous passerez la journée. Le problème est que nous pouvons travailler à domicile plus souvent.

Mais pour que le partage de bureau fonctionne vraiment bien, il est essentiel qu'une entreprise ait des employés à bord. Leurs besoins de travail productif doivent être pris en compte, leur motivation doit être maintenue et une bonne communication doit être rendue possible. Un fait accompli n’est donc pas très efficace lorsqu’il s’agit de restructurer le lieu de travail et, dans le pire des cas, crée un ressentiment durable.

 

Il n’existe pas de modèle unique – mais il faut un concept

Supprimer la moitié des bureaux ou déménager dans un bureau plus petit ne suffit pas. Le partage de bureau n’est pas un modèle rigide et simple qui peut être mis en œuvre en une journée : il n’existe pas de recette unique pour chaque entreprise. Le nombre d'employés, la structure organisationnelle, les unités d'équipe, la nature du travail et les caractéristiques individuelles des employés nécessitent un concept personnalisé. Et cela doit être développé en collaboration avec les travailleurs.

1. Un nouveau travail signifie de nouvelles possibilités. Les technologies modernes et les concepts spatiaux contribuent à mettre en œuvre un partage de bureau réussi et bien accueilli par les employés. Un logiciel de partage de bureau permet à chaque membre de l'équipe de réserver sa place à l'avance et garantit que ceux qui se connectent ou se présentent au bureau un peu plus tard soient désavantagés.
2. Ne partagez pas d’objets et d’appareils individuels : casques, claviers, souris, tablettes : il s’agit pour la plupart d’objets personnels que les employés ne souhaitent pas forcément partager – c’est aussi une question d’hygiène, particulièrement importante en période de pandémie. Ces objets doivent donc être sans fil et rangés par les membres de l’équipe dans une boîte ou une armoire individuelle, facile à transporter, comme Gustav . De cette façon, rien ne se perd et le personnel de nettoyage est heureux d’avoir de l’espace libre.
3. Le mobilier de bureau doit être facilement réglable : les utilisateurs doivent pouvoir régler la hauteur d'une chaise ou se surveiller rapidement. Des capteurs de lumière assurent l’éclairage automatique d’un bureau actuellement utilisé. Arriver au bureau ne doit pas être associé à d’innombrables mouvements de main gênants. Un bon concept de partage de bureau permet de garder un œil sur toute la routine quotidienne et les différentes activités des équipes.
4. Bureau propre et espace pour les affaires privées : Bien entendu, surtout dans le cas de postes de travail partagés, il est également important de prêter attention à la sécurité. Grâce à une politique de bureau claire et propre, chaque bureau empêche l'accès aux informations sensibles. Se déconnecter de l'ordinateur et supprimer tous les documents papier protège les données et garantit un bureau propre et bien rangé, ce qui est probablement essentiel pour tout le monde lors du partage de bureau.

Dans toute la planification et la réflexion sur la technologie, l'équipement et l'orientation vers le bureau, il y a une chose que vous ne pouvez pas oublier : les employés sont des individus avec une vie personnelle. Photos de leurs enfants, cartes postales de vacances de collègues, cactus ou crème pour les mains parfumée. Il doit y avoir de la place pour ces choses-là. Un bureau orienté vers le partage de bureau ne doit pas oublier la touche personnelle. Il faut réfléchir à où et comment les choses privées peuvent être intégrées au bureau.

 

Les avantages du partage de bureau...

• Un nouveau concept de lieu de travail est également une nouvelle opportunité de réduire les hiérarchies. La communication entre les niveaux de gestion devient plus ouverte et plus simple. Le grand bureau d'angle avec vue de dessus n'est-il plus réservé au seul patron ? C'est un signe important. Et le bureau mal éclairé, dos à la porte, n'est plus réservé au stagiaire ? Peut-être que le bureau, peu apprécié, a complètement disparu et que le stagiaire est actuellement assis dans un bel espace de travail lumineux avec des collègues sympathiques.
• Ce n'est pas un secret : le partage de bureaux signifie moins de bureaux et moins d'espace. Cela va de pair avec des économies substantielles sur les dépenses de fonctionnement. Cela facilite la gestion dans les périodes difficiles – et l’entreprise peut à la place investir dans d’autres avantages sociaux que l’équipe valorise beaucoup plus de nos jours.
• Lorsque des entreprises de secteurs très variés recherchent désespérément du personnel qualifié, l’image compte. Quel type d’entreprise souhaitez-vous être pour vos employés potentiels ? Poussiéreux, démodé, rigide ? Ou orienté vers l’avenir en tenant compte des besoins réels d’une équipe à l’heure du travail hybride ? Le partage de bureau est un signal clair pour ces derniers. Alors dans vos activités de marque employeur, n’hésitez pas à mentionner votre modèle de partage de bureau.
• Parmi les avantages du partage de bureau, il faut absolument mentionner : la satisfaction des employés. Planifiez soigneusement les changements au bureau et écoutez attentivement les suggestions et les besoins de vos employés. Vous pouvez économiser de l'argent grâce au partage de bureau et permettre à toute l'équipe de travailler de manière motivée sur le long terme.
• Empathie, créativité, flexibilité : utiliser des lieux de travail différents signifie un changement constant. Nous comprenons mieux les points de vue de nos collègues, pouvons mieux réagir aux nouvelles circonstances et stimuler chaque jour nos capacités créatives.

 

...et les inconvénients ?

• Consommation de temps et moins de productivité : si nous devons constamment nettoyer, rechercher des postes de travail et nous battre pour les meilleurs bureaux, nous ne sommes certainement pas efficaces, motivés et productifs. Il est donc urgent d’avoir un concept clair.
• Insécurité : De nombreux employés perçoivent un nouveau modèle de travail comme une menace. Que se passe-t-il ici ? Une fois mon bureau fixe parti, serai-je le prochain ? Les employeurs doivent communiquer clairement avec leurs équipes et leur montrer que le partage de bureau peut changer positivement l'entreprise et la main-d'œuvre.
• Sélection compétitive du lieu de travail : Il ne faut pas longtemps pour retrouver un emploi régulier. Certains employés arrivent au bureau très tôt. D'autres utilisent le nouveau logiciel de réservation pour se réserver des places jusqu'en 2053. Les conflits autour d'un bureau doivent être évités à tout prix – avec une répartition équitable, des règles claires et un système de réservation qui empêche toute discrimination.
• Cohésion d’équipe réduite : Une peur qui peut se réaliser en cas de mauvaise planification. Vous n'avez plus votre collègue préféré assis à vos côtés tous les jours et le flux habituel d'informations dans une équipe ou une salle est désormais modifié. Des réunions régulières (réelles ou virtuelles) et des outils de communication modernes sont importants pour éviter que les collaborateurs ne se sentent exclus, isolés ou insuffisamment informés.

 

Conclusion : comment le partage de bureau constitue l'avenir du travail

Le partage de bureau est arrivé depuis longtemps dans de nombreuses entreprises, secteurs et départements. Il est essentiel de ne pas avoir peur du changement mais d’en saisir les grandes opportunités. Avec un modèle clair qui intègre les idées et les souhaits de l’équipe et des règles claires qui s’appliquent aussi bien au patron qu’au stagiaire, le partage de bureau profite à l’entreprise et à tous les collaborateurs.