Comment calculer le bon ratio de partage de bureau pour votre bureau

Qu'est-ce qu'un ratio de partage de bureau ?

Le ratio de partage de bureau (parfois appelé ratio bureau-employé) décrit combien de postes de travail sont disponibles par rapport au nombre total d'employés.

Il existe deux façons courantes de l'exprimer :

• En pourcentage :
  Un ratio de partage de bureau de 80 % signifie que pour 100 employés, 80 bureaux sont disponibles.

• En tant que ratio numérique :
  Un ratio de 1.2 signifie qu'il y a 120 employés pour 100 bureaux.

Les deux décrivent la même relation — la première se concentre sur les bureaux disponibles, la seconde sur le personnel total.

 

Table de conversion du partage de bureau

Comprendre le ratio de partage de bureau de votre entreprise est une première étape cruciale dans tout projet de planification d'espace de travail hybride ou de bureau.

Pourquoi le partage de bureau est important pour les lieux de travail hybrides

Les entreprises adoptent le partage de bureaux pour créer des lieux de travail plus flexibles, efficaces et durables.
Dans la plupart des cas, il y a deux objectifs principaux :

1. Flexibilité et adaptabilité
   Le partage de bureaux permet aux organisations d'ajuster facilement la taille des équipes, les groupes de projet et les aménagements des étages — sans reconfiguration constante.

2. Efficacité de l'espace et des coûts
   En adaptant le nombre de bureaux à l'utilisation réelle, les entreprises peuvent réduire les espaces inutilisés et optimiser leur empreinte immobilière.

Lorsqu'il est mis en œuvre de manière réfléchie, le partage de bureaux favorise l'autonomie des employés tout en réduisant considérablement les coûts immobiliers et énergétiques.

Ratios de partage de bureaux – une cible mouvante

La nature du travail moderne est un changement constant — et cela implique la nécessité de flexibilité. C’est l’une des principales raisons pour lesquelles le partage de bureaux est devenu si populaire. Mais le même principe s’applique aux ratios de partage de bureaux eux-mêmes : ils évoluent au fil du temps avec les effectifs, les équipes et les modes de travail.

Pour obtenir le bon ratio, les organisations doivent surveiller en continu les niveaux d'occupation, le comportement des employés et leur satisfaction. Ces informations facilitent l'ajustement à la hausse ou à la baisse lorsque nécessaire, garantissant que l'espace de travail reste efficace, confortable et conforme à la manière dont les gens travaillent réellement.

 

Comment calculer votre ratio de partage de bureaux

Il existe deux approches principales pour calculer le ratio bureau-employé correct :
une estimation des meilleures pratiques et une analyse basée sur les données.

1. Utiliser les chiffres des meilleures pratiques (estimation rapide)

Si vous débutez dans le partage de bureaux et que vous ne disposez pas encore de données d'utilisation, utilisez ces repères sectoriels comme guide :

2. Utiliser des données réelles (approche idéale)

Pour un calcul plus précis, analysez comment les gens utilisent réellement votre bureau.
Cela peut être fait par :

• Données de carte d’accès ou de badge : mesure la présence quotidienne.

• Logiciel de réservation de bureau : suit l’occupation des bureaux en temps réel.

• Études d’utilisation manuelles : comptages horaires des bureaux occupés sur une ou deux semaines.

• Enquêtes employés : révèlent les habitudes et préférences de télétravail.

Plus vous collectez de données, plus vous pouvez définir précisément votre ratio de partage de bureau.
Par exemple, si l’analyse montre une occupation maximale hebdomadaire des bureaux de 65 %, vous pourriez planifier en toute sécurité avec un ratio de partage de bureau de 75-80 %, visant une occupation maximale de 85-90% en laissant une marge pour les jours de pointe. (10-15 % de capacité d’espace)

Ce qui fait un bon ratio de partage de bureau

Un modèle de partage de bureau réussi comprend toujours une marge de flexibilité — typiquement une capacité de réserve de 10 – 15 %, visant une occupation maximale moyenne de 85-90%
Cela garantit que les employés peuvent toujours trouver un bureau facilement, même les jours chargés.

Si l’occupation moyenne maximale des bureaux dépasse régulièrement 85 %, le lieu de travail peut paraître surchargé et stressant. L’objectif est de rendre le système simple et intuitif, pas restrictif.

Comment optimiser le partage de bureau au fil du temps

Le partage de bureau n’est pas un modèle « définir et oublier ». Une fois établi, vous devriez surveiller, revoir et ajuster votre ratio régulièrement :

• Suivez l'utilisation en continu via des systèmes de réservation ou de capteurs.

• Collectez les retours via des enquêtes trimestrielles de satisfaction du personnel.

• Alignez les politiques avec la direction, les RH et les équipes des installations.

• Adaptez les objectifs de ratio à mesure que les habitudes de télétravail évoluent.

Au fil du temps, vous pouvez généralement réduire davantage le ratio — par exemple, de 80 % à 70 % — une fois que des données fiables soutiennent ce changement.

Facteurs de succès communs pour le partage de bureau

Bien que le ratio soit important, le succès dépend également d'autres facteurs liés au lieu de travail :

• Leadership soutenant et communication claire.

• Espaces bien conçus adaptés aux différents modes de travail.

• Outils informatiques fiables et systèmes de réservation de bureaux.

• Politiques transparentes et règles équitables d'attribution des bureaux.

Ensemble, ces éléments créent une expérience employé positive et maintiennent la confiance dans le modèle de partage de bureau.

Points clés à retenir

• Commencez avec un ratio de partage de bureau d'environ 80 % si aucune donnée n'est disponible.

• Utilisez des données d'utilisation réelles pour affiner et potentiellement réduire ce ratio.

• Maintenez une capacité de réserve de 10-15 % (objectif de capacité de pointe moyenne de 85-90 %) par rapport à l'occupation de pointe observée pour garantir confort et utilisabilité.

• Combinez votre planification des ratios avec une gestion du changement intelligente et une conception réfléchie du lieu de travail.

L'objectif ultime n'est pas seulement d'économiser de l'espace — c'est de concevoir un lieu de travail qui fonctionne sans effort et de manière ergonomique pour tous.

Étape suivante : Outils pour soutenir le partage de bureau

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