Skrivbordsdelning: Bästa praxis i DACH
Konceptet "New Work" har upplevt en extrem acceleration i och med Corona-pandemin, och många företag, även om hälsokrisen äntligen är över, vill inte gå tillbaka till arbetet i förrgår. Därför har skrivbordsdelning kommit att stanna som en del av hybridarbetsmodeller i många stora och små företag.
För att skrivbordsdelning ska fungera och hålla teamet motiverat måste det finnas ett tydligt koncept som tar hänsyn till medarbetarnas önskemål och behov*. Några företag i Europa visar hur det går till:
Microsoft Österrike
Microsoft Österrike satte upp som mål att skapa ett kontor för anställda för anställda. Människorna var intensivt involverade och ledsagade under övergången, så den initiala skepsisen försvann snabbt. Den nya arbetsmiljön gäller också alla; skrivbordsdelning återspeglar inte hierarkier. Även styrelseledamöterna arbetar enligt detta koncept. De öppna, delade arbetsstationerna och utrymmena innebär också en ny nivå av transparens för Microsofts arbetsstyrka. Detta inspirerar till lagarbete och skapar öppen kommunikation.
Bildkälla: Microsoft Österrike
Många rum är tillgängliga för anställda för sina projekt – färgglada möbler, en trädgård, klassiska kontorsbord och ett "Naturrum": klädda helt i trä, med ett långt skrivbord i mitten och en bekväm soffstol i hörnet. De många unga anställda på Microsoft uppskattar att kunna välja sina rum efter humör och behov, så att de kan röra sig mer och mer fritt.
Tre
Telekomleverantören Drei har minskat antalet arbetsplatser i Österrike från 1 500 till 900 – efter att pandemin gått över ännu mer till mobilt arbete. Ändå gillar anställda fortfarande att gå till kontoret: för personligt utbyte, men också den sociala strukturen och sammanhållningen, är en fysisk mötesplats helt enkelt nödvändig. Gustav fungerar som ett element som har gjort övergången till flexibelt arbete mycket lättare för de ansvariga: Den moderna verktygslådan inspirerar medarbetarna och bidrar väsentligt till att göra livet på kontoret enklare.
Federala redovisningsmyndigheten
Federal Accounting Agency är den centrala tjänsteleverantören för Republiken Österrikes redovisningssystem. Under 2019 lanserade man ett pilotprojekt med skrivbordsdelning. En förutsättning var framgångsrik etablering av hemmakontor. Skrivbordsdelningsområdet omfattar fyra stora rum med datorarbetsplatser. Integrerat finns även fokusrum, telefonboxar, kök och en loungedel för pauser. I telefonlådorna är de anställda helt isolerade från yttre buller. I fokusrummen kan de ägna sig åt särskilt krävande uppgifter utan att bli störda – efter att ha gjort en reservation.
En separat arbetsgrupp tog fram reglerna för framgångsrik skrivbordsdelning så att alla i teamet kunde arbeta effektivt och med motivation. Snart gjordes den första erfarenheten: Stämningen i den nya arbetsplatsen var lugn och koncentrerad. Medarbetarna känner sig bekväma och trivs med alla aspekter av det nya, moderna kontoret.
Bildkälla: MOOCON
AOP Föräldralös
Moderna arbetsplatser, uppskattning i ögonhöjd och en stark känsla av samhörighet: På det europeiska läkemedelsföretaget AOP Orphan måste medarbetarna njuta av att komma till kontoret och arbeta med progressiva verktyg. Gustav ger inte bara stöd i att transportera sina tillhörigheter utan hjälper också till att kommunicera ämnet Nytt arbete. Vid inredningen av det nya kontoret lades stor vikt vid att alla arbetsplatser är utrustade med modern utrustning så att det är ett nöje att komma in på kontoret och arbeta med avancerade verktyg.
Under övergången till skrivbordsdelning hjälpte Gustav till att kommunicera ämnet på ett lekfullt och kreativt sätt och har en viss goodiekaraktär som medarbetarna uppskattar. Den avgörande faktorn för verktygslådan var hållbarhet och flexibilitet: Särskilt på ett modernt kontor sker arbetet inte bara vid skrivbordet utan även i socialområdet eller en telefonbox.
Bildkredit: Gustav Concept
Nedre Österrikes arbetarkammare
Nederösterrikiska arbetskammaren driver ett kontorskoncept på sitt huvudkontor som är anpassat till de anställdas respektive verksamhet. Hybridmodellen möter arbetskraftens olika behov. Det finns fasta arbetsstationer, tysta zoner för ostört och koncentrerat arbete, men också ett öppet utrymmeskoncept som ger mer flexibilitet i kommunikation och lagarbete med skrivbordsdelning. Detta exempel visar att modernt arbete även kan implementeras på ett hållbart sätt i offentliga institutioner.
Erste Group
Erste Group har också introducerat ett skrivbordsdelningskoncept på sitt campus i Wien. Detta tjänar olika behov: vissa gillar att arbeta i frisk luft på terrassen, andra föredrar att prata med kollegor i ett tyst rum. Kostnadsargumentet ligger tydligt i bakgrunden hos Erste Group. Det viktiga är att göra det möjligt för medarbetarna att arbeta på ett mer mobilt, flexibelt och kommunikativt sätt.
Företaget har nu även utvärderat skrivbordsdelningsmodellen. Resultatet: majoriteten av arbetsstyrkan är mycket nöjda med det. De är glada över att skrivborden inte är röriga i onödan och anpassningar görs om det blir ont om arbetsplatser på en avdelning.
Lufthansa
Hos Lufthansa är den klassiska närvaroplikten en utgående modell. Istället heter konceptet New Workspace. Före introduktionen sökte företaget många företag som redan etablerat moderna kontorsmodeller för inspiration. De insåg tidigt att moderna kontorslokaler och toppteknisk utrustning inte räckte. Anställda behöver intensivt stöd för att förstå och acceptera fördelarna, såsom uppkomsten av en förtroendekultur istället för en närvarokultur. Chefer ansluter sig också: Det stora, lyxiga enskilda kontoret i Executive Suite är ett minne blott.
Skrivbordsdelning möjliggör nya, lediga utrymmen med olika användningsområden. Dessa inkluderar tankesmedjor, soffor, telefonboxar, arbetsbänkar och multifunktionella mötesrum. Bolaget vill dock inte stagnera i processen: Utbudet anpassas och utökas hela tiden. Innovationer, tidigare erfarenheter och nya behov beaktas alltid.
Siemens
Bildkälla: Siemens
Siemens i München bygger vidare på det "flexibla kontoret". Efter omfattande planering och utveckling har kontoret ett tydligt koncept. Varje avdelning har en "hemmabas". Anställda som alltid arbetar på plats på grund av sina arbetsuppgifter är utrustade med stationära arbetsstationer.
Desk-sharing-zonen är där de vars jobbprofil gör att de regelbundet är på olika arbetsplatser – både på och utanför arbetsplatsen – är aktiva. De är grupperade runt hemmabasen. Beroende på projektet och kraven väljer teammedlemmarna skrivbord nära sina kollegor som för närvarande är involverade. Detta gör att de kan arbeta mer effektivt genom att snabbt överföra kunskap och information. Samlingsytan kan dessutom alltid anpassas och utökas till exempelvis närområden. Den varierande storleken ger största möjliga flexibilitet.
ASFINAG
Ett nytt utrymme varje dag: Mycket har hänt på ASFINAG den senaste tiden när det gäller flexibelt arbete. Efter flytten till ett nytt kontorshus infördes skrivbordsdelning: Med några få undantag finns det inte längre några fasta arbetsstationer. Varje anställd letar efter sin arbetsstation dagligen. För att göra skrivbordsdelning och flexibel arbetsstationsdesign så enkel som möjligt förlitar sig företaget bland annat på Gustav: kvaliteten och den hållbara bearbetningen med träelement var särskilt övertygande.
Titelbild kredit: Microsoft Österrike
