Skrivbordsdelning: Det flexibla kontoret

 

Skrivbordsdelning? Vi hör detta ord allt oftare. Men exakt vad betyder Desk Sharing ? Är det ett stelbent koncept? Och är delade skrivbord med kollegor meningsfullt – eller är det bara den senaste, men absolut inte den sista, trenden för modernt arbete? 

Den moderna arbetsplatsen har undersökts, prövats och implementerats under lång tid: Öppet kontor, reträttskåp, mindre kontorsrum, hemmakontor... Beroende på bransch, företag och land finns det helt unika tillvägagångssätt, som ibland utvecklas snabbare, ibland långsammare. Men en historisk händelse aktiverade turbon: Corona-pandemin. Nytt arbete, hybridarbete – det här var inte längre modeord; de var plötsligt verklighet.

Sedan dess har ett överväldigande antal kontorsanställda över hela världen tagit det för givet att åtminstone en del av deras arbete kommer att göras hemma eller på resande fot. Detta har påverkat kontoret: Många arbetsplatser är öde, och vissa rum står tomma. För anställda som sitter på kontoret är de tomma skrivborden inte mycket motivation. Och för företaget är ett stort kontor som står halvtomt knappast ekonomiskt vettigt.

 

Det fasta skrivbordet är en sak från det förflutna

Så, företag reagerar; de vill spara och optimera. Att dela skrivbord, eller Skrivbordsdelning, är ett tillvägagångssätt här: Med färre skrivbord och arbetsstationer kan mindre lokaler hyras – eller så frigörs utrymme för andra saker, till exempel lugna retreater eller platser för socialt utbyte. Så det finns inte längre fasta tilldelade skrivbord för varje anställd. När du kommer in på kontoret måste du hitta en ny arbetsstation varje gång, där du ska spendera dagen. Affären är att vi kan arbeta hemifrån oftare.

Men för att skrivbordsdelning ska fungera riktigt bra är det viktigt för ett företag att ha anställda ombord. Deras behov av produktivt arbete måste beaktas, deras motivation ska bibehållas och god kommunikation ska möjliggöras. Ett fullbordat faktum är därför inte särskilt effektivt när det gäller omstrukturering av arbetsplatsen och skapar i värsta fall bestående förbittring.

 

Det finns ingen modell – men det behövs ett koncept

Att ta bort halva skrivborden eller flytta till ett mindre kontor räcker inte. Skrivbordsdelning är inte en stel, enkel modell som kan implementeras inom en dag - det finns inget recept som passar alla för alla företag. Antal anställda, organisationsstruktur, teamenheter, arbetets karaktär och medarbetarnas individuella egenskaper kräver ett skräddarsytt koncept. Och detta bör utvecklas tillsammans med arbetskraften.

1. Nytt arbete betyder nya möjligheter. Modern teknik och rumsliga koncept hjälper till att implementera framgångsrik skrivbordsdelning som de anställda tar emot väl. Mjukvara för skrivbordsdelning gör att enskilda teammedlemmar kan boka sina platser i förväg och ser till att de som loggar in eller dyker upp på kontoret lite senare är i underläge.
2. Dela inte enskilda föremål och enheter: Headset, tangentbord, möss, surfplattor: det är mest personliga föremål som anställda inte nödvändigtvis vill dela med sig av – också en fråga om hygien, vilket är särskilt centralt i pandemitider. Så dessa föremål bör vara trådlösa och förvaras av teammedlemmar i en individuell, lätt att bära låda eller skåp som Gustav . På så sätt går inget förlorat, och städpersonalen får gärna ha ledigt utrymme.
3. Kontorsmöbler ska vara lätta att justera: Användare måste kunna justera höjden på en stol eller övervaka sig själva snabbt. Ljussensorer ger automatisk belysning av ett skrivbord som för närvarande används. Att komma till skrivbordet ska inte förknippas med otaliga irriterande handrörelser. Ett bra koncept för skrivbordsdelning håller ett öga på hela den dagliga rutinen och teamens olika aktiviteter.
4. Rent skrivbord och plats för privata saker: Självklart, speciellt med delade arbetsstationer, är det också viktigt att vara uppmärksam på säkerheten. Med en tydlig, ren skrivbordspolicy förhindrar varje kontor att känslig information blir tillgänglig. Att logga ut vid datorn och ta bort alla pappersdokument skyddar data och säkerställer ett snyggt och städat skrivbord, vilket förmodligen är viktigt för alla när man delar skrivbord.

I all planering och funderingar kring teknik, utrustning och skrivbordsorientering finns det en sak du inte får glömma: Anställda är individer med personliga liv. Foton på sina barn, semestervykort från kollegor, kaktus eller doftande handkräm. Det måste finnas utrymme för dessa saker. Ett kontor som är inriktat mot skrivbordsdelning får inte glömma den personliga touchen. Den måste överväga var och hur privata saker kan integreras på kontoret.

 

Fördelarna med skrivbordsdelning...

• Ett nytt koncept för arbetsplatser är också en ny möjlighet att minska hierarkier. Kommunikationen mellan ledningsnivåerna blir mer öppen och okomplicerad. Är det stora hörnkontoret med ovanifrån inte längre reserverat för chefen ensam? Det är ett viktigt tecken. Och det dåligt upplysta skrivbordet med ryggen mot dörren är inte längre reserverat för praktikanten? Kanske är det ouppskattade skrivbordet helt borta och praktikanten sitter just nu i en ljus, vacker arbetsplats med trevliga kollegor.
• Det är ingen hemlighet: att dela skrivbord innebär färre skrivbord och mindre utrymme. Detta går hand i hand med betydande besparingar i driftskostnader. Det gör det lättare att hantera i utmanande tider – och företaget kan istället investera i andra personalförmåner som teamet värdesätter mycket mer nu för tiden.
• När företag inom ett brett spektrum av branscher desperat söker kvalificerad personal är image viktigt. Vilken typ av företag vill du vara för potentiella anställda? Dammig, gammaldags, stel? Eller framtidsinriktad med tanke på ett teams faktiska behov i tider av hybridarbete? Skrivbordsdelning är en tydlig signal för det senare. Så i dina employer branding-aktiviteter, nämn gärna din skrivbordsdelningsmodell.
• Definitivt att nämnas som en fördel med skrivbordsdelning: medarbetartillfredsställelse. Planera kontorsförändringarna försiktigt och lyssna noga på dina anställdas förslag och behov. Du kan spara pengar med att dela skrivbord och göra det möjligt för hela teamet att arbeta på ett motiverat sätt i det långa loppet.
• Empati, kreativitet, flexibilitet: Att använda olika arbetsplatser innebär ständig förändring. Vi förstår våra kollegors perspektiv bättre, kan reagera bättre på nya omständigheter och stimulerar våra kreativa förmågor varje dag.

 

...och nackdelarna?

• Tidsåtgång och mindre produktivitet: Om vi ​​hela tiden måste städa, söka efter arbetsstationer och slåss om de bästa skrivborden är vi verkligen inte effektiva, motiverade och produktiva. Det behövs därför ett tydligt koncept.
• Otrygghet: Många anställda uppfattar en ny arbetsplatsmodell som ett hot. Vad händer här? När mitt fasta skrivbord är borta, blir jag nästa? Arbetsgivare måste kommunicera tydligt med sina team och visa dem att delning av skrivbord på ett positivt sätt kan förändra företaget och personalen.
• Konkurrenskraftigt urval av arbetsplatser: Det tar inte lång tid att komma tillbaka till ett vanligt jobb. Vissa anställda kommer till kontoret extra tidigt. Andra använder den nya bokningsmjukvaran för att blockera utrymmet för sig själva fram till 2053. Tvister om ett skrivbord bör till varje pris undvikas – med rättvis fördelning, tydliga regler och ett bokningssystem som förhindrar diskriminering.
• Minskad teamsammanhållning: En rädsla som kan bli verklighet med dålig planering. Du har inte längre din favoritkollega som sitter bredvid dig varje dag, och det typiska informationsflödet i ett team eller ett rum ändras nu. Regelbundna möten (verkliga eller virtuella) och moderna kommunikationsverktyg är viktiga för att undvika att anställda känner sig utanför, isolerade eller otillräckligt informerade.

 

Slutsats: Hur skrivbordsdelning fungerar som framtidens arbete

Skrivbordsdelning har för länge sedan kommit till många företag, branscher och avdelningar. Det är viktigt att inte vara rädd för förändringar utan att se de stora möjligheterna. Med en tydlig modell som integrerar teamets idéer och önskemål och tydliga regler som gäller för både chef och praktikant, gynnar skrivbordsdelning företaget och alla anställda.