Hemmakontor: Alla fakta

Hemmakontor före och under pandemin 

På grund av Covid 19-pandemin upplever många företag en boom på hemmakontoret.

Exempel Österrike: Flexible Working Study 2020 av Deloitte Austria visar hur arbetet förändras. I samarbete med universiteten i Wien och Graz analyserar studien den aktuella statusen för spridningen av flexibla arbetsmodeller i 300 inhemska företag.

Var fanns hemmakontor redan innan?

Kunskapsarbetare kan göra sitt arbete oavsett plats – och inte bara sedan Corona. Hittills har hemmakontoret endast använts av ett fåtal individer eller mycket begränsade målgrupper i 75 % av företagen. Detta har nu förändrats abrupt: Sammantaget uppger 90 % av de tillfrågade att minst hälften av arbetsstyrkan arbetade hemifrån under nedstängningsperioden. I nästan 60 % av företagen var nästan hela personalstyrkan till och med på hemmakontoret. 

Är vårt hem kontoret för framtiden?

Hemmakontoret har många fördelar. Genom att arbeta i sin egen takt och minimalt med pendling sparar företagen sig dyra öppna kontorslandskap. Samtidigt medför det också många nackdelar att arbeta hemifrån: isolering, svårare kommunikation och det ökända motivationsgapet är skadligt för produktiviteten på hemmakontoret.

Vilka är nackdelarna med hemmakontor?

1. Försvagat nätverk: kommunikation inom ett team måste tränas för att fungera på distans. Det informella nätverket försvagas.
2. Distraktion: separationen mellan professionella och privata uppgifter kan vara en utmaning.
3. Investering: för att kunna arbeta flexibelt behövs en motsvarande IT-infrastruktur som initialt medför höga kostnader.
4. Rykte: anställda som arbetar flexibelt riskerar att inte ses som högpresterande och till och med se sin egen prestation som lägre.
5. Minskad anställdas lojalitet: Anställda som arbetar permanent på ett hemmakontor identifierar sig mindre med sitt företag i det långa loppet.
6. Isolering: permanent eller för frekvent distansarbete kan leda till en subjektivt upplevd känsla av social isolering. Som ett resultat utvecklar medarbetaren negativa känslor om sitt jobb.

Vilka är fördelarna med utökat hemmakontor?

1. Tidsbesparing: resor till kontoret och tillhörande stressfaktorer som trafik, sökandet efter en parkeringsplats eller trängsel i kollektivtrafiken är inte längre nödvändiga.
2. Flexibilitet: att arbeta hemifrån erbjuder stor flexibilitet. Raster kan användas för små ärenden som att tvätta.
3. Koncentrationsfaser: Fokuserat arbete är mycket mer möjligt på ett tyst hemmakontor än på ett hektiskt kontor.
4. Aktivt utforma arbetsplatsen: hemma kan arbetsplatsen optimeras och utformas efter egna idéer. Central ventilation, värme och belysningsinstallationer som kan påverka välbefinnandet och därmed arbetsprestationen är inte längre stressfaktorer.
5. Rekrytera yrkesarbetare från hela världen: Det fria valet av arbetsplats har den stora fördelen att anställda kan utöva sina aktiviteter oavsett var de befinner sig. Detta gör företaget intressant även för kandidater som bor längre bort.
6. Mindre sjukfrånvaro: I tider av sjukdomsvågor minskar smittan avsevärt genom att använda hemmakontor.

Vem står för kostnaderna för mitt hemmakontor?

Vem står för kostnaderna för hemmakontoret? Det finns skatteregler om detta, samt aktier som arbetsgivare måste stå för.

Vad kan du dra av mot skatten?

 I grund och botten, om du har ett eget rum som nästan uteslutande används för arbete, har du skatteförmåner. Ett hemmakontor i vardagsrummet är däremot inte avdragsgillt.

Men: Ett rum som tidigare användes privat, och under pandemin mest användes för arbete, kan tas i anspråk för skatteändamål. Som exempel kan nämnas ett gästrum, en ombyggd vind och liknande.

 Anställda i Österrike kan dra av kostnader på upp till 300 euro via löneskatten från taxeringsåret 2021. Dessa kostnader avser ergonomiskt lämpliga möbler (snurrstol, skrivbord, belysning och annat). Förutsättningen för detta är att anställda arbetar på ett hemmakontor minst 26 dagar om året.

Ett delbelopp på högst 150 euro kan redan begäras retroaktivt för år 2020. I detta fall reduceras maxbeloppet på 300 euro år 2021 med den del som redan begärts för 2020. Detta innebär att för åren 2020 och 2021 tillsammans kan maximalt 300 euro begäras för ergonomiska möbler.

Betalningar från arbetsgivare för att kompensera för merkostnader på hemmakontoret kommer inte att beskattas upp till 300 euro per från 2021. 

Om arbetsgivare betalar ut mindre än maxbeloppet kan mellanskillnaden tas ut av de anställda som inkomstrelaterad kostnad vid avräkning av sin skatt. Förutsatt att inga utgifter för en skattegodkänd studie beaktas. Antalet hemmakontorsdagar och hur mycket arbetsgivaren betalar i hemmakontorsbidrag obeskattat kan de anställda hitta på sin lönebesked.

Vad arbetsgivaren måste betala för

Vem som betalar för hemmakontoret beror på vad medarbetaren och företaget har kommit överens om. Om det inte finns ett tydligt avtal står arbetsgivaren teoretiskt för alla kostnader för hemmakontoret. Arbetsutrustning som datorer eller mobiltelefoner ska tillhandahållas av arbetsgivaren. Om du inte får arbetsutrustning ska din arbetsgivare betala dig en kostnadsersättning, det vill säga ett visst ekonomiskt bidrag. Ett tydligt avtal är fördelaktigt för båda sidor: kostnaderna för el eller internet behöver inte nödvändigtvis ersättas av arbetsgivaren.

Fördelar och nackdelar

Arbete och hem går hand i hand

Att arbeta hemifrån ger stor flexibilitet. Raster kan användas för små ärenden, som att tvätta. Det gör det också lättare för många arbetare att ta hand om barn – särskilt när skolor eller dagis är stängda på grund av en pandemi.

Arbetsgivarnas inflyttningskostnader kan sänkas med nästan en tredjedel

Om ett företag räknar med en viss andel hemmakontor sparar det kostnader: räkningarna för el, värme, städning och kontorslokaler är lägre. I genomsnitt kan företag som förlitar sig mer på hemmakontor minska kostnaderna med cirka en tredjedel.

 När den bärbara datorn hemma bara är tio steg bort

Ett starkt fokus på tillgänglighet leder ofta till stor press för många medarbetare. Det är mycket viktigare att sätta prestation i förgrunden och att komma överens om tydliga ramvillkor som inriktning. Detta förhindrar en eventuell känsla av utbrändhet och ger utrymme för återhämtning.

Teamets känsla av gemenskap minskar

Kommunikation inom ett team måste tränas för att fungera på distans. Det informella nätverket försvagas. Medarbetarna behöver träffas regelbundet för att bedöma varandra och arbeta bra tillsammans. Känslan av samhörighet minskar när ett team enbart arbetar isolerat.

Slutsats

Mobilt arbete fungerar - och med rätt verktyg: Gustav Original är den första portabla kontorsverktygslådan som gör ergonomiskt arbete möjligt var som helst, när som helst och gör det möjligt för arbetare att anpassa sin arbetsyta var de än är. Lätt, stilren och med plats för alla viktiga arbetsredskap, arbetsplatsen kan ställas upp på några sekunder med Gustav och är designad för alla människor i agila kontor, hot-desker, aktivitetsbaserat arbete och för arbete på hemmakontoret.