Facility Managers guide till skrivbordsdelning

Är ditt företags skrivbord redo för delning?

Facility Managers insiderchecklista

1. Analys av utrymmeseffektivitet: Har du noggrant utvärderat din planlösning för att maximera varje kvadratfot? När det gäller skrivbordsdelning handlar det inte bara om att passa in i så många arbetsytor som möjligt utan att skapa en layout som främjar både individuellt fokus och samarbetsmöjligheter. Ett smart utnyttjat utrymme kan skapa en dynamisk atmosfär där produktivitet och engagemang samexisterar.

2. Tech Infrastructure Audit: Skrivbordsdelning ställer unika krav på din IT-infrastruktur. Bedöm om dina system är förberedda för en sömlös övergång, inklusive robust Wi-Fi som kan hantera ökad mobilitet, tillräckligt med eluttag för en stor mängd enheter och IT-stödsystem som kan anpassa sig till en mer dynamisk arbetsmiljö.

3. Möbelflexibilitet: Undersök dina nuvarande kontorsmöbler för att bekräfta att de uppfyller ergonomiska standarder. Stolar och skrivbord som rymmer olika ställningar och arbetsstilar är viktiga, eftersom de kommer att användas av olika individer under veckan. Komfort i en delad miljö stöder inte bara den fysiska hälsan utan ökar också den övergripande arbetstillfredsställelsen.

4. Sanitetsstrategi: I en post-pandemisk värld är hygien mer än en bekvämlighet – det är en nödvändighet. Upprätta och kommunicera ett rigoröst rengöringsprotokoll för att säkerställa att delade skrivbord inte blir vektorer för sjukdomar. Detta inkluderar regelbunden desinfektion av arbetsytor och enkel tillgång till städmaterial för personalen. Se till att varje anställd har sitt eget mobila tangentbord och mobila förvaringslösning som en väska eller bära för att enkelt transportera den till varje skrivbord.

5. Inspektion av lagringslösning: Utvärdera dina lagringsfaciliteter för att säkerställa att de är tillräckliga och tillgängliga för en arbetsstyrka som inte längre har dedikerade skrivbord. Mobila lagringslösningar möjliggör snabba övergångar och minskar röran, vilket i sin tur hjälper till att upprätthålla en snygg och organiserad miljö. Detta kan involvera mobila skrivbordsarrangörer och caddies, såväl som kontorsväskor avsedda för skrivbordsdelning. Dessa element skulle parkeras i ett skåp i slutet av dagen.

6. Bullerkontrollåtgärder: Akustiska hänsyn är avgörande i en öppen och flytande arbetsyta. Undersök lösningar som ljudabsorberande paneler, maskiner för vitt brus eller utsedda tysta zoner för att mildra buller. Välskött akustik kan avsevärt förbättra koncentrationen och komforten i en gemensam miljö.

7. Bokningssystemets effektivitet: Att implementera ett intuitivt och pålitligt skrivbordsbokningssystem är avgörande för en friktionsfri skrivbordsdelning. Den ska vara lättillgänglig, ge uppdateringar i realtid och tillåta användare att reservera utrymmen som passar deras arbetsbehov. Ett välfungerande system är nyckeln till användaradoption och operativ framgång.

8. Skyltning och vägledning: Tydlig, synlig skyltning och riktlinjer är avgörande för att hjälpa personalen att anpassa sig till en ny kontorslayout. Se till att navigeringen är enkel och att alla delade resurser är tydligt markerade för att undvika förvirring och spara tid.

9. Beredskap för nödsituationer: Med delning av skrivbord måste dina nödberedskapsplaner uppdateras för att återspegla den flytande karaktären av beläggning på arbetsplatsen. Regelbundna övningar och tydlig kommunikation säkerställer att all personal är förberedd och kan reagera på lämpligt sätt i alla situationer. 

10. Samhällsbyggande Initiativ: Att dela skrivbord bör inte leda till förlust av gemenskap på arbetsplatsen. Planera initiativ som främjar laganda och kamratskap, även när det fysiska utrymmet är i konstant förändring. Sociala band är en integrerad del av en blomstrande arbetsplatskultur och kan göra skillnaden mellan ett team som bara samexisterar och ett som samarbetar entusiastiskt.

Som Facility Manager är din framförhållning och ditt ledarskap avgörande för att vägleda ditt företag genom övergången till en skrivbordsdelningsmodell. Det är en strategisk balansgång för att hantera utrymmen, teknik och människor för att skapa en anpassningsbar, effektiv och positiv arbetsmiljö. Är du beredd att ligga i framkant av denna omvandling?