Desk Sharing: Det fleksible kontor

Skrivebordsdeling? Vi hører dette ord oftere og oftere. Men hvad betyder Desk Sharing helt præcist? Er det et stift koncept? Og giver det mening at dele skriveborde med kolleger – eller er det bare den seneste, men bestemt ikke sidste, trend for moderne arbejde?

Den moderne arbejdsplads har været undersøgt, afprøvet og implementeret i lang tid: Åbne kontorer, retrætekabiner, mindre kontorlokaler, hjemmekontorer... Afhængigt af branche, virksomhed og land er der helt unikke tilgange, som nogle gange udvikle hurtigere, nogle gange langsommere. Men en historisk begivenhed aktiverede turboen: Corona-pandemien. New Work, hybrid working – det var ikke længere buzzwords; de var pludselig en realitet.

Siden da har et overvældende antal kontoransatte over hele verden taget det for givet, at i det mindste en del af deres arbejde vil blive udført derhjemme eller på vejen. Det har påvirket kontoret: Mange arbejdspladser er øde, og nogle lokaler står tomme. For medarbejdere, der sidder på kontoret, er de tomme skriveborde ikke megen motivation. Og for virksomheden giver et stort kontor, der står halvtomt, næppe økonomisk mening.

Det faste skrivebord hører fortiden til

Så virksomheder reagerer; de vil spare og optimere. At deskshare eller Desk Sharing er én tilgang her: Med færre skriveborde og arbejdsstationer kan mindre lokaler lejes – eller der frigøres plads til andre ting, såsom stille retreater eller steder til social udveksling. Så der er ikke længere faste tildelte skriveborde til hver medarbejder. Når du kommer ind på kontoret, skal du hver gang finde en ny arbejdsstation, hvor du skal tilbringe dagen. Aftalen er, at vi kan arbejde hjemmefra oftere.

Men for at skrivebordsdeling skal fungere rigtig godt, er det vigtigt for en virksomhed at have medarbejdere om bord. Deres behov for produktivt arbejde skal tænkes ind, deres motivation skal fastholdes, og god kommunikation skal muliggøres. En gennemført kendsgerning er derfor ikke særlig effektiv, når det kommer til at omstrukturere arbejdspladsen og skaber i værste fald varig vrede.

Der er ikke én model – men der er brug for et koncept

Det er ikke nok at fjerne halvdelen af ​​skrivebordene eller flytte til et mindre kontor. Desk-Sharing er ikke en stiv, simpel model, der kan implementeres inden for en dag - der er ingen ensartet opskrift for enhver virksomhed. Antallet af medarbejdere, organisationsstruktur, teamenheder, arbejdets karakter og medarbejdernes individuelle karakteristika kræver et skræddersyet koncept. Og det bør udvikles sammen med arbejdsstyrken.

1. Nyt arbejde betyder nye muligheder. Moderne teknologier og rumlige koncepter hjælper med at implementere vellykket skrivebordsdeling, som medarbejderne modtager godt. Desk sharing-software giver individuelle teammedlemmer mulighed for at reservere deres pladser på forhånd og sikrer, at dem, der logger ind eller møder op på kontoret lidt senere, er dårligere stillet.
2. Del ikke individuelle genstande og enheder: Headsets, tastaturer, mus, tablets: Det er for det meste personlige genstande, som medarbejderne ikke nødvendigvis ønsker at dele – også et spørgsmål om hygiejne, som er særligt centralt i pandemitider. Så disse genstande bør være trådløse og opbevares af teammedlemmer i en individuel, nem at bære kasse eller skab som Gustav . På den måde går der ikke noget tabt, og rengøringspersonalet er glade for at have fripladsen.
3. Kontormøbler skal let kunne justeres: Brugere skal kunne justere højden på en stol eller overvåge sig selv hurtigt. Lyssensorer giver automatisk belysning af et skrivebord, der i øjeblikket er i brug. At ankomme til skrivebordet skal ikke være forbundet med utallige irriterende håndbevægelser. Et godt skrivebordsdelingskoncept holder øje med hele dagligdagen og holdenes forskellige aktiviteter.
4. Rent skrivebord og plads til private ting: Især ved fælles arbejdsstationer er det selvfølgelig også vigtigt at være opmærksom på sikkerheden. Med en klar, ren skrivebordspolitik forhindrer hvert kontor følsomme oplysninger i at være tilgængelige. At logge af ved computeren og fjerne alle papirdokumenter beskytter data og sikrer et pænt og ryddeligt skrivebord, hvilket nok er essentielt for alle, når de deler skrivebord.

I al planlægningen og tænkningen om teknologi, udstyr og skrivebordsorientering er der én ting, du ikke må glemme: Medarbejdere er individer med personlige liv. Billeder af deres børn, feriepostkort fra kolleger, kaktus eller duftende håndcreme. Der skal være plads til disse ting. Et kontor, der er orienteret mod skrivebordsdeling, må ikke glemme det personlige præg. Den skal overveje, hvor og hvordan private ting kan integreres på kontoret.

Fordelene ved skrivebordsdeling...

• Et nyt koncept for arbejdspladser er også en ny mulighed for at reducere hierarkier. Kommunikationen mellem ledelsesniveauerne bliver mere åben og ligetil. Er det store hjørnekontor med ovenfra ikke længere forbeholdt chefen alene? Det er et vigtigt tegn. Og det dårligt oplyste skrivebord med ryggen til døren er ikke længere forbeholdt praktikanten? Måske er det upåskønnede skrivebord helt væk, og praktikanten sidder lige nu i et lyst, smukt arbejdsrum med søde kollegaer.
• Det er ingen hemmelighed: Deling af skrivebord betyder færre skriveborde og mindre plads. Dette går hånd i hånd med betydelige besparelser i driftsudgifter. Det gør det nemmere at klare sig i udfordrende tider – og virksomheden kan i stedet investere i andre personalegoder, som teamet værdsætter meget mere i disse dage.
• Når virksomheder i en lang række brancher desperat søger kvalificeret personale, betyder image noget. Hvilken slags virksomhed vil du være for potentielle medarbejdere? Støvet, gammeldags, stiv? Eller fremtidsorienteret med henblik på et teams faktiske behov i tider med hybridarbejde? Desk-deling er et klart signal for sidstnævnte. Så i dine employer branding-aktiviteter er du velkommen til at nævne din skrivebordsdelingsmodel.
• Absolut skal nævnes som en fordel ved skrivebordsdeling: medarbejdertilfredshed. Planlæg kontorændringerne forsigtigt og lyt nøje til dine medarbejderes forslag og behov. Du kan spare penge med skrivebordsdeling og gøre det muligt for hele teamet at arbejde motiveret i det lange løb.
• Empati, kreativitet, fleksibilitet: Brug af forskellige arbejdspladser betyder konstant forandring. Vi forstår vores kollegaers perspektiver bedre, kan reagere bedre på nye omstændigheder og stimulerer vores kreative evner hver dag.

...og ulemperne?

• Tidsforbrug og mindre produktivitet: Hvis vi konstant skal rydde op, søge efter arbejdsstationer og kæmpe om de bedste skriveborde, er vi bestemt ikke effektive, motiverede og produktive. Der er derfor et presserende behov for et klart koncept.
• Usikkerhed: Mange medarbejdere opfatter en ny arbejdspladsmodel som en trussel. Hvad sker der her? Når mit faste skrivebord er væk, bliver jeg så den næste? Arbejdsgivere skal kommunikere klart med deres teams og vise dem, at skrivebordsdeling positivt kan ændre virksomheden og arbejdsstyrken.
• Konkurrencedygtigt valg af arbejdsplads: Det tager ikke lang tid at komme tilbage til et almindeligt job. Nogle medarbejdere kommer ekstra tidligt på kontoret. Andre bruger den nye bookingsoftware til at spærre pladsen for sig selv frem til 2053. Tvister om et skrivebord bør for enhver pris undgås – med fair fordeling, klare regler og et bookingsystem, der forhindrer diskrimination.
• Reduceret teamsamhørighed: En frygt, der kan gå i opfyldelse med dårlig planlægning. Du har ikke længere din yndlingskollega siddende ved siden af ​​dig hver dag, og det typiske informationsflow i et team eller lokale er nu ændret. Regelmæssige møder (virkelige eller virtuelle) og moderne kommunikationsværktøjer er vigtige for at undgå, at medarbejdere føler sig udelukket, isoleret eller utilstrækkeligt informeret.

Konklusion: Hvordan skrivebordsdeling fungerer som fremtidens arbejde

Desk sharing er for længst ankommet til mange virksomheder, brancher og afdelinger. Det er vigtigt ikke at være bange for forandringer, men at se de store muligheder. Med en klar model, der integrerer teamets ideer og ønsker og klare regler, der gælder for både chef og praktikant, er desk-deling til gavn for virksomheden og alle medarbejdere.