Hvordan man beregner den rette skrivebordsdelingsratio for dit kontor

Hvad er et skrivebordsdelingsforhold?

Skrivebordsdelingsforholdet (nogle gange kaldet skrivebord-til-medarbejder-forhold) beskriver, hvor mange arbejdsstationer der er tilgængelige i forhold til det samlede antal medarbejdere.

Der er to almindelige måder at udtrykke det på:

• Som en procentdel:
  Et skrivebordsdelingsforhold på 80 % betyder, at der for hver 100 medarbejdere er 80 skriveborde tilgængelige.

• Som et numerisk forhold:
  Et forhold på 1.2 betyder, at der er 120 medarbejdere for 100 skriveborde.

Begge beskriver det samme forhold — den første fokuserer på tilgængelige skriveborde, den anden på samlet personale.

 

Desk-Sharing konverteringstabel

At forstå din virksomheds desk-sharing-forhold er et afgørende første skridt i ethvert hybridt arbejdsplads- eller kontorpladsplanlægningsprojekt.

Hvorfor Desk Sharing er vigtigt for hybride arbejdspladser

Virksomheder anvender desk sharing for at skabe mere fleksible, effektive og bæredygtige arbejdspladser.
I de fleste tilfælde er der to hovedmål:

1. Fleksibilitet og tilpasningsevne
   Deling af skriveborde gør det muligt for organisationer nemt at justere teamstørrelser, projektgrupper og etageindretninger — uden konstant omkonfigurering.

2. Plads- og omkostningseffektivitet
   Ved at matche antallet af skriveborde med det reelle forbrug kan virksomheder reducere ubrugt plads og optimere deres ejendomsaftryk.

Når det implementeres med omtanke, understøtter deling af skriveborde medarbejdernes autonomi samtidig med, at det markant sænker ejendoms- og energikostnader.

Skrivebordsdelingsforhold – et bevægeligt mål

Moderne arbejde er konstant forandring — og med det følger behovet for fleksibilitet. Det er en af hovedårsagerne til, at deling af skriveborde er blevet så populært. Men det samme princip gælder for selve skrivebordsdelingsforholdene: de ændrer sig over tid, efterhånden som medarbejderantal, teams og arbejdsformer udvikler sig.

For at få forholdet rigtigt skal organisationer løbende overvåge belægningsniveauer, medarbejderadfærd og tilfredshed. Disse indsigter gør det lettere at justere op eller ned efter behov, så arbejdspladsen forbliver effektiv, behagelig og tilpasset den måde, folk faktisk arbejder på.

 

Sådan beregner du dit skrivebordsdelingsforhold

Der er to hovedmetoder til at beregne det korrekte forhold mellem skrivebord og medarbejder:
et bedste praksis-estimat og en datadrevet analyse.

1. Brug bedste praksis-tal (hurtigt estimat)

Hvis du er i starten af din rejse med deling af skriveborde og endnu ikke har udnyttelsesdata, kan du bruge disse branchebenchmarks som vejledning:

2. Brug reelle data (bedste tilfælde tilgang)

For en mere præcis beregning, analyser hvordan folk faktisk bruger dit kontor.
Dette kan gøres gennem:

• Adgangskort- eller badge-data: måler daglig tilstedeværelse.

• Skrivebordsbookingssoftware: sporer skrivebordsbesættelse i realtid.

• Manuelle udnyttelsesstudier: timetællinger af optagede skriveborde over en eller to uger.

• Medarbejderundersøgelser: afslører hjemmearbejds-mønstre og præferencer.

Jo flere data du indsamler, desto mere præcist kan du fastsætte dit desk-sharing forhold.
For eksempel, hvis analysen viser en ugentlig maksimal skrivebordsbesættelse på 65 %, kan du trygt planlægge med et desk-sharing forhold på 75-80 %, med mål om en maksimal besættelse på 85-90% og dermed have plads til spidsbelastningsdage. (10-15% plads kapacitet)

Hvad gør et godt desk-sharing forhold

En succesfuld desk-sharing model inkluderer altid en buffer for fleksibilitet — typisk 10 – 15 % reservekapacitet, med mål om en gennemsnitlig maksimal besættelse på 85-90%
Dette sikrer, at medarbejderne stadig nemt kan finde et skrivebord, selv på travle dage.

Hvis den gennemsnitlige maksimale skrivebordsbesættelse regelmæssigt overstiger 85 %, kan arbejdspladsen føles overfyldt og stressende. Målet er at gøre systemet ubesværet og intuitivt, ikke restriktivt.

Sådan optimerer du desk-sharing over tid

Desk sharing er ikke en "set-and-forget" model. Når den først er etableret, bør du overvåge, gennemgå og justere dit forhold regelmæssigt:

• Følg udnyttelsen løbende via bookingsystemer eller sensorsystemer.

• Indsaml feedback gennem kvartalsvise medarbejdertilfredshedsundersøgelser.

• Tilpas politikker i samarbejde med ledelse, HR og facilitetsafdelinger.

• Tilpas ratio-mål efterhånden som fjernarbejdsvaner udvikler sig.

Over tid kan du typisk reducere ratioen yderligere — for eksempel fra 80 % til 70 % — når pålidelige data understøtter ændringen.

Almindelige succesfaktorer for desk sharing

Selvom ratioen er vigtig, afhænger succes også af andre faktorer på arbejdspladsen:

• Støttende lederskab og klar kommunikation.

• Veludformede rum, der passer til forskellige arbejdsformer.

• Pålidelige IT-værktøjer og systemer til booking af skriveborde.

• Gennemsigtige politikker og fair regler for skrivebordsfordeling.

Sammen skaber disse en positiv medarbejderoplevelse og opretholder tillid til desk-sharing modellen.

Vigtige pointer

• Start med en desk-sharing ratio på omkring 80 %, hvis der ikke er tilgængelige data.

• Brug data om faktisk udnyttelse til at forfine og eventuelt sænke den.

• Oprethold 10-15 % reservekapacitet (mål for gennemsnitlig topkapacitet på 85-90 %) i forhold til observeret topbelægning for at sikre komfort og brugervenlighed.

• Kombiner din ratio-planlægning med smart forandringsledelse og gennemtænkt arbejdspladsdesign.

Det ultimative mål er ikke kun at spare plads — det er at designe en arbejdsplads, der fungerer ubesværet og ergonomisk for alle.

Næste skridt: Værktøjer til at understøtte desk sharing

Udforsk Gustav’s desk-sharing tools — mobile skrivebordsbokse, bærbare stativer og tilbehør, der gør fleksibelt arbejde problemfrit, organiseret og ergonomisk.