Was ist Activity Based Working?

Eine ruhige Kabine für konzentriertes Arbeiten. Ein gemeinsamer Tisch für Projektbesprechungen. Eine Lounge-Ecke für informelle Treffen. Wenn Sie sich fragen, was Activity Based Working ist, lautet die einfachste Antwort: Es ist ein Arbeitsplatzmodell, bei dem die Menschen die Umgebung wählen, die die jeweilige Aufgabe am besten unterstützt.

Anstatt jedem Mitarbeiter einen festen Schreibtisch zuzuweisen, bietet Activity Based Working den Menschen Zugang zu verschiedenen Arbeitsumgebungen. Das Ziel ist nicht Flexibilität um der Flexibilität willen, sondern bessere Bedingungen für Konzentration, Zusammenarbeit, Telefonate, Planung und Bewegung im Tagesverlauf zu schaffen.

Wie sieht Activity Based Working in der Praxis aus?

Activity Based Working, oft ABW abgekürzt, basiert auf einem einfachen Prinzip: Verschiedene Arbeitsarten benötigen unterschiedliche Umgebungen. Ein Finanzanalyst, der Daten überprüft, ein Designer, der Konzepte mit einem Kunden teilt, und ein Manager, der ein Einzelgespräch führt, benötigen nicht dieselbe Ausstattung.

In einem traditionellen Büro befinden sich oft alle in einer ähnlichen Umgebung, unabhängig davon, ob diese für die Arbeit geeignet ist oder nicht. In einem Activity Based Workplace wird das Büro in Zonen unterteilt, die nach Nutzung gestaltet sind. Dazu können ruhige Bereiche, Besprechungsräume, flexible Arbeitsplätze, Teamtische, Telefonzellen und informelle Bereiche gehören.

Mitarbeiter wechseln je nach Aufgabe zwischen diesen Bereichen. Manche Organisationen kombinieren dies mit Desk Sharing und Clean-Desk-Richtlinien, andere verbinden ABW mit buchbaren Arbeitsplätzen oder teamorientierten Nachbarschaftsbereichen. Das Modell kann sehr strukturiert oder eher locker umgesetzt werden. Deshalb ist die Qualität der Umsetzung so wichtig.

Warum Organisationen Activity Based Working einführen

Der Reiz von ABW liegt nicht nur in der Raumeffizienz, obwohl diese oft eine Rolle spielt. Richtig umgesetzt kann es eine bessere Mitarbeitererfahrung und ein bewusster gestaltetes Büro fördern.

Für Führungskräfte im Bereich Arbeitsplatzgestaltung bietet ABW die Möglichkeit, den physischen Raum an die tatsächliche Arbeitsweise anzupassen. Die meisten Teams verbringen nicht mehr fünf Tage die Woche mit denselben Aufgaben am selben Ort. Hybride Arbeitsmodelle, projektbezogene Arbeit und digitale Zusammenarbeit haben den Rhythmus des Büroalltags verändert. Büros müssen diese Realität widerspiegeln.

Für Mitarbeiter bedeutet das mehr Wahlfreiheit mit Sinn. Eine gut gestaltete ABW-Umgebung kann unnötigen Lärm reduzieren, die Zusammenarbeit erleichtern und ergonomisches Arbeiten in verschiedenen Umgebungen unterstützen. Außerdem kann das Büro dadurch weniger statisch und reaktionsfähiger wirken.

ABW ist jedoch nicht automatisch besser als feste Sitzplätze. Wenn ruhige Bereiche knapp sind, die Aufbewahrung unzureichend ist oder Mitarbeiter viel Zeit damit verbringen, einen Platz zu suchen, verliert das Modell schnell an Glaubwürdigkeit. Das Konzept ist stark, die Umsetzung muss es ebenso sein.

Die Kernelemente eines Activity Based Workplace

Im Idealfall ist ABW ein System und keine reine Möbelanordnung. Es beruht auf dem Zusammenspiel von Raum, Verhalten, Technologie und täglichen Abläufen.

Das erste Element ist Vielfalt. Menschen brauchen eine klare Mischung aus Bereichen für konzentriertes Arbeiten, Zusammenarbeit, private Gespräche, kurze Aufenthalte und längere Sitzungen. Wenn sich alle Bereiche gleich anfühlen, ist der Arbeitsplatz nicht wirklich activity based.

Das zweite Element ist Klarheit. Nutzer sollten ohne Schwierigkeiten verstehen, wohin sie gehen und wofür jeder Bereich gedacht ist. Ruhebereiche müssen wirklich ruhig sein. Kollaborative Zonen müssen Gespräche, Bildschirmfreigaben und spontane Teamarbeit unterstützen.

Das dritte Element ist Mobilität. Wenn von den Mitarbeitern erwartet wird, sich im Tagesverlauf zu bewegen, brauchen sie eine einfache Möglichkeit, ihre wichtigsten Arbeitsmittel zu transportieren und zu organisieren. Laptop, Ladegerät, Notizbuch, Headset, Maus und persönliche Gegenstände müssen mitgenommen werden können. Hier scheitern viele ABW-Strategien oder sind erfolgreich. Der Arbeitsplatz mag flexibel sein, aber wenn die persönliche Ausstattung unordentlich, zeitaufwendig aufzubauen oder ergonomisch schlecht ist, wird die Erfahrung frustrierend.

Das vierte Element ist Etikette. Gemeinsame Umgebungen brauchen gemeinsame Regeln. Das betrifft alles von Buchungsverhalten über Lärmpegel, Aufbewahrung, Ordnung bis hin dazu, wie lange ein Arbeitsplatz unbeaufsichtigt bleiben darf.

Was Activity Based Working nicht ist

Es ist nicht einfach nur Hot Desking mit einem neuen Namen. Hot Desking bedeutet meist, dass Mitarbeiter jeden verfügbaren Schreibtisch nutzen, oft mit Fokus auf Auslastung. Activity Based Working geht weiter, indem es verschiedene Umgebungen nach tatsächlichen Arbeitsmodi gestaltet.

Es ist auch keine Ausrede, um Schreibtische zu reduzieren, ohne den Arbeitsplatz insgesamt zu verbessern. Wenn ein Büro feste Sitzplätze abschafft, aber sonst wenig verändert, fällt das den Mitarbeitern sofort auf.

Und es ist kein Modell, das für alle gleich passt. Manche Rollen benötigen mehr Stauraum, mehr Privatsphäre oder mehr Ausstattung als andere. Rechtsabteilungen, Kundensupport, Designteams und Führungskräfte nutzen den Arbeitsplatz oft unterschiedlich. Eine glaubwürdige ABW-Strategie berücksichtigt das.

Die Vorteile und Kompromisse

ABW kann das Büro nützlicher machen. Statt jeden Tag zum festen Schreibtisch zu pendeln, um Videokonferenzen abzuhalten, haben die Mitarbeiter Zugang zu Umgebungen, die genau auf ihre Aufgaben abgestimmt sind. Das verbessert oft die Qualität der Zusammenarbeit und gibt den Einzelnen mehr Kontrolle über konzentriertes Arbeiten.

Es kann auch zu saubereren, ruhigeren Umgebungen beitragen. Gemeinsame Schreibtische funktionieren am besten, wenn die Ausstattung portabel und leicht zurückzusetzen ist. Für Organisationen, die Wert auf Präsentation, Konsistenz und effiziente Raumnutzung legen, ist das wichtig.

Es gibt jedoch auch Kompromisse. Manche Mitarbeiter schätzen territoriale Stabilität und Routine. Andere empfinden das tägliche Einrichten und Umziehen als ermüdend, wenn das Büro nicht die richtige Unterstützung bietet. Die Teamzusammengehörigkeit kann leiden, wenn die Mitarbeiter zu verstreut sind oder Nachbarschaftsbereiche schlecht definiert sind.

Deshalb balancieren die besten ABW-Büros Freiheit und Struktur. Sie schaffen Wahlmöglichkeiten, aber keine Unklarheiten. Sie fördern Bewegung, aber keine ständige Unterbrechung.

Was Teams brauchen, damit Activity Based Working gut funktioniert

Raumplanung ist nur ein Teil der Lösung. Die Menschen brauchen auch praktische Hilfsmittel, die Mobilität mühelos machen.

Ein Laptop ohne Ständer kann jeden flexiblen Arbeitsplatz zu einem schlechten ergonomischen Kompromiss machen. Ein gemeinsamer Schreibtisch ohne einfache Möglichkeit, Kabel, Schreibwaren und tägliche Ausrüstung zu organisieren, wird schnell unordentlich. Eine Clean-Desk-Policy ohne tragbaren Stauraum führt oft zu kleinen, aber ständigen Reibungen.

Mit anderen Worten: ABW funktioniert am besten, wenn Arbeitsplatz und persönliche Ausstattung zusammen gedacht werden. Tragbare Organizer, kompakte Laptopständer, Schreibtischunterlagen und Arbeitstaschen sind keine bloßen Accessoires. In flexiblen Umgebungen werden sie Teil des Betriebssystems. Sie helfen den Mitarbeitern, schnell anzukommen, sich einzurichten, komfortabel zu arbeiten und den Arbeitsplatz für die nächste Person vorzubereiten.

Für Büroplaner und Facility-Teams ist das wichtig, weil die Mitarbeitererfahrung von kleinen, wiederkehrenden Handlungen geprägt wird. Wenn das Einrichten 30 Sekunden statt zehn Minuten dauert, fühlt sich der Arbeitsplatz leichter an. Wenn wichtige Dinge zwischen Zuhause, Büro und gemeinsamem Arbeitsplatz organisiert bleiben, nutzen die Menschen das Büro eher wie vorgesehen.

Activity Based Working gestalten – orientiert am tatsächlichen Verhalten

Die effektivsten ABW-Strategien beginnen mit Beobachtung, nicht mit Theorie. Wie viel konzentrierte Arbeit findet tatsächlich im Büro statt? Wie oft brauchen Teams geschlossene Räume? Was tragen die Menschen täglich mit sich? Wo entsteht Unordnung? Welche Bereiche sind immer voll, welche werden gemieden?

Diese Fragen führen zu besseren Entscheidungen als abstrakte Flächenverhältnisse allein. Sie zeigen auch, wo unterstützende Produkte und Arbeitsplatzregeln stärker wirken müssen.

Zum Beispiel braucht ein Kreativteam große gemeinsame Flächen für Review-Sitzungen, aber auch kompakte persönliche Sets, die leicht zwischen Schreibtischen transportiert werden können. Ein Beratungsteam benötigt vielleicht Arbeitsplätze in der Nähe von Besprechungsräumen und leichte Hilfsmittel, die eine konsistente Einrichtung überall ermöglichen. In beiden Fällen gilt das gleiche Prinzip: Flexibilität fühlt sich nur dann hochwertig an, wenn sie gut organisiert ist.

Hier wird Designqualität praktisch, nicht nur kosmetisch. Durchdachte Materialien, langlebige Verarbeitung und ein klarer Platz für jeden Gegenstand helfen, mobiles Arbeiten als geordnet und nicht als provisorisch zu erleben. Gustav verfolgt dabei die gleiche Logik wie die Arbeitsplatzplanung selbst – weniger Elemente, besser gelöst.

Ist Activity Based Working für jedes Büro geeignet?

Nicht immer in reiner Form. Manche Organisationen brauchen ein hybrides Modell mit einer Mischung aus festen Schreibtischen, buchbaren Arbeitsplätzen und gemeinsamen Aktivitätszonen. Andere übernehmen ABW-Prinzipien nur in ausgewählten Bereichen statt auf einer ganzen Etage.

Die richtige Frage ist meist nicht, ob man Activity Based Working als Begriff einführt, sondern ob der Arbeitsplatz die tatsächlichen Tätigkeiten der Mitarbeiter unterstützt und ob das tägliche Einrichten einfach genug ist, um es regelmäßig zu wiederholen.

Wenn die Antwort ja lautet, kann ABW ein Büro schaffen, das bewusster, effizienter und leichter nutzbar ist. Und in einer Arbeitswelt, die von Bewegung geprägt ist, ist diese Klarheit oft das, was die Menschen am meisten schätzen.