La transición a ABW
Las ventajas de Trabajo Basado en Actividades están bien documentadas: el personal se siente más confiado y, por lo tanto, más motivado; la cantidad de espacio requerido se reduce, lo que puede permitir ahorros en bienes raíces o 'crecimiento sin espacio', y la calidad del trabajo mejora a medida que los empleados pueden colaborar o eliminar distracciones de manera más efectiva.
Sin embargo, esto no quiere decir que implementar una forma de trabajo ABW sea siempre una venta fácil. Los gerentes a menudo son cautelosos al otorgar tanta confianza a su personal y perder el enfoque de ‘línea de visión’. El personal, aunque a menudo está ansioso por más flexibilidad, puede ser cauteloso ante cualquier cambio y puede sospechar que las razones para el cambio provienen más de consideraciones financieras que de una preocupación por su bienestar.
Por lo tanto, se debe llevar a cabo un proceso de gestión del cambio exhaustivo al hacer la transición hacia el Trabajo Basado en Actividades. Un proceso de gestión del cambio sólido tiene cinco etapas claras y distintas:
Análisis – es decir, ¿por qué se está realizando el cambio? En este caso, la pregunta central debería ser: ¿es ABW realmente adecuado para esta organización?
Desarrollo del Marco de Cambio – Planificación a un nivel superior sobre cómo se llevará a cabo el cambio y en qué período de tiempo.
Compromiso y Comunicación – La parte más importante del proceso es una consulta exhaustiva y genuina con el personal en todos los niveles para ver cómo el cambio propuesto les afectará y qué preocupaciones pueden tener. Con el trabajo basado en actividades, estas a menudo giran en torno a la falta de un espacio personal y la incertidumbre mencionada sobre la confianza desde la perspectiva de los gerentes.
Implementación – El cambio se lleva a cabo en las etapas identificadas por el marco.
Evaluación – Evaluaciones regulares realizadas durante un período de tiempo, con la oportunidad de ajustar cualquier elemento del nuevo sistema que no esté funcionando.
¿Entonces, cómo puede Gustav ayudar con este proceso? Al trabajar con varias empresas que han hecho la transición a ABW en los últimos años, nos ha complacido ver cómo Gustav ha sido un ingrediente vital en el proceso de gestión del cambio. Aquí consideramos 5 maneras en las que Gustav puede ayudar con el proceso de cambio a ABW.
Portabilidad
Una característica clave de ABW es el hecho de que se anima a los trabajadores a moverse por su espacio de trabajo (o más allá) según lo exijan las necesidades de sus tareas: espacios tranquilos para trabajo enfocado; salas de reuniones para colaboración, etc. No hace falta decir que la ‘oficina en una caja’, Gustav lo hace fácil, ya que el personal puede llevar consigo todos sus elementos esenciales de un lugar a otro y volver a instalarse en poco tiempo. Mostrar un ejemplo existente de Gustav en acción puede ayudar a aliviar las preocupaciones sobre cómo esta forma de trabajo más móvil puede convertirse en una realidad.
Una respuesta práctica a la cuestión del almacenamiento
Uno de los cambios más significativos al mudarse a una oficina de Trabajo Basado en Actividades es la falta de almacenamiento. Los escritorios individuales y toda la oportunidad de desorden que proporcionan ya no están, mientras que el uso de papel se minimiza. Tanto el personal como los gerentes a menudo luchan por imaginar cómo podría funcionar esto. Al introducir a Gustav temprano en el proceso de consultoría, los gerentes senior pueden demostrar una respuesta tangible a la pregunta, ya que el personal verá cómo aún tienen la oportunidad de almacenar todos sus artículos esenciales. El hecho de que Gustav ha sido diseñado para encajar en un casillero estándar también tranquilizará a aquellos que se preocupan de que organizar su espacio cada día tomará demasiado tiempo.
Enfatizando la Autonomía Positiva
Uno de los mayores beneficios del Trabajo Basado en Actividades es el nivel de flexibilidad y autonomía que ofrece al personal. Esto se alinea con el objetivo de Gustav de ayudar a los trabajadores a ‘hacer de cualquier espacio su espacio’. En nuestra experiencia, presentar a los empleados a Gustav al principio del proceso de transición a ABW les permite ver este aspecto positivo: imaginarse respondiendo correos electrónicos desde su café favorito o un apartamento junto a la playa en algún lugar. Al ayudar a enfatizar los aspectos positivos del ABW, Gustav puede facilitar un poco el proceso de gestión del cambio.
Espacio personal
Una objeción común a la implementación del Trabajo Basado en Actividades es que los empleados sienten que ningún espacio les pertenece, y muchos extrañan la oportunidad de personalizar un pequeño rincón de una oficina con fotos familiares y otros objetos. Esta preocupación estuvo en la parte frontal de nuestras mentes cuando diseñamos Gustav, y tuvimos cuidado de permitir formas para que Gustav pudiera ser individualizado. Abre tu Gustav, y de inmediato sentirás que estás en un lugar familiar.
Tecnología
Un requisito clave al cambiar a un Trabajo Basado en Actividades es asegurarse de que la tecnología sea adecuada para el propósito y permita a los empleados trabajar de manera efectiva tanto dentro como fuera de la oficina. Si bien Gustav no mejorará la calidad de su sistema de intranet, ha sido diseñado pensando en la tecnología de trabajo flexible. Una vez abierto, Gustav funciona como un soporte ergonómico para laptop. Las asas a cada lado también sirven como orificios para cables de alimentación, lo que facilita la carga, mientras que el riel en la parte frontal sirve como soporte para teléfono o tableta. Es la manera perfecta de ayudar a los empleados a trabajar desde cualquier lugar.
En resumen
"Cambiar a una nueva forma de trabajar nunca es fácil, y la importancia de un proceso de gestión del cambio bien pensado no puede subestimarse. Proporcionar tantos ejemplos tangibles de cómo podría verse la nueva forma de trabajar es útil, ya que ayudará a disipar temores e incluso a crear entusiasmo en torno al nuevo enfoque. Como una herramienta laboral diseñada específicamente para el trabajo flexible, Gustav proporcionará a gerentes y empleados por igual un ejemplo atractivo y atractivo de sus futuros arreglos laborales."
