Compartición de Escritorios: La oficina flexible

 

¿Compartir escritorio? Escuchamos esta palabra cada vez más a menudo. Pero, ¿qué significa exactamente Compartir Escritorio? ¿Es un concepto rígido? ¿Y tiene sentido compartir escritorios con colegas, o es solo la última, pero sin duda no la última, tendencia del trabajo moderno? 

El lugar de trabajo moderno ha sido investigado, probado e implementado durante mucho tiempo: oficinas de planta abierta, cubículos de retiro, salas de oficina más pequeñas, oficinas en casa... Dependiendo de la industria, la empresa y el país, hay enfoques completamente únicos, que a veces se desarrollan más rápido, a veces más lento. Pero un evento histórico activó el turbo: la pandemia de Corona. New Work, trabajo híbrido: ya no eran palabras de moda; de repente se convirtieron en una realidad.

Desde entonces, un número abrumador de empleados de oficina en todo el mundo ha dado por sentado que al menos parte de su trabajo se realizará en casa o en la carretera. Esto ha impactado la oficina: muchos lugares de trabajo están desiertos y algunas salas están vacías. Para los empleados que están en la oficina, los escritorios vacíos no son mucha motivación. Y para la empresa, una gran oficina que está medio vacía apenas tiene sentido económico.

 

El escritorio fijo es cosa del pasado.

Entonces, las empresas están reaccionando; quieren ahorrar y optimizar. Compartir escritorio, o Desk Sharing, es un enfoque aquí: Con menos escritorios y estaciones de trabajo, se pueden alquilar locales más pequeños, o se libera espacio para otras cosas, como retiros tranquilos o lugares para el intercambio social. Así que ya no hay escritorios fijos asignados para cada empleado. Cuando entras a la oficina, tienes que encontrar una nueva estación de trabajo cada vez, donde pasarás el día. El acuerdo es que podemos trabajar desde casa más a menudo.

Pero para que el uso compartido de escritorios funcione realmente bien, es esencial que una empresa cuente con la colaboración de los empleados. Sus necesidades para un trabajo productivo deben ser consideradas, su motivación debe ser mantenida y se debe facilitar una buena comunicación. Un hecho consumado, por lo tanto, no es muy efectivo cuando se trata de reestructurar el lugar de trabajo y, en el peor de los casos, crea un resentimiento duradero.

 

No hay un solo modelo, pero se necesita un concepto.

Eliminar la mitad de los escritorios o mudarse a una oficina más pequeña no es suficiente. El uso compartido de escritorios no es un modelo rígido y simple que se pueda implementar en un día; no hay una receta única que sirva para todas las empresas. El número de empleados, la estructura organizativa, las unidades de equipo, la naturaleza del trabajo y las características individuales de los empleados requieren un concepto personalizado. Y esto debe desarrollarse junto con la fuerza laboral.

1. El Nuevo Trabajo significa Nuevas Posibilidades. Las tecnologías modernas y los conceptos espaciales ayudan a implementar un exitoso intercambio de escritorios que los empleados reciben bien. El software de intercambio de escritorios permite a los miembros individuales del equipo reservar sus asientos con anticipación y asegura que aquellos que inician sesión o llegan a la oficina un poco más tarde estén en desventaja.
2. No compartas objetos y dispositivos individuales: auriculares, teclados, ratones, tabletas: estos son en su mayoría objetos personales que los empleados no necesariamente quieren compartir, también es una cuestión de higiene, que es especialmente central en tiempos de pandemia. Por lo tanto, estos artículos deben ser inalámbricos y almacenados por los miembros del equipo en una caja o gabinete individual, fácil de transportar como Gustav. De esta manera, nada se pierde y el personal de limpieza está contento de tener el espacio libre.
3. Los muebles de oficina deben ser fácilmente ajustables: los usuarios deben poder ajustar la altura de una silla o monitor rápidamente por sí mismos. Los sensores de luz proporcionan iluminación automática de un escritorio que está actualmente en uso. Llegar al escritorio no debe estar asociado con innumerables movimientos de mano molestos. Un buen concepto de compartición de escritorios mantiene un ojo en toda la rutina diaria y las diversas actividades de los equipos.
4. Escritorio limpio y espacio para cosas privadas: Por supuesto, especialmente con estaciones de trabajo compartidas, también es importante prestar atención a la seguridad. Con una política de escritorio limpio y ordenado, cada oficina evita que la información sensible sea accesible. Cerrar sesión en el ordenador y retirar todos los documentos en papel protege los datos y asegura un escritorio ordenado y limpio, lo cual es probablemente esencial para todos cuando se comparte el escritorio.

En toda la planificación y reflexión sobre tecnología, equipos y orientación de los escritorios, hay una cosa que no puedes olvidar: los empleados son individuos con vidas personales. Fotos de sus hijos, postales de vacaciones de colegas, cactus o crema de manos perfumada. Tiene que haber espacio para estas cosas. Una oficina que esté orientada hacia el uso compartido de escritorios no debe olvidar el toque personal. Necesita considerar dónde y cómo se pueden integrar las cosas privadas en la oficina.

 

Las ventajas del uso compartido de escritorios...

• Un nuevo concepto para los lugares de trabajo también es una nueva oportunidad para reducir las jerarquías. La comunicación entre los niveles de gestión se vuelve más abierta y directa. ¿La gran oficina en la esquina con la mejor vista ya no está reservada solo para el jefe? Eso es una señal importante. ¿Y el escritorio mal iluminado con la espalda a la puerta ya no está reservado para el pasante? Quizás el escritorio poco apreciado ha desaparecido por completo, y el pasante está actualmente sentado en un espacio de trabajo brillante y hermoso con buenos colegas.
• No es un secreto: el uso compartido de escritorios significa menos escritorios y menos espacio. Esto va de la mano con un ahorro sustancial en los gastos operativos. Esto facilita la gestión en tiempos difíciles, y la empresa puede invertir en otros beneficios para los empleados que el equipo valora mucho más en estos días.
• Cuando las empresas de una amplia gama de industrias buscan desesperadamente personal calificado, la imagen importa. ¿Qué tipo de empresa quieres ser para los posibles empleados? ¿Polvorienta, anticuada, rígida? ¿O orientada hacia el futuro con una visión de las necesidades reales de un equipo en tiempos de trabajo híbrido? El uso compartido de escritorios es una señal clara para lo último. Así que en tus actividades de marca empleadora, no dudes en mencionar tu modelo de uso compartido de escritorios.
• Definitivamente se debe mencionar como un beneficio del uso compartido de escritorios: la satisfacción de los empleados. Planifica los cambios en la oficina con cautela y escucha atentamente las sugerencias y necesidades de tus empleados. Puedes ahorrar dinero con el uso compartido de escritorios y permitir que todo el equipo trabaje de manera motivada a largo plazo.
• Empatía, creatividad, flexibilidad: Usar diferentes lugares de trabajo significa un cambio constante. Entendemos mejor las perspectivas de nuestros colegas, podemos reaccionar mejor a nuevas circunstancias y estimulamos nuestras habilidades creativas cada día.

 

...¿y las desventajas?

• Consumo de tiempo y menos productividad: Si tenemos que limpiar constantemente, buscar estaciones de trabajo y pelear por los mejores escritorios, ciertamente no somos eficientes, motivados y productivos. Por lo tanto, se necesita con urgencia un concepto claro.
• Inseguridad: Muchos empleados perciben un nuevo modelo de trabajo como una amenaza. ¿Qué sucede aquí? Después de que mi escritorio fijo se haya ido, ¿seré yo el siguiente? Los empleadores necesitan comunicarse claramente con sus equipos y mostrarles que el uso compartido de escritorios puede cambiar positivamente la empresa y la fuerza laboral.
• Selección de lugar de trabajo competitivo: No tarda mucho en volver a un trabajo regular. Algunos empleados llegan a la oficina extra temprano. Otros utilizan el nuevo software de reservas para bloquear el espacio para sí mismos hasta 2053. Las disputas sobre un escritorio deben evitarse a toda costa, con una asignación justa, reglas claras y un sistema de reservas que prevenga la discriminación.
• Cohesión del equipo reducida: Un miedo que puede hacerse realidad con una mala planificación. Ya no tienes a tu colega favorito sentado a tu lado todos los días, y el flujo típico de información en un equipo o sala ahora se ve alterado. Las reuniones regulares (reales o virtuales) y las herramientas de comunicación modernas son importantes para evitar que los empleados se sientan excluidos, aislados o insuficientemente informados.

 

Conclusión: Cómo el uso compartido de escritorios funciona como el futuro del trabajo

El uso compartido de escritorios ha llegado hace tiempo a muchas empresas, industrias y departamentos. Es esencial no tener miedo al cambio, sino ver las grandes oportunidades. Con un modelo claro que integre las ideas y deseos del equipo y reglas claras que se apliquen tanto al jefe como al pasante, el uso compartido de escritorios beneficia a la empresa y a todos los empleados.