El Dilema del Escritorio: Cómo Aumentar la Satisfacción de los Empleados con el Compartir Escritorios

En el paisaje en constante evolución del lugar de trabajo moderno, un aspecto que está transformándose silenciosamente es nuestra relación con nuestros escritorios. Se acabaron los días en que un escritorio era solo un santuario personal en la oficina. Una reciente encuesta de Morgan Stanley revela que más de la mitad de las oficinas en el Reino Unido y aproximadamente un tercio de los trabajadores de oficina en los EE. UU. están navegando por las aguas del "hot desking", donde el concepto de un escritorio personal es reemplazado por un enfoque más comunal, donde cualquier escritorio vale.

El auge del hot desking

El "hot desking", una estrategia rentable más prevalente después de la pandemia, implica que los empleados no tengan escritorios asignados, sino que elijan entre cualquier espacio de trabajo disponible al llegar. Este modelo, aunque financieramente inteligente para las empresas, no está recibiendo aplausos universales por parte de la fuerza laboral. Es como un juego de sillas musicales, pero con escritorios, y no todos están disfrutando de la melodía.

Sentimientos de los empleados

Mientras las tasas de adaptación están aumentando a nivel mundial, debemos reconocer que no todos los trabajadores están a bordo con este cambio, especialmente al principio. Este estudio de Oxford-Saïd BS que muestra la relación entre la satisfacción del empleado y la productividad – es un elemento crucial para el éxito. Para algunos, la pérdida de un espacio de trabajo dedicado es como perder una parte de su identidad laboral. Es más que solo un escritorio; se trata de tener un pequeño refugio personal en el mundo corporativo. Para otros, la flexibilidad y variedad que ofrece el hot desking son liberadoras, como ser un nómada en la sabana de la oficina.

1. Equilibrando Necesidades con una Estrategia Laboral Adecuada

Entonces, ¿cómo equilibras esas necesidades? En nuestra experiencia, las empresas que tienen más éxito no toman la transformación a la ligera y cuentan con una estrategia de lugar de trabajo bien pensada y dedicada. Una estrategia de lugar de trabajo es la columna vertebral de la ética operativa de una empresa, armonizando el espacio físico con los objetivos organizacionales. Es esencial porque define cómo se utiliza un espacio para mejorar la productividad, atraer talento y mantener una ventaja competitiva. Esta estrategia trasciende la mera estética; da forma a la experiencia diaria de los empleados, influye en la colaboración y apoya el bienestar.

2. Invertir en las herramientas, muebles y accesorios adecuados

Teniendo en cuenta los sentimientos de personalización, la mayoría de las empresas exitosas están invirtiendo en herramientas que les ayuden a hacer que el nuevo sistema funcione. Los sistemas de reserva de escritorios como Deskbird pueden ayudar a organizar equipos y asegurarse de que todos los que lo necesiten puedan sentarse juntos como equipo. Otro cambio radical en la percepción del hot desking han sido los organizadores de escritorio individualizados como Gustav, que permiten convertir cualquier espacio en su escritorio personal, manteniendo los utensilios de oficina organizados y trabajando de manera ergonómicamente correcta. Permite a las personas darse cuenta del potencial de un espacio de trabajo móvil, al tiempo que permite la personalización, lo que satisface las necesidades emocionales de los individuos.

3. Equilibrando los Modelos de Trabajo Híbrido Correctamente

Muchas empresas eligen un enfoque universal para su fuerza laboral, permitiendo que todos trabajen un cierto tiempo, a menudo 2-3 días a la semana, desde casa, y obligándolos a regresar a la oficina el resto del tiempo. Sin embargo, está surgiendo un enfoque más equilibrado entre los estrategas del lugar de trabajo: permitir que los equipos elijan su estilo de trabajo. Este enfoque discutido por el Dr. Gleb Tsipursky reconoce que diferentes equipos tienen diferentes necesidades, y maximizar el potencial del equipo alineando su entorno de trabajo con sus tareas podría ser un enfoque a considerar. Por ejemplo, un equipo digital podría querer involucrarse más al final de cada sprint de 2 semanas. En contraste, un equipo de gestión de cuentas, que requiere más estabilidad y consistencia, especialmente hacia el final del mes.

Al dar a los equipos la autonomía para elegir, las empresas pueden atender a los diversos requisitos de su fuerza laboral, asegurando que se satisfagan de manera óptima las necesidades laborales de todos. Este enfoque es un alejamiento de una política de talla única, avanzando hacia una estrategia laboral más matizada y centrada en el empleado.

4. Caminando el Habla: Liderazgo en el Compartir Escritorios

El apoyo de la dirección no solo es crucial; es la piedra angular de cualquier estrategia laboral exitosa, especialmente al implementar el trabajo en espacios compartidos. Los líderes no solo deben "predicar con el ejemplo", sino también sentarse en los asientos. Esto significa participar activamente en el entorno de trabajo en espacios compartidos, mostrando que nadie está por encima de la cultura que respaldan.

Cuando los líderes renuncian a las oficinas privadas por espacios compartidos, envían un mensaje poderoso: todos estamos juntos en esto, adaptándonos como iguales. Este acto de solidaridad puede desmantelar jerarquías que a menudo sofocan la comunicación y la innovación. Además, los líderes que se sumergen en la dinámica del trabajo en espacios compartidos obtienen una visión de primera mano sobre los desafíos y beneficios, lo que les permite tomar decisiones informadas y empáticas.

Su compromiso visible con la ética del espacio compartido fomenta la adopción y promueve un espíritu colectivo de flexibilidad y colaboración. Se trata de crear un entorno donde las interacciones fortuitas con el liderazgo pueden generar nuevas ideas y donde las políticas de puertas abiertas son reemplazadas por una mentalidad de escritorios abiertos. 

Reglas de la felicidad

En conclusión, el cambio hacia el trabajo en espacios compartidos es un reflejo de cambios más amplios en el lugar de trabajo. No se trata solo de escritorios; se trata de asegurarse de que la nueva forma de trabajar funcione para todos. La satisfacción de los empleados impulsa la productividad, que es el objetivo final para las empresas. Ya sea adoptando el trabajo en espacios compartidos o encontrando un equilibrio entre lo antiguo y lo nuevo, el futuro del trabajo se dirige indudablemente hacia más flexibilidad e innovación, un escritorio a la vez.