Partage de bureau : Meilleures pratiques dans la région DACH
Le concept de « New Work » a connu une accélération extrême avec la pandémie de Corona, et de nombreuses entreprises, même si la crise sanitaire est enfin terminée, ne veulent pas revenir au travail d'avant-hier. Par conséquent, le partage de bureau est devenu une partie intégrante des modèles de travail hybrides dans de nombreuses grandes et petites entreprises.
Pour que le partage de bureau fonctionne et maintienne la motivation de l'équipe, il doit y avoir un concept clair qui tienne compte des souhaits et des besoins des employés*. Certaines entreprises en Europe montrent comment procéder :
Microsoft Autriche
Microsoft Autriche s'est fixé pour objectif de créer un bureau par les employés pour les employés. Les gens ont été intensivement impliqués et accompagnés pendant le changement, de sorte que le scepticisme initial s'est rapidement dissipé. Le nouvel environnement de travail s'applique également à tout le monde ; le partage de bureau ne reflète pas les hiérarchies. Même les membres du conseil d'administration travaillent selon ce concept. Les postes et espaces de travail ouverts et partagés signifient également un nouveau niveau de transparence pour le personnel de Microsoft. Cela inspire le travail d’équipe et crée une communication ouverte.
Crédit d'image : Microsoft Autriche
De nombreux espaces sont mis à la disposition des collaborateurs pour leurs projets : des meubles colorés, un jardin, des bureaux classiques et une « Chambre Nature » : entièrement habillée de bois, avec un long bureau au milieu et un fauteuil confortable dans le coin. Les nombreux jeunes collaborateurs de Microsoft apprécient de pouvoir choisir leur chambre selon leur humeur et leurs besoins, leur permettant ainsi de se déplacer de plus en plus librement.
Trois
L'opérateur de télécommunications Drei a réduit le nombre de postes de travail en Autriche de 1 500 à 900 - après que la pandémie ait fait basculer encore davantage le travail mobile. Néanmoins, les salariés aiment toujours se rendre au bureau : pour l’échange personnel, mais aussi le tissu social et la cohésion, un lieu de rencontre physique est tout simplement indispensable. Gustav est un élément qui a rendu la transition vers le travail flexible beaucoup plus facile pour les responsables : la boîte à outils moderne inspire les employés et contribue de manière significative à faciliter la vie au bureau.
Agence fédérale de comptabilité
L'Agence fédérale de la comptabilité est le prestataire central de services pour le système comptable de la République d'Autriche. En 2019, elle a lancé un projet pilote de partage de bureau. Une condition préalable était la mise en place réussie de bureaux à domicile. L'espace de partage de bureau comprend quatre grandes salles équipées de postes informatiques. Sont également intégrés des salles de concentration, des cabines téléphoniques, une cuisine et un coin salon pour les pauses. Dans les cabines téléphoniques, les salariés sont totalement isolés des bruits extérieurs. Dans les salles de concentration, ils peuvent se consacrer à des tâches particulièrement exigeantes sans être dérangés – après réservation.
Un groupe de travail distinct a élaboré les règles d'un partage de bureau réussi afin que tous les membres de l'équipe puissent travailler efficacement et avec motivation. Bientôt, la première expérience a été acquise : l'atmosphère dans le nouvel espace de travail était calme et concentrée. Les employés se sentent à l'aise et profitent de tous les aspects du nouveau bureau moderne.
Crédit d'image : MOOCON
AOP Orphelin
Des postes de travail modernes, une appréciation à hauteur de vue et un fort sentiment d'unité : chez l'entreprise pharmaceutique européenne AOP Orphan, les employés doivent aimer venir au bureau et travailler avec des outils innovants. Gustav les aide non seulement à transporter leurs affaires, mais aide également à communiquer sur le thème du Nouveau Travail. Lors de l'aménagement du nouveau bureau, une grande importance a été accordée à ce que tous les postes de travail soient équipés d'équipements modernes afin que ce soit un plaisir d'entrer au bureau et de travailler avec des outils avancés.
Lors du passage au partage de bureau, Gustav a contribué à communiquer sur le sujet de manière ludique et créative et a un certain caractère de goodie que les employés apprécient. Les facteurs décisifs pour la boîte à outils étaient la durabilité et la flexibilité : dans un bureau moderne en particulier, le travail s'effectue non seulement au bureau, mais également dans l'espace social ou dans une cabine téléphonique.
Crédit image : Gustav Concept
Chambre du travail de Basse-Autriche
La Chambre du travail de Basse-Autriche poursuit au sein de son siège un concept de bureau adapté aux activités respectives des salariés. Le modèle hybride répond aux divers besoins de la main-d’œuvre. On y retrouve des postes de travail fixes, des zones calmes pour un travail serein et concentré, mais aussi un concept d'open space qui permet plus de flexibilité dans la communication et le travail en équipe avec le partage de bureau. Cet exemple montre que le travail moderne peut également être mis en œuvre de manière durable dans les institutions publiques.
Groupe Erste
Erste Group a également introduit un concept de partage de bureau sur son campus de Vienne. Cela répond à différents besoins : certains aiment travailler au grand air sur la terrasse, d'autres préfèrent discuter avec des collègues dans une pièce calme. L'argument du coût est clairement en arrière-plan chez Erste Group. L’important est de permettre aux collaborateurs de travailler de manière plus mobile, flexible et communicative.
L'entreprise a désormais également évalué le modèle de partage de bureau. Résultat : la majorité des effectifs en est très satisfaite. Ils sont heureux que les bureaux ne soient pas encombrés inutilement et que des ajustements soient apportés en cas de pénurie de postes de travail dans un service.
Lufthansa
Chez Lufthansa, le devoir de présence classique est un modèle abandonné. Au lieu de cela, le concept s’appelle New Workspace. Avant son introduction, l’entreprise s’est inspirée de nombreuses entreprises qui avaient déjà mis en place des modèles de bureaux modernes. Ils ont vite compris qu’un espace de bureau moderne et un équipement technique de pointe ne suffisaient pas. Les salariés ont besoin d’un accompagnement intensif pour comprendre et accepter les avantages, comme l’émergence d’une culture de confiance au lieu d’une culture de présence. Les managers sont également de la partie : le grand et luxueux bureau individuel de la suite exécutive appartient au passé.
Le partage de bureau permet de créer de nouveaux espaces libres aux usages diversifiés. Il s'agit notamment de groupes de réflexion, de canapés, de cabines téléphoniques, d'établis et de salles de réunion multifonctionnelles. L'entreprise ne veut cependant pas stagner dans ce processus : l'offre est constamment adaptée et élargie. Les innovations, les expériences antérieures et les nouveaux besoins sont toujours pris en compte.
Siemens
Crédit d'image : Siemens
Siemens à Munich s'appuie sur le "Flexible Office". Après une planification et un développement approfondis, le bureau a un concept clair. Chaque département dispose d'un « port d'attache ». Les salariés qui travaillent toujours sur site en raison de leurs tâches sont équipés de postes de travail fixes.
La zone de partage de bureau est l'endroit où sont actifs ceux dont le profil professionnel signifie qu'ils sont régulièrement sur des lieux de travail différents – sur site et hors site. Ils sont regroupés autour du port d'attache. En fonction du projet et des exigences, les membres de l'équipe choisissent des bureaux proches de leurs collègues actuellement impliqués. Cela leur permet de travailler plus efficacement en transférant rapidement des connaissances et des informations. De plus, la zone de partage peut toujours être adaptée et étendue aux zones voisines, par exemple. La taille variable permet la plus grande flexibilité possible.
ASFINAG
Un nouvel espace chaque jour : beaucoup de choses se sont passées récemment chez ASFINAG en matière de travail flexible. Après le déménagement dans un nouveau bâtiment de bureaux, le partage de bureau a été introduit : à quelques exceptions près, il n'y a plus de postes de travail fixes. Chaque collaborateur recherche quotidiennement son poste de travail. Pour rendre le partage de bureau et la conception de postes de travail flexibles aussi simples que possible, l'entreprise s'appuie entre autres sur Gustav : la qualité et la finition durable avec des éléments en bois ont été particulièrement convaincantes.
Crédit image du titre : Microsoft Autriche
