Desk Sharing structuré : comment la Sparkasse Bodensee façonne l’avenir du travail hybride

Entretien avec Jörg Hund, Consultant IT chez Sparkasse Bodensee, sur le bureau partagé, la transformation numérique et l’utilisation des outils Gustav.

La Sparkasse Bodensee fait figure de précurseur parmi les caisses d’épargne allemandes en matière de bureau partagé et de travail mobile. Dans cet échange, Jörg Hund – Consultant IT en charge de la technologie des postes de travail – explique comment son organisation a structuré sa transition vers des environnements de travail flexibles, quel rôle les produits Gustav y jouent, et pourquoi une culture adaptée est essentielle au succès du desk sharing.

Gustav : Monsieur Hund, comment la Sparkasse Bodensee a-t-elle initié le travail mobile et le bureau partagé ?

Jörg Hund : Chez nous, le télétravail est un sujet présent depuis longtemps – nous avons commencé à mettre en œuvre les premiers projets pilotes il y a 20 ans. Le télétravail est en usage généralisé depuis environ 10 ans. Aujourd’hui, entre 80 et 90 % de nos collègues peuvent travailler à distance – ce qui est déjà très avancé pour une banque régionale et reste inhabituel dans le secteur des caisses d’épargne.

Gustav : Quel a été le déclencheur pour mettre en place un concept de bureau partagé ?

Jörg Hund :
Les bureaux de notre siège à Friedrichshafen étaient de plus en plus vides – beaucoup d’espace inutilisé. Cela nous a poussés à remettre en question notre manière d’utiliser nos surfaces. Nous voulions plus de flexibilité, une meilleure utilisation des espaces, mais aussi permettre de nouvelles formes de collaboration. De là est né notre concept de bureau partagé – avec un système de réservation, des règles claires comme le clean desk, un équipement uniforme et des outils de travail individuels pour chaque collaborateur.

Gustav : Comment les collaborateurs ont-ils réagi à ce changement dans leur environnement de travail ?

Jörg Hund :
Il y avait évidemment des réticences au départ. Quand quelqu’un a passé des décennies dans le même bureau, avec ses propres plantes, des photos de famille, à « sa place », c’est un grand changement. Mais nous avons bien accompagné cette transformation – par la communication, des ateliers, et surtout grâce à des responsables qui ont donné l’exemple.

Gustav : À quel moment les produits Gustav, comme l’organiseur et le support pour ordinateur portable, ont-ils été intégrés ?

Jörg Hund :
Nous cherchions une solution permettant à nos collaborateurs de transporter facilement leur matériel tout en le rangeant proprement. Je suis tombé sur Gustav en ligne – et j’ai tout de suite été conquis. Je connaissais d’autres produits, mais Gustav était d’un tout autre niveau. Ce n’est pas une boîte en plastique, mais un produit haut de gamme, bien pensé, avec du caractère.

Gustav : Qu’est-ce qui vous a convaincu que Gustav répondait aux besoins du bureau partagé ?

Jörg Hund :
La combinaison entre l’organisation, l’espace de rangement et le support intégré pour ordinateur portable est tout simplement géniale. Nos collaborateurs l’apprécient énormément – ils peuvent emporter tout ce dont ils ont besoin en un seul geste et travailler efficacement partout. De plus, Gustav est très esthétique – le design s’intègre parfaitement dans nos bureaux modernisés.

Gustav : Comment les produits Gustav sont-ils utilisés aujourd’hui dans votre organisation ?

Jörg Hund :
Nous utilisons actuellement environ 200 exemplaires du Gustav Original XL. Les nouveaux collaborateurs reçoivent leur Gustav dès leur intégration. Cela est devenu un moment d’accueil symbolique – et dans le même temps, c’est un outil pratique pour le quotidien en travail mobile. Les Gustavs sont rangés la nuit sur des étagères ouvertes, et utilisés pendant la journée sur les bureaux ou en déplacement.

Gustav : Quelles évolutions avez-vous observées dans l’environnement de travail global ?

Jörg Hund :
Autrefois, chacun avait un grand caisson de rangement encombrant, souvent rempli de toutes sortes de documents et d’affaires diverses. Aujourd’hui, nous avons changé de perspective : numérique, mobile, collaboratif. Au lieu de bureaux individuels, nous avons de plus en plus d’espaces ouverts – cela favorise la communication, l’échange, et plus de flexibilité. De plus, nous utilisons de moins en moins de papier ; cela signifie qu’il n’est plus nécessaire d’avoir une poubelle ou des fournitures classiques (agrafeuses, perforatrices, ruban adhésif) à chaque poste. Et le meilleur : nous avons même commencé à louer les espaces libérés.

Gustav : Quels conseils donneriez-vous aux entreprises qui souhaitent adopter un modèle de bureau partagé ?

Jörg Hund :
Trois choses : premièrement, la communication est essentielle. Les collaborateurs doivent comprendre pourquoi ce changement est pertinent – et ce qu’ils y gagnent. Deuxièmement, la culture d’entreprise doit suivre. Si les dirigeants s’approprient un poste fixe et que les autres doivent être flexibles, cela ne peut pas fonctionner. Troisièmement : la technologie et l’infrastructure de bureau partagé doivent être à la hauteur. Sans cela, le desk sharing est difficilement réalisable.

Gustav : Merci beaucoup pour cet échange, Monsieur Hund.

Conclusion

L’exemple de la Sparkasse Bodensee montre que le succès du bureau partagé repose moins sur le mobilier que sur la culture de l’organisation. Une stratégie claire, une infrastructure fiable et des outils de qualité comme ceux de Gustav permettent de créer des environnements de travail flexibles, collaboratifs et tournés vers l’avenir.

En savoir plus sur Gustav Original et Gustav Loop, des outils pensés pour le travail moderne et hybride.