Het bureaudilemma: hoe u de tevredenheid van medewerkers kunt vergroten met het delen van bureaus

In het voortdurend veranderende landschap van de moderne werkplek is één aspect dat stilletjes transformeert onze relatie met onze bureaus. De dagen dat een bureau slechts een persoonlijk toevluchtsoord op kantoor was, zijn voorbij. Een recent onderzoek van Morgan Stanley onthult dat ongeveer de helft van de kantoren in het Verenigd Koninkrijk en ongeveer een derde van de kantoormedewerkers in de VS nu door de wateren van "hot desking" navigeren, waarbij het concept van een persoonlijk bureau wordt vervangen door een meer gemeenschappelijke, elk-bureau-kan-benadering.

De Opkomst van Hot Desking

Hotdesking, een kosteneffectieve strategie die vaker voorkomt na de pandemie, houdt in dat werknemers geen bureaus toegewezen krijgen, maar bij aankomst kunnen kiezen uit een beschikbare werkruimte. Hoewel dit model financieel verstandig is voor bedrijven, krijgt het geen universeel applaus van de beroepsbevolking. Het lijkt op een stoelendans, maar dan met bureaus – en niet iedereen geniet van het deuntje.

Werknemerssentimenten

Terwijl het aanpassingspercentage wereldwijd toeneemt, moeten we erkennen dat niet alle werknemers deze verandering onderschrijven, vooral niet in het begin. Deze Oxford-Saïd BS-studie toont het verband tussen medewerkerstevredenheid en productiviteit – het is een cruciaal element voor succes. Voor sommigen staat het verlies van een speciale werkruimte gelijk aan het verlies van een deel van hun werkidentiteit. Het is meer dan alleen een bureau; het gaat over het hebben van een klein, persoonlijk toevluchtsoord in de zakenwereld. Voor anderen zijn de flexibiliteit en variatie die hotdesking biedt bevrijdend, alsof je een nomade bent in de kantoorsavanne.

1. Behoeften in evenwicht brengen met een goede werkplekstrategie

Dus, hoe breng je die behoeften in evenwicht? Het is onze ervaring dat bedrijven die het meest succesvol zijn, de transformatie niet lichtvaardig opvatten en een goed doordachte en toegewijde werkplekstrategie hebben. Een werkplekstrategie vormt de ruggengraat van het operationele ethos van een bedrijf en brengt de fysieke ruimte in harmonie met de organisatiedoelstellingen. Het is essentieel omdat het definieert hoe een ruimte wordt gebruikt om de productiviteit te verhogen, talent aan te trekken en een concurrentievoordeel te behouden. Deze strategie overstijgt louter de esthetiek; het geeft vorm aan de dagelijkse ervaring van medewerkers, beïnvloedt de samenwerking en ondersteunt het welzijn.

2. Investeren in het juiste gereedschap, meubilair en accessoires

Rekening houdend met de gevoelens van personalisatie, investeren de meeste succesvolle bedrijven in tools die hen helpen het nieuwe systeem te laten werken. Bureauboekingssystemen zoalsDeskbird kunnen helpen teams te organiseren en ervoor zorgen dat iedereen die dat nodig heeft, als team bij elkaar kan zitten. Een andere game changer in de perceptie van hot desking zijn geïndividualiseerde bureau-organizers zoals Gustav , die het mogelijk maken om elke ruimte om te toveren tot hun persoonlijke bureau, kantoorbenodigdheden georganiseerd te houden en ergonomisch correct te werken. Het stelt mensen in staat om het potentieel van een mobiele werkplek te realiseren, terwijl er nog steeds ruimte is voor personalisatie - wat tegemoetkomt aan de emotionele behoeften van individuen.

3. De juiste balans in hybride werkmodellen

Veel bedrijven kiezen voor een universele aanpak voor hun personeelsbestand, door iedereen een bepaalde tijd, vaak 2-3 dagen per week, thuis te laten werken en hen te dwingen om de rest van de tijd terug te komen naar kantoor. Er ontstaat echter een evenwichtiger benadering onder werkplekstrategen: teams hun eigen werkstijl laten kiezen. Deze aanpak die Dr. Gleb Tsipursky bespreekt, erkent dat verschillende teams verschillende behoeften hebben , en het maximaliseren van het potentieel van teams door hun werkomgeving af te stemmen op hun taken, zou een aanpak kunnen zijn die overwogen wordt. Een digitaal team wil bijvoorbeeld meer betrokken zijn aan het einde van elke sprint van 2 weken. Een accountmanagementteam daarentegen, dat meer stabiliteit en consistentie vereist, vooral tegen het einde van de maand.

Door teams de autonomie te geven om te kiezen, kunnen bedrijven tegemoetkomen aan de uiteenlopende behoeften van hun personeel en ervoor zorgen dat op een optimale manier aan ieders functiebehoeften wordt voldaan. Deze aanpak wijkt af van een one-size-fits-all-beleid en evolueert naar een meer genuanceerde, op de werknemer gerichte werkplekstrategie.

4. Walking the Talk: leiderschap bij het delen van bureaus

De buy-in van leiderschap is niet alleen cruciaal; het is de hoeksteen van elke succesvolle werkplekstrategie, vooral bij de implementatie van hot desking. Leiders moeten niet alleen “walk the talk” zijn, maar ook op de stoelen zitten. Dit betekent dat u actief deelneemt aan de flexwerkomgeving en laat zien dat niemand boven de cultuur staat die zij onderschrijven.

Wanneer leiders hoekkantoren opgeven voor gedeelde ruimtes, zendt dat een krachtige boodschap uit: we zitten hier allemaal samen in en passen ons als gelijken aan. Deze daad van solidariteit kan hiërarchieën ontmantelen die vaak communicatie en innovatie belemmeren. Bovendien krijgen leiders die zich verdiepen in de dynamiek van hotdesking uit de eerste hand inzicht in de uitdagingen en voordelen, waardoor ze in staat zijn weloverwogen, empathische beslissingen te nemen.

Hun zichtbare toewijding aan het ethos van de gedeelde ruimte moedigt adoptie aan en bevordert een collectieve geest van flexibiliteit en samenwerking. Het gaat om het creëren van een omgeving waarin toevallige interacties met leiderschap tot nieuwe ideeën kunnen leiden en waarin een opendeurbeleid wordt vervangen door een open-desk-mentaliteit. 

Geluk Regels

Kortom, de verschuiving naar hotdesking is een weerspiegeling van bredere veranderingen op de werkplek. Het gaat niet alleen om bureaus; het gaat erom ervoor te zorgen dat de nieuwe manier van werken voor iedereen werkt. Medewerkerstevredenheid stimuleert de productiviteit, wat het ultieme doel is voor bedrijven. Of het nu gaat om het omarmen van hot desking of het vinden van een balans tussen oud en nieuw, de toekomst van werk gaat onmiskenbaar richting meer flexibiliteit en innovatie – één bureau tegelijk.