Schone bureau, heldere geest

Activity-based werken en desk sharing zijn twee kantoorconcepten die de laatste jaren steeds populairder zijn geworden. Beide zijn gericht op het vergroten van de efficiëntie, flexibiliteit en samenwerking op de werkplek. Om deze effectief te kunnen implementeren, is echter een clean desk-beleid vereist.

Activity-based werken is een flexibel kantoorconcept waarmee medewerkers kunnen kiezen waar ze werken op basis van hun taken van de dag. In plaats van dat ze een specifiek bureau toegewezen krijgen, hebben werknemers toegang tot een verscheidenheid aan werkruimtes, waaronder privékantoren, vergaderruimtes en samenwerkingsruimtes. Deze aanpak moedigt werknemers aan om zich gedurende de dag in verschillende omgevingen te verplaatsen en te werken, afhankelijk van hun behoeften. Een medewerker kan bijvoorbeeld 's ochtends in een rustige ruimte werken om geconcentreerd te werken, 's middags naar een samenwerkingsruimte verhuizen voor teamvergaderingen en vervolgens de rest van de dag thuiswerken.

Desk sharing daarentegen is een concept waarbij meerdere medewerkers op verschillende tijdstippen hetzelfde bureau gebruiken. Met desk sharing kunnen medewerkers een bureau voor een bepaalde tijd reserveren, zodat ze een werkplek hebben wanneer ze die nodig hebben.

Zowel activiteitsgericht werken als bureaudelen vereisen een clean desk-beleid om succesvol te zijn. Een clean desk policy is een reeks richtlijnen die werknemers aanmoedigt om aan het einde van de werkdag alle persoonlijke spullen van hun bureau te verwijderen. Dit beleid zorgt ervoor dat de werkruimte leeg is en klaar is voor gebruik door de volgende persoon.

Hier volgen enkele tips voor het implementeren van een clean desk-beleid in een op activiteiten gebaseerde werk- of bureaudeelomgeving:

1. Communiceer het beleid duidelijk: Zorg ervoor dat alle medewerkers het belang van het beleid en de gevolgen van niet-naleving begrijpen.

2. Bied opslagoplossingen: Bied kluisjes, bureauhouders of organizers waar werknemers hun persoonlijke spullen tijdens de werkdag kunnen opbergen. Idealiter kunnen mobiele bureaudragers zoals Gustav met u mee door het kantoor worden verplaatst en elk bureau personaliseren. Door een laptopstandaard zoals Gustav Original toe te voegen, kunnen werknemers overal ergonomisch correct werken. 

3. Implementeer een regelmatig schoonmaakschema: Stel een schema op voor het regelmatig schoonmaken van gedeelde bureaus en werkruimtes om ervoor te zorgen dat ze altijd schoon en klaar voor gebruik zijn.

4. Gebruik etikettering: Gebruik etiketteringssystemen om werknemers te helpen snel het bureau of de werkruimte te identificeren die zij hebben gereserveerd en om verwarring te voorkomen.

5. Onderschat de noodzaak om een ​​bureau te personaliseren niet. Bureau-organisatoren zoals Gustav kunnen mensen helpen een bepaalde tijd in te richten en de ruimte te personaliseren volgens hun behoeften.

6. Geef het goede voorbeeld: Moedig management en teamleiders aan om het goede voorbeeld te geven door aan het eind van de dag hun bureaus leeg te maken.

Kortom, Activity Based Working en Desk Sharing zijn innovatieve kantoorconcepten die de samenwerking en flexibiliteit op de werkvloer kunnen bevorderen. Om succesvol te zijn, hebben ze echter een clean desk-beleid nodig. Door het beleid duidelijk te communiceren, opslagoplossingen te bieden, een regelmatig schoonmaakschema te implementeren, labels te gebruiken en het goede voorbeeld te geven, kunnen bedrijven een schone en efficiënte werkruimte creëren waar iedereen baat bij heeft.

Wilt u meer weten over hoe u het Desk Sharing-concept succesvol kunt implementeren? Lees verder