Facility Managers guide til skrivebordsdeling

Er din virksomhed klar til deling af skriveborde?

Facility Managers Insider-tjekliste

1. Analyse af pladseffektivitet: Har du omhyggeligt evalueret din plantegning for at maksimere hver kvadratfod? Inden for skrivebordsdeling handler det ikke kun om at passe ind i så mange arbejdsområder som muligt, men om at skabe et layout, der fremmer både individuelt fokus og samarbejdsmuligheder. Et smart udnyttet rum kan skabe en dynamisk atmosfære, hvor produktivitet og engagement sameksisterer.

2. Tech Infrastructure Audit: Desk-deling stiller unikke krav til din it-infrastruktur. Vurder, om dine systemer er forberedt til en problemfri overgang, herunder robust Wi-Fi, der kan håndtere øget mobilitet, tilstrækkelige stikkontakter til en stor mængde enheder og it-støttesystemer, der kan tilpasse sig et mere dynamisk arbejdsmiljø.

3. Møbelfleksibilitet: Undersøg dine nuværende kontormøbler for at bekræfte, at de opfylder ergonomiske standarder. Stole og skriveborde, der kan rumme forskellige arbejdsstillinger og arbejdsstile, er afgørende, da de vil blive brugt af forskellige personer i løbet af ugen. Komfort i et fælles miljø understøtter ikke kun fysisk sundhed, men øger også den generelle arbejdsglæde.

4. Sanitetsstrategi: I en post-pandemisk verden er hygiejne mere end en bekvemmelighed – det er en nødvendighed. Etabler og kommuniker en streng rengøringsprotokol for at sikre, at fælles skriveborde ikke bliver vektorer for sygdom. Dette omfatter regelmæssig desinfektion af arbejdsområder og nem adgang til rengøringsmidler for personalet. Sørg for, at hver medarbejder har deres eget mobile tastatur og mobil opbevaringsløsning som en taske eller bære for at transportere det nemt til hvert skrivebord.

5. Inspektion af lagerløsning: Evaluer dine lagerfaciliteter for at sikre, at de er tilstrækkelige og tilgængelige for en arbejdsstyrke, der ikke længere har dedikerede skriveborde. Mobile opbevaringsløsninger giver mulighed for hurtige overgange og reducerer rod, hvilket igen er med til at opretholde et ryddeligt og organiseret miljø. Dette kan involvere mobile skrivebordsarrangører og caddies samt kontortasker dedikeret til skrivebordsdeling. Disse elementer ville blive parkeret i et skab sidst på dagen.

6. Støjkontrolforanstaltninger: Akustiske overvejelser er altafgørende i et åbent og flydende arbejdsområde. Undersøg løsninger som lydabsorberende paneler, hvide støjmaskiner eller udpegede stillezoner for at afbøde støjforurening. Godt styret akustik kan forbedre koncentrationen og komforten markant i fælles omgivelser.

7. Bookingsystemeffektivitet: Implementering af et intuitivt og pålideligt skrivebordsbookingssystem er afgørende for en friktionsfri skrivebordsdelingsoplevelse. Det skal være let tilgængeligt, give opdateringer i realtid og give brugerne mulighed for at reservere pladser, der passer til deres arbejdsbehov. Et velfungerende system er nøglen til brugeradoption og operationel succes.

8. Skiltning og vejledning: Klar, synlig skiltning og retningslinjer er medvirkende til at hjælpe personalet med at tilpasse sig et nyt kontorlayout. Sørg for, at navigationen er ligetil, og at alle delte ressourcer er tydeligt markeret for at undgå forvirring og spare tid.

9. Nødberedskab: Med skrivebordsdeling skal dine beredskabsplaner opdateres, så de afspejler den flydende karakter af belægning på arbejdspladsen. Regelmæssige øvelser og klar kommunikation vil sikre, at alt personale er forberedt og kan reagere passende i enhver situation. 

10. Community Building Initiativer: Desk-deling bør ikke føre til tab af fællesskab på arbejdspladsen. Planlæg initiativer, der fremmer holdånd og kammeratskab, selv når det fysiske rum er i konstant forandring. Sociale bånd er en integreret del af en blomstrende arbejdspladskultur og kan gøre forskellen mellem et team, der blot eksisterer side om side, og et, der samarbejder entusiastisk.

Som Facility Manager er dit fremsyn og lederskab afgørende for at guide din virksomhed gennem overgangen til en skrivebordsdelingsmodel. Det er en strategisk balancegang med at styre rum, teknologi og mennesker for at skabe et tilpasningsdygtigt, effektivt og positivt arbejdsmiljø. Er du klar til at være på forkant med denne transformation?