Cómo calcular la proporción correcta de uso compartido de escritorios para su oficina

How to Calculate the Right Desk-Sharing Ratio for Your Office

¿Qué es una proporción de uso compartido de escritorios?

La proporción de uso compartido de escritorios (a veces llamada proporción escritorio-empleado) describe cuántas estaciones de trabajo están disponibles en comparación con el número total de empleados.

Hay dos formas comunes de expresarlo:

Como un porcentaje:
Una proporción de uso compartido de escritorios de 80 % significa que por cada 100 empleados, hay 80 escritorios disponibles.
Como una proporción numérica:
Una proporción de 1.2 significa que hay 120 empleados por 100 escritorios.

Ambos describen la misma relación: el primero se centra en escritorios disponibles, el segundo en personal total.

Tabla de conversión de Desk-Sharing

Como un porcentaje	Como un valor numérico
100% → 1.00 desk/employee	1.00 desk / 1.00 employees
90% → 0.90 desks/employPresence % (Desks per Employee)ee	1.00 desk / 1.11 employees
80% → 0.80 desks/employee	1.00 desk / 1.25 employees
70% → 0.70 desks/employee	1.00 desk / 1.43 employees
60% → 0.60 desks/employee	1.00 desk / 1.67 employees
50% → 0.50 desks/employee	1.00 desk / 2.00 employees
40% → 0.40 desks/employee	1.00 desk / 2.50 employees

Comprender la proporción de desk-sharing de su empresa es un primer paso crucial en cualquier proyecto de planificación de espacios de oficina o lugares de trabajo híbridos.

Por qué importa el Desk Sharing en los lugares de trabajo híbridos

Las empresas adoptan el uso compartido de escritorios para crear lugares de trabajo más flexibles, eficientes y sostenibles.
En la mayoría de los casos, hay dos objetivos principales:

Flexibilidad y adaptabilidad
El uso compartido de escritorios permite a las organizaciones ajustar fácilmente el tamaño de los equipos, los grupos de proyectos y la distribución de los pisos — sin reconfiguraciones constantes.
Eficiencia de espacio y costos
Al igualar el número de escritorios con el uso real, las empresas pueden reducir el espacio no utilizado y optimizar su huella inmobiliaria.

Cuando se implementa de manera reflexiva, el uso compartido de escritorios apoya la autonomía del empleado mientras reduce significativamente los costos de propiedad y energía.

Proporciones de uso compartido de escritorios – Un objetivo en movimiento

La naturaleza del trabajo moderno es el cambio constante — y con ello viene la necesidad de flexibilidad. Es una de las razones clave por las que el uso compartido de escritorios se ha vuelto tan popular. Pero el mismo principio se aplica a las proporciones de uso compartido de escritorios: cambian con el tiempo a medida que evolucionan el número de empleados, los equipos y los patrones de trabajo.

Para obtener la proporción correcta, las organizaciones deben monitorear continuamente los niveles de ocupación, el comportamiento de los empleados y la satisfacción. Estos conocimientos facilitan ajustar hacia arriba o hacia abajo cuando sea necesario, asegurando que el espacio de trabajo siga siendo eficiente, cómodo y alineado con la forma en que las personas realmente trabajan.

Cómo calcular tu proporción de uso compartido de escritorios

Hay dos enfoques principales para calcular la proporción escritorio-empleado correcta:
una estimación de mejores prácticas y un análisis basado en datos.

1. Usa cifras de mejores prácticas (estimación rápida)

Si estás al inicio de tu camino en el uso compartido de escritorios y aún no tienes datos de utilización, usa estos referentes de la industria como guía:

Tipo de organización	Proporción típica	Descripción
Oficina tradicional	80 - 85% (0.8 escritorios por empleado)	Línea base conservadora utilizada en todas las industrias.
Trabajo híbrido / flexible	70 – 75 %	Adecuado cuando los empleados trabajan desde casa uno o dos días por semana.
Ágil, móvil o orientado a ventas	50 – 65 %	Factible solo con sistemas de reserva sólidos y políticas claras.

2. Use datos reales (enfoque de mejor caso)

Para un cálculo más preciso, analice cómo las personas realmente usan su oficina.
Esto se puede hacer a través de:

Datos de tarjeta de acceso o credencial: mide la presencia diaria.
Software de reserva de escritorios: rastrea la ocupación de escritorios en tiempo real.
Estudios manuales de utilización: conteos horarios de escritorios ocupados durante una o dos semanas.
Encuestas a empleados: revelan patrones y preferencias de trabajo desde casa.

Cuantos más datos recopile, con mayor precisión podrá establecer su proporción de uso compartido de escritorios.
Por ejemplo, si el análisis muestra una ocupación máxima semanal de escritorios del 65 %, podría planificar con seguridad con una proporción de uso compartido de escritorios del 75-80 %, apuntando a una ocupación máxima del 85-90% dejando margen para los días pico. (10-15% de capacidad de espacio)

Qué hace una buena proporción de uso compartido de escritorios

Un modelo exitoso de uso compartido de escritorios siempre incluye un margen para flexibilidad — típicamente 10 – 15 % de capacidad disponible, apuntando a una ocupación máxima promedio del 85-90%
Esto asegura que los empleados aún puedan encontrar un escritorio fácilmente, incluso en días ocupados.

Si la ocupación máxima promedio de escritorios supera regularmente el 85 %, el lugar de trabajo puede sentirse abarrotado y estresante. El objetivo es hacer que el sistema sea fácil e intuitivo, no restrictivo.

Cómo optimizar el uso compartido de escritorios con el tiempo

El uso compartido de escritorios no es un modelo de "configurar y olvidar". Una vez establecido, debe monitorear, revisar y ajustar su proporción regularmente:

Monitorea la utilización continuamente a través de sistemas de reserva o sensores.
Recoge retroalimentación mediante encuestas trimestrales de satisfacción del personal.
Alinea las políticas con liderazgo, recursos humanos y equipos de instalaciones.
Adapta los objetivos de proporción a medida que evolucionan los hábitos de trabajo remoto.

Con el tiempo, normalmente puedes reducir aún más la proporción — por ejemplo, del 80 % al 70 % — una vez que datos confiables respalden el cambio.

Factores comunes de éxito para el escritorio compartido

Aunque la proporción es importante, el éxito también depende de otros factores del lugar de trabajo:

Liderazgo de apoyo y comunicación clara.
Espacios bien diseñados que se adaptan a diferentes modos de trabajo.
Herramientas de TI confiables y sistemas de reserva de escritorios.
Políticas transparentes y reglas justas para la asignación de escritorios.

Juntos, estos crean una experiencia positiva para los empleados y mantienen la confianza en el modelo de escritorio compartido.

Puntos clave

Comienza con una proporción de escritorio compartido de alrededor del 80 % si no hay datos disponibles.
Usa datos de utilización del mundo real para refinarla y potencialmente reducirla.
Mantén una capacidad de reserva del 10-15 % (objetivo de capacidad máxima promedio del 85-90 %) respecto a la ocupación máxima observada para garantizar comodidad y usabilidad.
Combina tu planificación de ratios con una gestión del cambio inteligente y un diseño del lugar de trabajo cuidadoso.

El objetivo final no es solo ahorrar espacio, sino diseñar un lugar de trabajo que funcione sin esfuerzo y ergonómicamente para todos.

Siguiente paso: herramientas para apoyar el escritorio compartido

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