Éxito en el Compartir Escritorios

A medida que el lugar de trabajo moderno evoluciona, el uso compartido de escritorios se ha convertido en un concepto popular adoptado por las empresas que buscan optimizar el espacio, fomentar la colaboración y adaptarse a las necesidades cambiantes de los empleados. Este artículo profundiza en estudios de caso de empresas que han implementado con éxito el uso compartido de escritorios, explorando los factores clave que contribuyeron a su éxito.

Reconociendo el Cambio en las Necesidades

Para implementar eficazmente el uso compartido de escritorios, es crucial que las empresas reconozcan las necesidades y preferencias cambiantes de su fuerza laboral. Andreas Gnesda, director general de teamgnesda y estratega de espacios de trabajo, enfatiza este punto:

 

"Los últimos dos años han cambiado por completo el tema de la oficina... los empleados quieren trabajar de forma remota al menos dos o tres días laborables a la semana."

 

Es importante abordar esta transición con empatía y entender las necesidades emocionales que las personas tienen al pasar a un concepto de escritorio compartido. Christian Pistauer, cofundador de Gustav, dice: "Es importante que la dirección esté completamente detrás de la solución y luego la practique ella misma - no oficinas abiertas con habitaciones individuales para el piso ejecutivo. La transformación hacia el uso compartido de escritorios y más flexibilidad puede ocurrir en pequeños pasos, pero debe estar bien pensada y no ser a medias."

Hutchison Drei Austria GmbH, una empresa de telecomunicaciones, reconoció la importancia de un lugar de encuentro físico incluso en medio del aumento del trabajo móvil. Redujeron los puestos de trabajo fijos de 1500 a 900, adoptando un modelo de compartición de escritorios donde cada departamento tenía zonas exclusivas para el equipo.

Matthias Krumpel, Líder de Equipo de Gestión de Instalaciones en Hutchison Drei, destacó: "Para nosotros, una oficina es un lugar donde las personas deberían sentirse cómodas. Durante la pandemia, cambiamos al trabajo móvil y ahora estamos utilizando cada vez más esta opción."

"A nuestros empleados les gusta ir a la oficina: para el intercambio personal y la interacción social y la cohesión, un lugar de encuentro físico es simplemente esencial."

Diseñando la oficina para adaptarse al nuevo propósito

Entonces, ¿cómo es una oficina de uso compartido de escritorios? Crear un espacio de trabajo que se alinee con el nuevo concepto es esencial para el éxito del uso compartido de escritorios. Sabine Zinke, experta en planificación organizacional y gestión del cambio, afirma,

"Especialmente en tiempos de formas de trabajo híbridas, la crisis energética y diversas discusiones sobre sostenibilidad, surge la pregunta de si todavía se necesitan grandes espacios de oficina o si, por el contrario, se deberían crear espacios para la colaboración y proporcionar retiros para aquellos que desean trabajar en paz."

 

"La oficina debe ser un lugar de encuentro... alejado de los espacios de trabajo contemplativos y hacia un trabajo colaborativo y comunicativo." 

 

Como arquitecto y estratega de espacios de trabajo, Christian Pistauer, cofundador de Gustav, explica su enfoque:

 "Los lugares de trabajo deben ser vistos de manera holística: Personas, Lugar y Tecnología. Miro cómo es el entorno laboral, la tecnología y las herramientas, y cómo se comportan las personas en una empresa. Luego planteo la pregunta: ¿Qué reglas del juego deben establecerse para unir estos tres campos y desarrollar una estrategia que se ajuste a la empresa?"

--> Lee más sobre: "La Evolución del Diseño de Espacios de Trabajo"

Invierte en la solución: Herramientas y Muebles

"Las nuevas necesidades que surgen a través del uso compartido de escritorios significan que necesitamos repensar la oficina. Esto incluye invertir en equipos así como en muebles adecuados para este propósito. Algunos excelentes herramientas y equipos existen que claramente están diseñados para personas en oficinas de uso compartido de escritorios."

Christian compartió su experiencia al diseñar Gustav: "La idea de encontrar una solución a este problema...se quedó conmigo...una herramienta para los nuevos conceptos de oficina que facilitaría llevarse todas las cosas que están por la oficina."

AOP Orphan Pharmaceuticals GmbH ("AOP Health"), una empresa farmacéutica austriaca, adoptó este enfoque. Sus empleados compartían espacios de trabajo a diario, y Gustav, una innovadora caja de herramientas de oficina, facilitó su enfoque de trabajo ágil. Sabine Pitterle, Líder de Grupo de Flota de Vehículos y Gestión de Oficinas en AOP Health, explicó: "Gustav no solo ayuda con el transporte de equipos de trabajo, sino que también contribuye a comunicar el tema del Compartir Escritorios/Nuevo Trabajo de una manera lúdica y creativa."

ASFINAG, la empresa de infraestructura austriaca, implementó el uso compartido de escritorios de manera efectiva al proporcionar soluciones prácticas como Gustav. Reconocieron la necesidad de invertir en herramientas y muebles para apoyar el modelo de uso compartido de escritorios, facilitando que los empleados adopten el nuevo concepto.

"Con este nuevo concepto, surgió naturalmente la pregunta de dónde almacenar los utensilios personales y de trabajo. Junto con nuestros consultores, buscamos cajas de herramientas en el contexto de soluciones de taquillas que hicieran esto posible. Y encontramos a Gustav."

 

"El diseño era convincente; no tienes que cambiar nada y puedes usar a Gustav tal como está en la vida laboral cotidiana."

 

Equipar la oficina con las herramientas y muebles adecuados es un aspecto crucial del éxito del uso compartido de escritorios. El diseño innovador de Gustav juega un papel significativo en facilitar esta transición. Sabine Pitterle de AOP Health reconoció, "Especialmente cuando no tengo un lugar fijo para trabajar...Gustav es una forma de mantener mi lugar de trabajo razonablemente ordenado."

--> Lee más sobre: "Mejores Herramientas Para Compartir Escritorio"

Liderando con el ejemplo

El liderazgo juega un papel fundamental en la exitosa implementación del uso compartido de escritorios. Los ejecutivos y gerentes deben adoptar activamente la nueva forma de trabajar y promover una cultura de colaboración y flexibilidad. Christian enfatiza la importancia de este apoyo al liderazgo:

 

"La transformación hacia el uso compartido de escritorios y más flexibilidad puede ocurrir en pequeños pasos, pero debe estar bien pensada y no ser a medias."

 

Liderar con el ejemplo anima a los empleados a adaptarse a los espacios de trabajo compartidos de manera más efectiva.

Conclusión: Éxito del Compartir Escritorios

En conclusión, el éxito del uso compartido de escritorios depende de varios factores clave destacados por ejemplos de la vida real. Al reconocer las necesidades cambiantes de los empleados, diseñar la oficina para alinearse con el nuevo propósito, tener un concepto sólido de gestión del cambio, invertir en las herramientas y muebles adecuados, y liderar con el ejemplo, las empresas pueden crear entornos de trabajo productivos y colaborativos.

Las experiencias de Hutchison Drei Austria GmbH, AOP Orphan Pharmaceuticals GmbH ("AOP Health"), y ASFINAG sirven como lecciones valiosas para otras organizaciones que buscan implementar el uso compartido de escritorios de manera efectiva. Además, las ideas de expertos como Andreas Gnesda y Christian Pistauer iluminan la importancia del apoyo del liderazgo y las estrategias de gestión del cambio en esta transformación.

A medida que el lugar de trabajo moderno continúa evolucionando, adoptar el uso compartido de escritorios y los factores que contribuyen a su éxito puede llevar a un aumento de la productividad, una mejor colaboración y una cultura laboral positiva. El camino hacia los espacios de trabajo compartidos es una oportunidad para que las empresas se adapten al panorama cambiante y fomenten un entorno laboral más ágil y atractivo para sus empleados.

--> Lee más: "Explorando los Pros y Contras del Compartir Escritorios"