¿Es el hot-desking el futuro del trabajo?
Para empresas como Google o Deloitte, el lugar de trabajo fijo es un concepto del pasado. El uso de escritorios compartidos es la clave - pero, ¿qué tienen que ver los escritorios compartidos con el trabajo flexible y la innovación?
Caliente, Más Caliente, Escritorio Caliente
El hot-desking es un concepto de organización de oficinas que hace obsoleto el clásico puesto de trabajo fijo. Los empleados eligen un nuevo espacio de escritorio cada día o comparten un espacio en diferentes momentos.
¿De dónde proviene el hot-desking?
La idea ya no es del todo nueva; los entornos de trabajo modernos con compartición de escritorios ya surgieron a finales de la década de 1980 en Silicon Valley. Grandes empresas tecnológicas como Google y Facebook son pioneras en este ámbito, pero el uso de escritorios compartidos se ha generalizado en diversas industrias con la creciente digitalización.
Por cierto, el término tiene sus raíces en la navegación: los marineros de la Marina de los EE. UU. compartían literas en "hot bunking" - mientras uno trabajaba, el otro mantenía la litera "caliente".
Nuevas formas de trabajar y trabajo flexible
El trabajo en espacios compartidos se ha vuelto cada vez más popular en los últimos años, ya que el trabajo se ha vuelto más flexible con nuevos modelos de tiempo, redes digitales y trabajo móvil. Los jóvenes empleados tienen poco uso del clásico horario de "9 a 5" o de oficinas con cubículos y lugares de trabajo fijos; el trabajo independiente del tiempo y la ubicación se está convirtiendo en la norma.
¿Compartir o no compartir? Las ventajas y desventajas para las empresas
El trabajo en espacios compartidos ha sido la norma para freelancers y start-ups, pero las empresas y grandes corporaciones también están adoptando la tendencia. Pero, ¿cuáles son las ventajas y desventajas?
Pro: Moderno, productivo y barato
- Ahorro de costes
Dado que generalmente hay menos estaciones de trabajo que empleados en el hot-desking, las empresas pueden ahorrar hasta un 30 % en alquiler de salas, costos de calefacción y mantenimiento de equipos.
- Eficiencia y crecimiento
Los estudios muestran que la gestión autónoma del tiempo y un espacio de trabajo bajo demanda contribuyen a una mayor productividad de los empleados. Además, los freelancers y externos pueden integrarse más fácilmente en el equipo.
- Mejor comunicación y motivación
El trabajo en espacios compartidos aporta variedad a la oficina y promueve la comunicación entre diferentes departamentos. Especialmente cuando el nivel de gestión también se mezcla con los empleados, las jerarquías clásicas se suavizan y se crea un sentimiento de unidad.
- Marca Empleadora Moderna
"Al competir por trabajadores calificados y jóvenes talentos, un concepto como el trabajo en espacios compartidos se convierte en el buque insignia de un empleador innovador y moderno."
Contras: Estresante, impersonal, aislado
- Productividad en declive
La búsqueda diaria de un puesto de trabajo, el montaje y desmontaje del equipo necesario y la falta de espacio de almacenamiento pueden costar tiempo. Las personas que cambian de asiento a tu lado y el ruido ambiental también pueden afectar la productividad.
- Menos individualidad
La foto familiar en el escritorio, el calendario en la pared, la silla de oficina perfectamente ajustada: todas estas personalizaciones se omiten con el trabajo en caliente. Las personas pueden sentir que su individualidad y necesidades personales no tienen espacio. La motivación y la lealtad sufren a largo plazo.
- Se ha perdido el espíritu de equipo y la comunicación.
Sentarse juntos en equipos generalmente promueve la comunicación. Sin embargo, el constante cambio de personas sentadas una al lado de la otra significa que no hay tiempo para un intercambio más intensivo, lo que afecta a toda la comunidad.
Requisitos previos para el hot-desking
"Si el trabajo en espacios compartidos trae más ventajas o desventajas para una empresa depende en gran medida de la preparación y el diseño de la oficina."
Es necesaria una plataforma de trabajo digital. Cada empleado puede iniciar sesión a través de un cliente en la nube y acceder a la red de la empresa con los datos y programas necesarios. Los teléfonos móviles de la empresa también pueden utilizar esta tecnología.
Conocimiento y gestión del cambio
El trabajo en espacios compartidos funciona bien dependiendo de la cultura y la comunicación de la empresa. Cuando se introduce el trabajo en espacios compartidos, es particularmente importante involucrar al personal en el proceso, por ejemplo, a través de capacitación y bucles de retroalimentación.
Las mejores prácticas de hot-desking incluyen una política de escritorio limpio, es decir, dejar un lugar de trabajo limpio y vacío. También deberías acordar reglas sobre higiene, comer en el escritorio, protección de datos, etc.
Espacio de oficina y comunidad
El trabajo en espacios compartidos pone patas arriba los conceptos clásicos de oficina y exige nuevas soluciones creativas. La oficina del jefe o los laberintos de pasillos y particiones son cosa del pasado. Todos trabajan a nivel de los ojos en habitaciones abiertas y transparentes con lugares de trabajo de igual valor.
Se deben proporcionar instalaciones de almacenamiento para pertenencias personales, por ejemplo, en forma de taquillas o carritos de escritorio móviles como Gustav, que ayudan a configurar un espacio de trabajo en cuestión de segundos.
Ahorrar espacio de oficina individual también libera más espacio para áreas dedicadas y comunales, como salones comunitarios, cocina y cafetería, zonas de conferencias, cabinas telefónicas y nichos de descanso.
Uso de escritorios compartidos: ejemplos de mejores prácticas
En Google, el uso de escritorios compartidos se practica hoy en día junto a otras formas de trabajo como el trabajo híbrido, el trabajo remoto, grupos de reflexión, etc. La empresa tiene su propio software de reserva de escritorios. Su software de reserva de escritorios proporciona una visión general. Recientemente se presentó un prototipo para el uso de escritorios compartidos del futuro: mesas y sillas que se adaptan automáticamente a las necesidades personales del usuario después de iniciar sesión.
Deloitte se mudó a "The Edge" en Ámsterdam en 2015, supuestamente el edificio de oficinas más ecológico y inteligente del mundo. Aquí hay solo 1,000 estaciones de trabajo para alrededor de 2,500 empleados, y una aplicación interna busca y reserva de manera independiente un espacio de trabajo al ingresar al edificio. En el Campus de Erste Bank en Viena, el personal estuvo involucrado en la planificación de los sistemas de espacios de trabajo desde el principio, con pruebas y oficinas modelo que permitieron que sus comentarios fluyeran directamente al diseño.
Las pequeñas y medianas empresas ya se están beneficiando del hot-desking. Threadless en Chicago opera una comunidad de diseño interactivo, donde el intercambio de escritorios flexibles promueve el intercambio creativo y nuevas colaboraciones. WeWork, con sede en Nueva York, se especializa en ofrecer espacios de co-working modernos y soluciones de hot desk para freelancers y equipos corporativos de hasta 100 personas.
¿Hay futuro para el hot-desking?
El hot-desking ha surgido como una respuesta a las nuevas condiciones laborales y cambios sociales. En el futuro, las empresas seguirán necesitando soluciones de espacio rentables e innovadoras, y los empleados aprecian aún más los lugares de trabajo flexibles desde la pandemia.
A nivel global, las empresas han demostrado que el trabajo en espacios compartidos es adaptable: el concepto tiene más éxito cuando está disponible para que los empleados elijan junto a otras formas de trabajo, como la oficina en casa o el trabajo híbrido. Un edificio de oficinas se convierte en su propio pueblo con "vecindarios de trabajo" para la colaboración, el trabajo concentrado, el descanso, la presentación y el networking.
"Las empresas tienen que pensar en nuevas medidas para promover la individualidad y el espíritu de equipo, y no deben olvidar la individualidad de la persona. Con Gustav, esto es fácil. Después de todo, el organizador de escritorio se puede personalizar y adaptar fácilmente a las necesidades de cada individuo. Es la primera caja de herramientas de oficina portátil que combina el trabajo ergonómico y el diseño individual del lugar de trabajo."
